ФІНАНСОВИЙ АСИСТЕНТ

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

ОСНОВНІ ВИМОГИ:

ОСВІТА: бакалавр фінансів, бухгалтерського обліку або економіки

ПРОФЕСІЙНИЙ ДОСВІД: Досвід роботи помічником з фінансів, бухгалтером або аналогічною посадою

НАВИЧКИ ТА ЗНАННЯ:

• Добре знання процедур бухгалтерського обліку

• Розширені навички роботи з MS Excel (створення електронних таблиць і використання фінансових функцій)

• Гарний рівень англійської мови

• Уважність до деталей із здатністю помічати числові помилки

• Здібності до самоорганізації та здатність працювати з мінімальним рівнем контролю

Обов’язки:

Оновлення фінансових таблиць щоденними транзакціями

Складання місячних балансів

Відстеження та звірка банківської виписки

Впорядковування всіх супровідніх документів

Дотримання фінансових процедур ACTED

Займайтись переказами та обміном грошей

Робота з дрібною готівкою

Керування банківськими платежами

Відстеження грошових потоків

Допомогати внутрішньому аудитору шляхом збору, компіляції та аналізу фінансової, матеріально-технічної та адміністративної інформації

ОБОВ'ЯЗКИ ТА ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

1. Управління фінансовими операціями

• Оновлювати фінансові таблиці щоденними транзакціями

• Облік кредиторської та дебіторської заборгованості в Excel і SAGA;

• Готувати баланси

• Відстежувати та звіряти банківські виписки

• Обробляти рахунки-фактури та коммунікувати з відділом логістики, постачальниками та партнерами за потреби;

• Надання адміністративної підтримки під час підготовки бюджету

• Щомісячно здійснювати оформлення бухгалтерських ордерів

• Перевірка документів партнерів на відповідність процедурам ACTED

2. Управління готівковими платежами

• Управління готівкою та робота з касовою книгою

• Перевірти та схвалювати закупки

• Вносити авансові заявки в авансову книгу

• Отримувати та перевіряти придатність рахунків-фактур, наданих до оплати (відповідність їх замовленню)

• Вносити рахунки-фактури в касову книгу

• Виплачувати аванси готівкою (переважно на відрядження персоналу)

• Щомісяця закривати касові рахунки: фізичний перелік, друк бухгалтерських документів, перевірка підтверджуючих документів

• За потреби переклади супровідні бухгалтерські/платіжні документи

• Пропонувати можливі вдосконалення процедур авансового обліку.

3. Щомісячний звіт від філії:

• Організовувати та контролювати своєчасне надходження щомісячної звітності філії

• Перевірти інформацію про бухгалтерські документи, включаючи відповідність між чеками та касовими книгами, фізичним підрахунком і залишками

• Перевіряти узгодженість електронного обліку баз: облікові коди, коди проектів, статті бюджету, назви

• Перевірти рахуноки-фактур щоб відповідали вимогам

• Перевіряти поданні бухгалтерські документи (переклад, нумерація і т д)

• Пропонувати фінансовому менеджеру зміни, які необхідно внести у разі виявлення помилок

4. Забезпечувати дотримання процедур закупівель:

• Здійснювати контроль якості тендерної процедури

• Забезпечувати контроль якості рахунків-фактур

• Перевіряти характер документів та його подання (ксерокопія, оригінал, проформа, переклад, дата, підпис, печатка, використані терміни, точність розрахунків тощо)

5. Зберігайти та архівуйти документи:

• Робити ксерокопії всіх рахунків-фактур

• Подавати оригінали відповідно до бюджету (контракту) та статті бюджету

• Перевірти наявність усіх рахунків-фактур для кожної статті бюджету та кожного контракту

• По можливості покращити якість оформлення документів: переклад, дата (за файлом бази даних), додавати розрахункові довідки (квитки) тощо.

• Після щомісячного закриття бухгалтерського обліку перевірте коди бухгалтерського обліку, коди проекту та коди бюджету

• Складати ксерокопії рахунків-фактур за даними книг (касової та банківської) усіх баз роботи

• У разі перерозподілу витрат перекласифікуйте рахунки-фактури відповідно до нових бюджетних статей, якщо це необхідно, особливо якщо вони використовувалися в різних операціях (перерозподіл початкових бюджетних статей)

6. Брати участь у квартальних та річних перевірках

• Наприкінці контракту або щорічно готувати файли для надсилання до головного офісу (остаточна перевірка рахунків-фактур та їх наявності, заповнення файлу ризиків, якщо необхідно)

• Підготувка документарну базу на запит зовнішніх/внутрішніх аудиторів

• Завершати відправку файлів, додавши етикетки та відповідну упаковку

Увага!Згідно чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язані громадяни України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Attention!Per current legislation, individuals subject to military service duty must provide updated military registration documents while being employed.

Ми пропонуємо

• Офіційне працевлаштування;
• Регулярний перегляд зарплат;
• 28 календарних днів відпустки на рік;
• Дружня мультикультурна команда;
• Комфортний офіс у центральній частині міста;
• Кар'єрний ріст;
• Медичне страхування після випробувального терміну (3 місяці).

_______________________________________________________________________________________________

“ACTED has a zero-tolerance approach to sexual exploitation, abuse and harassment (SEAH). Please note that any candidate offered a job will sign the Code of Conduct, and related policies, as part of their work contract. Misconduct can lead to dismissal.”