Асистент з логістики та закупівель / Logistics & Procurement Assistant

Premiere Urgence Internationale (PUI) є некомерційною, неполітичною та нерелігійною гуманітарною неурядовою організацією. ПУІ розпочав гуманітарну інтервенцію в Україну в лютому 2015 року. Цілями місії є покращення або відновлення рівного доступу до первинної медичної допомоги для місцевого та переміщеного населення, яке постраждало внаслідок військового конфлікту, та покращення умов їхнього життя шляхом покриття їхніх фундаментальних потреб.

Місце роботи : м. Дніпро

КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ

Освіта: Свідоцтво про повну середню освіту та диплом магістра(спеціаліста) з логістики чи суміжна спеціалізація.

Досвід роботи: щонайменше 6 місяців  досвіду роботи у сфері логістики або суміжних галузях.

Знання мов: Вільне володіння українською та англійською мовами.

Знання та навички: Критичне мислення, здатність до обробки великого обсягу інформації. Добрі організаційні навички, відмінні комунікативні навички, навички міжособистісного спілкування. Базові програмні навички, а також вміння планувати дуже бажані.

Володіння ПК: Відмінне знання пакету Microsoft Office (з фокусом на Excel та Word) та Outlook Express.

МЕТА:

Під безпосереднім керівництвом Фахівця з логістики та закупівель Ассистент з логістики та закупівель несе відповідальність за здійснення всієї діяльності, пов'язаної із закупівлями, відповідно до організаційних політик та процедур, включно з ланцюгом постачань. Він/вона долучається до процесу закупівель, здійснюючи закупівлі товарів; здійснює моніторинг за закупівлями, контрактами та постачальниками; бере участь в управлінні перевезеннями, підтримці складського господарства, забезпеченні звітності та архівуванні файлів закупівель на базі у Дніпрі.

ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ’ЯЗКИ:

Постачання/Закупівлі 

• Гарантувати дотримання процедур закупівель (від малих закупівель до переговорних процедур), координувати, планувати та контролювати процес закупівель та забезпечувати дотримання термінів, працювати у тісній співпраці із тими, хто надає запити на закупівлю технічних товарів;
• Створювати Запити на закупівлі для відділів підтримки програмних команд на базі самостійно та за запитом; 
• Компонувати та оптимізовувати об’єднані закупівлі та дотримуватися термінів та часу доставлення закупівель;
• Заповнювати базу даних постачальників та інструменти моніторингу; 
• Перевіряти та обробляти запити на комерційні пропозиції (зовнішні запити на комерційні пропозиції);
• Підтримувати Фахівця з логістики та закупівель із веденням переговорів з постачальниками для локальних закупівель з дотриманням стандартів порогів закупівель ПУІ в Україні;
• Підтримувати чітку систему відстеження запитів на закупівлі;
• Збирати звітні документи, пов’язані зі здійсненими закупівлями, та готувати переклади рахунків-фактур;
• Готувати заповнення всіх документів, пов'язаних з циклом закупівель, запитів на закупівлю, закупівельних замовлень та інших пов'язаних з ними документів, а також контрольного списку;

Управління контрактами

• Підтримувати Фахівця з транспортної та складської діяльності, складаючи договори на постачання послуг, товарів, робіт та майна на рівні бази;
• Забезпечувати використання типових шаблонів договорів ПУІ;
• Контролювати договори та сповіщати безпосереднього керівника про будь-які можливі продовження або розірвання договорів;

Транспортування

• Підтримувати своєчасні доставлення товарів до місць реалізації проєктів у взаємодії з Фахівцем з транспортної та складської діяльності;
• Брати участь в оптимізації засобів перевезення з метою підвищення економічної ефективності доставлень;
• Брати участь у покритті потреб з транспортування та доставлення матеріалів до кінцевих пунктів призначення на місця реалізації проєктів;
• Надавати своєчасну та коректну інформацію Фахівцю з транспортної та складської діяльності та безпосередньому керівникові про доставлення товарів на склад;

Підтримка складського господарства

• Допомагати Фахівцю з транспортної та складської діяльності у зберіганні товарів відповідно до процедур ПУІ.
• Спільно з Фахівцем з транспортної та складської діяльності організовувати підготовку та відправку товарів відповідно до запитів.
• Брати участь у підготовці документації, пов'язаної з прийомом, доставленням і транспортуванням товарів.
• Спільно з Фахівцем з транспортної та складської діяльності  здійснювати моніторинг запасів, а також брати участь в інвентаризаціях запасів.

