Логіст // Logistics Officer

Логіст

Організація "Terre des hommes" шукає проактивного, енергійного та організованого логіста, який приєднається до нашої команди в Миколаєві, Україна (з можливістю переїздів між місцевими офісами), для підтримки в реалізації наших проектів. Якщо ви шукаєте змістовну роботу, яка матиме довготривалий вплив на життя дітей, ми хочемо зустрітися з вами. 

Дата початку роботи:   якомога швидше 

Контракт:            10 місяців (з можливістю продовження)

Випробувальний термін: 1 місяць

Заробітна плата: конкурентна заробітна плата, приватне медичне страхування та страхування життя від нещасних випадків

Місцезнаходження: Миколаїв, Україна

Кінцевий термін подачі заявок:  Набір буде тривати до заповнення вакансії 

ЧИМ МИ ЗАЙМАЄМОСЯ В ЄВРОПІ ТА УКРАЇНІ

Terre des hommes (Tdh) - провідна швейцарська організація з допомоги дітям. З 1960 року Tdh допомагає будувати краще майбутнє для дітей та молоді, особливо тих, хто найбільше наражається на ризики, пропонуючи інноваційні та стійкі рішення. Працюючи в більш ніж 30 країнах, Tdh разом із власними командами та/або місцевими та міжнародними партнерами розробляє та впроваджує проекти на місцях, які щороку значно покращують повсякденне життя понад чотирьох мільйонів дітей та членів їхніх громад. Основна увага приділяється здоров'ю матері та дитини, міграції та доступу до правосуддя для дітей. 

У Європі Tdh прагне забезпечити повну реалізацію прав дітей на рівних засадах і без дискримінації. Ми працюємо в Албанії, Косово, Молдові, Румунії, Україні, Угорщині та Греції, а разом з партнерами охоплюємо дітей ще в 14 європейських країнах. 

В Україні Tdh працює через партнерства з 2009 року, а юридично відкрила свої офіси у 2014 році. З 2015 року Tdh надає різноманітні послуги дітям, молоді та їхнім сім'ям на території, що постраждала від конфлікту, з особливим акцентом на психосоціальній підтримці.

 Для отримання додаткової інформації, будь ласка, відвідайте https://www.tdh.org, https://tdh-ukraine.org, www.facebook.com/TdhUkraine/

Опис посади

Ця позиція є національною. Посада базується в м. Миколаїв, Україна, з регулярними відрядженнями в регіони діяльності Tdh в країні.

Метою посади є підтримка всієї логістичної діяльності для східних проектів. 

ОСНОВНІ ОБОВ'ЯЗКИ

1. управління автопарком

- Відповідає за автопарк, включаючи транспортні засоби для перевезення команди та матеріалів.

- Забезпечення належного контролю за діяльністю автопарку та звітності.

- Встановлення графіків руху транспортних засобів.

- Переконатися, що на борту всіх транспортних засобів є повний комплект запасних частин.

- Постійно стежити за тим, щоб усі водії пройшли загальну підготовку та регулярно проходили тестування.

- Переконайтеся, що водії знають про свій обов'язок дотримуватися правил і процедур безпеки Tdh International.

- Перевірте наявність і правильність ведення бортових журналів транспортних засобів.

- Забезпечити моніторинг, консолідацію, аналіз та повторну реєстрацію споживання пального та пробігу транспортних засобів.

- Запобігати неправомірному привласненню пального та запасних частин.

- Контролювати управління автопарком: технічне обслуговування, щоденне планування, коливання цін, адміністрування (оренда, страхування, документи).

- Забезпечення безпеки всього персоналу Tdh та транспортування матеріалів.

2 Закупівлі      

- Забезпечення дотримання вимог посібника із закупівель Tdh при здійсненні будь-яких закупівель.

- Визначення постачальників та збір цінових пропозицій відповідно до потреб діяльності.

- Забезпечення заповнення PR-трекера та звітування менеджеру з логістики.

- Вивчення можливості укладання довгострокових контрактів на різні товари та послуги.

- Переконатися, що всі файли закупівель є повними та відповідають вимогам Tdh та інструкціям донорів.

- Переконайтеся, що всі рахунки-фактури та виправдувальні документи заповнені та подані до фінансового відділу вчасно.

3.Управління запасами

- Підтримка управління запасами шляхом:

- Вибір місць зберігання та створення плану розвитку і безпеки цих місць.

