Фахівець із закупівель

Для тих, хто цього потребує! Dorcas – релігійна громадська організація, яка працює в Україні з 1998 року. Dorcas має два офіси в Україні: один в Ужгороді (Закарпаття) та один у Запоріжжі. З наших офісів наша команда та партнери надають ВПО психологічну та психосоціальну підтримку, грошову допомогу, підтримку притулків та можливості сталого існування для ВПО. У той же час ми інвестуємо в структурні рішення для подолання бідності та соціальної ізоляції вразливих людей похилого віку та сімей. Наша робота в Україні зростає і тому ми відкриваємо вакансію в Запоріжжі:

 Фахівець із закупівель
 Мета посади 

Спеціаліст із закупівель несе відповідальність за своєчасну та економічно ефективну закупівлю товарів та послуг, необхідних для безперебійної роботи організації та проектів, відповідно до політики закупівель Dorcas та застосовних законодавчих вимог та керівних принципів донора. Спеціаліст із закупівель відіграватиме ключову роль у переговорах щодо контрактів, оцінці постачальників та наданих послуг, а також у підтримці здорових і позитивних відносин з постачальниками.

  Основні обов'язки та завдання полягатимуть у наступному: 

 1.Пошук джерел 

• Отримує вхідні заявки та відповідати за їх реєстрацію в реєстрі заявок та в інструменті відстеження замовлень.
• Відповідає за підготовку запитів щодо цінових пропозицій та збір рахунків-проформ відповідно до вказівок операційного відділу та політики закупівель Dorcas.
• Відповідає за підготовку аналізу тендерних пропозицій, ведення протоколів закупівельної комісії та підготовку замовлень на закупівлю або нагородних листів.
• Вирішує конфлікти (якщо такі є) з поставками та постачальниками.

 2. Аналіз

• Відповідає за облік роботи постачальників, моніторинг якості та рівня обслуговування із загальною метою покращення доставки товарів та послуг.
• Працює з програмами, проектами та іншими відділами для забезпечення чіткої конкретизації вимог.

 3. Закупівля

• Відповідає за обробку всіх інвойсів, пов'язаних із закупівлею товарів та послуг, та передачу до фінансового відділу для обробки платежу.
• Домовляється з постачальниками про пропозиції та товари/послуги.
• Спілкується з постачальниками, щоб підвищити ефективність поставок і транспортування.
• Повідомляє про вантажні перевезення та інформує про всі переміщення вантажів своєму менеджеру.
• Забезпечує безпечну доставку та отримання замовлених матеріалів.

 4. Документальне оформлення

• Забезпечує, щоб процеси закупівель були добре задокументовані, а файли закупівель були повними та відповідали застосовним стандартам.
• Відповідає за підготовку та складання всіх договірних документів відповідно до політики закупівель та вимог законодавства.
• Підтримує систематичне заповнення записів для всієї закупівельної документації та забезпечує те, що заповнення завжди оновлюється та легко зрозуміле всім.
• Забезпечує, що всі специфікації в каталозі товарів зберігаються і є точними.
• Веде файли договорів та оновлює їх бази даних.

Особа, яка обіймає посаду, всюди і завжди поводиться етично, відповідно до Кодексу поведінки. Посадова особа сприяє досягненню основних результатів і застосовує культурні переконання і цінності організації в повсякденній роботі.

Профіль 

 Ідентичність

1. Очікується, що кандидат повністю підтримає бачення та місію Dorcas.

 Знання/досвід: 

• Вища освіта в галузі бізнес-адміністрування, закупівель та маркетингового менеджменту або в інших суміжних галузях.
• Мінімум 3-5 років досвіду в закупівлях.
• Досвід ведення переговорів або торгів.
• Досвід управління договорами.
• Базові знання місцевих правових положень для договорів
• Наявність водійського посвідчення.
• Вільне володіння українською мовою (знання англійської мови є перевагою).

Необхідні компетенції/навички: 

• Технічні навички роботи з обчислювальною технікою та використанням стандартного програмного забезпечення (Excel, Word, PowerPoint, Internet).
• Підтверджені навички аналізу проблем та прийняття рішень.
• Можливість аналізувати та звітувати про закупівлі та фінансові показники.
• Гнучкість та проактивна та службова позиція.
• Демонструє ефективні письмові та усні комунікативні навички. Спілкується чітко, лаконічно та відверто. Інформує інших про це належним чином.
• Ефективно розставляє пріоритети та розробляє відповідні плани дій. Володіє навичками ефективної організації та управління часом. Здатний виконати роботу швидко і ефективно.
• Належним чином залишається на правильному шляху, особливо в умовах невдач. Підштовхує інших до досягнень.

 Застосування

Запрошуємо Вас надіслати супровідний лист та резюме не пізніше 20 листопада до Відправити резюме . 

 У зв'язку з терміновістю виконання цієї ролі, заявки будуть розглядатися на постійній основі. Ми залишаємо за собою право закрити це оголошення до підтвердженої дати закриття, коли ми отримаємо достатню кількість заявок. Якщо ви бажаєте подати заявку на цю посаду, вам люб'язно рекомендується подати заявку якомога швидше. Ми зв'яжемося лише з кандидатами, які увійшли до короткого списку. Оцінка може бути частиною процесу підбору персоналу.