Звітність / Архівування / Підготовка аудитів

• Брати участь у заповненні таблиць моніторінгу закупівель, контрактів та постачальників ;
• Своєчасно готувати оригінали договорів, видаткових накладні, накладних, актів приймання-передачі з підписами та печатками на вимогу фінансового відділу;
• Забезпечувати належне маркування та архівування всіх логістичних документів відповідно до процедур заповнення / архівування ПУІ, також і для потенційного майбутнього аудиту.

УМОВИ РОБОТИ:
Дата початку роботи: Якомога швидше

Офіційне працевлашування за строковим договором.

Місце роботи: м. Дніпро

Робочий час: згідно встановленого графіку

Кандидати, що відповідають кваліфікаційним вимогам та зацікавлені у роботі мають надіслати резюме та супровідний лист, вказавши щонайменш 2 контакти для рекомендацій.
ПУІ залишає за собою право проводити співбесіди з кандидатами на постійній основі, тому кандидат може бути обраний до дати закриття вакансії.

Premiere Urgence Internationale (PUI) is a non-profit, non-political and non religious humanitarian NGO. PUI started humanitarian intervention in Ukraine in February 2015. The mission's objectives are to improve or restore equitable access to primary health care for the local and displaced population affected by the military conflict and to improve their living conditions by covering their fundamental needs.

Place of work - Dnipro

Qualifications 

Education Degree: Secondary Education School Certificate and Master`s Degree in Logistics or other related field.

Work experience: at least 6 months of experience in logistics or other related fields. 

Language Skills: Fluent in Ukrainian and English

Knowledge & skills: Good critical thinking; Ability to synthesis a wide scope of information. Solid organizational skills, excellent communication and interpersonal skills. Basic programmatic and planning skills is highly desirable.

Computer skills: Confident user of Microsoft Office (with focus on Excel and Word) and Outlook.

GENERAL OBJECTIVE

Under the direct supervision of Logistics & Procurement Officer, the Logistics & Procurement Assistant is responsible for and accountable for the delivery of all procurement-related activities in accordance with organizational policies and procedures, including supply chain. He / she contribute in procurement process by purchasing goods; following purchases, contracts and suppliers; participate in transportation management, warehouse support, ensuring reporting, and archiving of procurement files in Dnipro base.

TASKS AND DUTIES

Procurement / Purchasing

• Guarantee compliance with procurement procedures (from Small Purchases to Negotiated Procedures), coordinate, plan and supervise procurement process and ensure the deadlines are respected, work in close collaboration with requesters for procurement of technical items;
• Raise some of the Purchase Requests for support departments in the base and upon request
• Compiles and optimizes joint purchasing and respects the deadlines and lead times for procurement.
• Complete the suppliers' database and monitoring tools; 
• Verify and process quotation (EQRs) requests 
• Supports Logistic and Procurement Officer in taking a lead on negotiations with suppliers / vendors for local purchases respecting the standards of procurement thresholds of PUI in Ukraine ;
• Maintain clear Purchase Request tracking system. 
• Collects accounting documents related to committed procurements and prepares translation of invoices
• Prepare completion of all the documents related to procurement cycle, Purchase Requests, Purchase Orders, and other related documents as well as the Checklist;

Contracts Management

• Support the Transport &Warehouse officer by drafting the contracts for Services, Goods, Works and Properties at Base level;
• Ensure the usage of standard PUI contract templates;
• Complete the Contracts follow up and notifies direct line manager on any possible extensions or terminations of contracts;

Transportation

• Support timely deliveries of goods to the project sites in relation with the Transport &Warehouse officer;
• Participate to optimize of the transportation means in order to make deliveries cost-efficient;
• Participate in transportation needs and deliveries of materials to their final destinations at the project sites ;
• Provides timely and correct information for Transport &Warehouse officer and direct line manager on deliveries of goods to warehouse ;

Warehouse Support

• Support Transport &Warehouse officer in goods’ storage according to PUI procedures.
• Together with Transport &Warehouse officer organize the preparation and dispatch of the goods according to the requests. 
• Participates in preparation of documentation related to the goods’ reception, delivery and transportation.
• Ensure, together with Transport &Warehouse officer the monitoring of stocks, participation in stock inventories

Reporting / Archiving / Audit Preparation

• Contribute in filling of Purchase Follow-up, Contract Follow-up and Supplier Follow-up; 
• Prepare signed originals with stamps of contracts, delivery notes, invoices, acts of acceptances as requested by Finance  department on time;
• Ensures all logistics documents are properly labelled and archived as per PUI filling / archiving procedures and for potential upcoming audit.

The tasks and responsibilities defined above are non-exhaustive and can evolve depending on the project’s needs.  

CONDITIONS

Starting time: ASAP 

HOW TO APPLY:

Interested candidates should submit their CV and cover letter including at least 2 reference contacts.

Only candidates shortlisted will be contacted. PUI reserves the right to close the vacancy prior last day of application submission.