- Забезпечення зберігання матеріалів у відповідних умовах.

- Забезпечення дотримання процедур під час приймання та видачі запасів.

- Переконатися, що вся документація, пов'язана з запасами, є повною і правильною.

- Брати участь у щомісячній фізичній інвентаризації запасів.

4.Активи та ІТ

- Забезпечити належне управління обладнанням.

- Забезпечувати правильний догляд за обладнанням відповідно до правил та положень донорів.

- Забезпечити у тісній співпраці з адміністрацією та програмами оформлення та передачу обладнання після завершення програм відповідно до правил та положень донорів та Tdh.

- Переконатися, що активи добре покривають потреби в підтримці та програмах.

- Забезпечити точний і регулярний догляд за обладнанням.

- Забезпечити дотримання процедур мережевої взаємодії Tdh на місцевому рівні.

- Надавати технічну допомогу командам та організовувати тренінги.

- Переконатися, що все обладнання системи Tdh має кодування та рівні.

5.Операції

- Переконатися, що логістична підтримка відповідає очікуванням Програми.

- Забезпечення належного рівня комунікації між програмами та логістикою.

- Управління орендою приміщень (офіс, будинки, склади). Управління функціонуванням приміщень (електрика, вода, газ тощо).

Нагляд за ремонтом та обслуговуванням споруд, необхідних для функціонування бази (офісів, будинків, складів).

6. Безпека

- Забезпечити безпеку всіх приміщень.

- Підтримувати зв'язок з офіцером безпеки та координатором з логістики щодо впровадження процедур безпеки.

- Передавати будь-яку інформацію, пов'язану з безпекою, безпосередньому керівнику.

7. Звітування

- Надавати всю інформацію, необхідну для складання проміжних та підсумкових звітів донорів з логістики.

- Складати щомісячні звіти з логістики та передавати їх менеджеру з логістики.

- Надає менеджеру з логістики всю інформацію, необхідну для складання проміжних і підсумкових звітів.

- Повідомляти про будь-які інциденти та/або ризики, пов'язані з безпекою, співробітнику служби безпеки та Координатору з логістики.

Вимоги:

Знання

- Освіта: Вища освіта у відповідній галузі. Ступінь в галузі логістики буде розглядатися як перевага.

- Просунуті знання ІТ: (апаратне та програмне забезпечення, Microsoft Office, в т.ч. просунутий Excel, Інтернет).

- Бажаний попередній досвід роботи в  ГО (NGO) в сфері логістики.

- Значний попередній досвід виконання аналогічних завдань, попередній досвід реагування на надзвичайні ситуації є додатковою перевагою.

- Добре знання українського законодавства.

Мови:

Відмінне володіння письмовою та розмовною українською та англійською мовами.

ЯК ПОДАТИСЯ:

Відправити свою заявку можна (резюме та мотиваційний лист) на ukr.office@tdh.ch У заголовку електронного листа  вкажіть будь ласка посаду «Логіст»

Logistics Officer 

Terre des hommes is looking for a proactive, energetic, and organised Logistics Officer, to join its team in Mykolayiv, Ukraine, to support in the implementation of its projects. If you are looking for a meaningful job that will make a lasting impact on the lives of children, we want to meet you. 

Start date            As soon as possible 

Contract              10 months (with possibility of extension).

Probation period             1 month

Remuneration package  Attractive salary, private health insurance and life insurance against accidents

Location              Mykolayiv, Ukraine

Deadline for applications: Recruitment will be ongoing until position is occupied 

WHAT WE DO, IN EUROPE AND UKRAINE

Terre des hommes (Tdh) is the leading Swiss organisation for children’s aid. Since 1960, Tdh has helped build a better future for children and youth, especially those most exposed to risks, making an impact with innovative and sustainable solutions. Working in more than 30 countries, Tdh focuses on maternal and child health, migration and access to justice for children.

In Ukraine, since 2015, Tdh has been providing a variety of services to children, youth and their families in the conflict-affected area, with a special focus on psychosocial support. For more information, please check https://www.tdh.org, https://tdh-ukraine.org, www.facebook.com/TdhUkraine/

ROLE DESCRIPTION 

This position is a national position. Position is based in Mykolaiv city, Ukraine with regular to travel within the regions of Tdh operations in the country.                    

The purpose of the position is to support all logistics activities for eastern projects. 

