Logistics assistant

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

Under Logistics Officer supervision Logistics Assistant is responsible for accommodation process, Nova Poshta management, inventarization  in Dnipro office, support  procurement process, filling and storing documentation.

Main duties and responsibilities include:

1. Procurement

1.1. Undertake procurement for Dnipro office (scenario A and B) in line with ACTED procurement procedures;

1.2. Responsible for compliance with the procurement procedures. 

 2. Stock & assets

2.1. Responsible for inventories in GH;

2.2. Ensure up to date Kharkiv Asset Register.

 3. Transport and delivery

3.1. Undertake transport bookings (buses) for ACTED staff in line with ACTED Procedures;

3.2. Coordinate deliveries from Kharkiv to Vysoke and from Vysoke to Kharkiv;

3.3. Coordinate travel of ACTED staff in Kharkiv area;

3.4. Accountable for the compliance with delivery procedures.

4. Administration

4.1. Assist Admin department for preparing administrative documents by request at field level;

4.2. Assist Admin department in order to make sure that all Admin FLAT procedures are implemented and following regularly in the field;

4.3. Update the Premises follow up table, update premise contracts, follow their payments with finance.

4.4. Ensure the external contacts database is updated and shared as needed

5. Documentation management

5.1. Prepare, store, and update the external agreements for the Dnipro office.

5.2 Ensure the relevant documentation (receipts, acts of acceptance, signed agreements, etc.) is sent or received as required

6. Filing and Reporting

7.1. Physical and electronic filing (scanning) of Logistics documentation in line with ACTED procedures.

7.2. Contribute to monthly Logistics internal reporting

Requirements:

• University-level education in relevant field; 
• Excellent computer skills especially in Microsoft Excel, Word, and Outlook;
• Excellent English writing skills;
• Excellent Ukrainian communication skills;
• At least 2 years of experience in logistics role;
• Teamwork and working in a multicultural environment;
• Strong attention to details;
• Prior knowledge of the region;
• Flexibility. 

Умови:

• Офіційне працевлаштування згідно законодавства України;
• 3 місяці випробувального терміну
• Конкурентна офіційна заробітна плата, визначена тарифною сіткою ACTED;
• Регулярна оцінка роботи та підвищення заробітної плати;
• 28 робочих днів оплачуваної відпустки на рік;
• Дружня міжнародна команда професіоналів;
• Можливість розвитку кар'єри;
• Медична страховка після 3 місяців роботи з ACTED.

Увага! Згідно чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язані громадяни України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Attention! Per current legislation, individuals subject to military service duty must provide updated military registration documents while being employed.

Подача заявки:

Зацікавлені кандидати повинні надіслати резюме англійською aбо українською мовою вказавши в темі листа посаду, на яку претендують (повідомлення без вказання посади не розглядатимуться). Тільки вибрані кандидати будуть запрошені на співбесіду. ACTED — роботодавець рівних можливостей.

_______________________________________________________________________________________________

“ACTED has a zero-tolerance approach to sexual exploitation, abuse and harassment (SEAH). Please note that any candidate offered a job will sign the Code of Conduct, and related policies, as part of their work contract. Misconduct can lead to dismissal.”