Key responsibilities:

1.Fleet Management

•             Responsible for the vehicles fleet, including vehicles for team and material transportation.

•             Ensure the good follow up of fleet activities and reporting.

•             Establish vehicle movement schedules.

•             Ensure that a complete breakdown kit is available on board all vehicles.

•             Permanently ensure that all drivers have received general training and carry out regular testing.

•             Ensure that drivers are aware of their obligation to adhere to Tdh International safety rules and procedures.

•             Check that vehicle logbooks are in place and are used correctly.

•             Ensure that fuel consumption and vehicle mileage are monitored, consolidated, analyzed and rec-orded.

•             Prevent the misappropriation of fuel and spare parts.

•             Supervise the management of the pool of vehicles: maintenance, daily planning, price fluctuations, administration (rental, insurance, and documents).

•             Ensure the safety of all Tdh staff and materials transportation.

2.Procurement

•             Ensure the respect of Tdh procurement manual for any procurement.

•             Identification of suppliers and collect quotations according to the activities needs. 

•             Ensure to fill up the PR tracker and report to logistics manager.

•             Explore the opportunity of long term contracts for various supplies and services.

•             Ensure all the purchase files are complete and in accordance to Tdh and donors guidelines.

•             Ensure that all invoices and justification documents are complete and submitted to the finance department on time. 

3.Stock management

•             Support the stock management by:

•             Selection of storage locations and creation of a plan for the development and security of these sites.

•             Ensuring the materials are stored under suitable conditions.

•             Ensure procedures are followed as stock is checked in and out.

•             See that all documentation linked to stock is complete and correct.

•             Participate on the monthly physical stock inventory.

4.Assets and IT

•             Ensure a good equipment management.

•             Ensure the correct affectation of equipment according to donors rules and regulation.

•             Ensure in close collaboration with admin and program, the affectation and transfer of equipment at the end of programs according to donors and Tdh rules and regulations.

•             Ensure the assets well cover the support and program needs.

•             Ensure an accurate and regular equipment follow up.

•             Ensure Tdh networking procedures are followed at Field Level.

•             Provide technical assistance to teams and organize training sessions.

•             Ensure all the Tdh equipment have coding and levels on them.

5.Operations

•             Ensure that logistics support meets Programs expectations.

•             Ensure good level of communication between Programs and Logistics.

•             Manage the rent of premises (office, houses, warehouses). Manage the functioning of premises (electricity, water, gas, etc).

•             Supervise the renovation and maintenance of structures needed for the functioning of the base (offices, houses, warehouse).

6.Security

•             Ensure the safety of all the premises.

•             Liaise with Security Officer and Logistic Coordinator for implementation of security procedures.

•             Pass on any security-related information to the line manager.

7.Reporting 

•             Provide all information needed to draft Donor logistics intermediary and final reports.

•             Elaborate logistics monthly reports and pass on to the Logistics Manager.

•             Provide to the Logistics Manager all information needed to draft intermediary and final reports.

•             Reports any security/safety incident and/or risk to the Security officer and Logistics Coordinator.

YOUR PROFILE 

Knowledge :

• Education: University degree in relevant field. Degree in Logistics field will be considered as an asset. 
• Advance IT knowledge: (hardware and software, Microsoft Office, incl. advanced Excel, Internet).
• Previous experience with a NGO on logistics work is desirable.
• Significant previous experience with similar tasks, Previous experience in emergency response is added value. 
• Good knowledge of Ukrainian Laws.

Languages:

Excellent command of written and spoken Ukrainian and English.

TO APPLY: 

Qualified applicants are encouraged to submit their application (CV and motivation in English) to Відправити резюме Please mention in the title of the email the position “Logistics Officer”.

Child Safeguarding Policy: 

To commit to respect Tdh Risk Management Policies including Child Safeguarding Policy, Safety and Security Policy and Anti-Fraud/Corruption Policy, Whistle Blowing Policy. 

GDPR compliance:

By sending your application, you agree that your personal data will be used in the recruitment process. All the documents we will request in different steps of the recruitment process will only be used for this purpose. 

All staff involved in recruitment and selection are aware that data protection rules apply, and that personal information will be treated confidentially. According to our policy, we will keep your application documents for the period of the recruitment only. 

Due to an anticipated high number of applications, Tdh is not in a position to respond to every applicant individually. Please note that only short-listed candidates will be contacted for the first interview.