Фахівець з логістики та обліку майна / Facilities & Assets Logistics Officer

Premiere Urgence Internationale (PUI) є некомерційною, неполітичною та нерелігійною гуманітарною неурядовою організацією. ПУІ розпочав гуманітарну інтервенцію в Україну в лютому 2015 року. Цілями місії є покращення або відновлення рівного доступу до первинної медичної допомоги для місцевого та переміщеного населення, яке постраждало внаслідок військового конфлікту, та покращення умов їхнього життя шляхом покриття їхніх фундаментальних потреб.

Місце роботи : м. Дніпро

КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ

Освіта: Середня освіта або професійно-технічна освіта у сфері Логістики, Закупівель, Складського обліку або інша суміжна спеціалізація.

Досвід роботи: 3 роки в сфері логістики або іншій суміжній спеціалізації.

Знання мов: Вільне володіння українською, російською мовами та знання англіської мови на середньому (B1 згідно Загальновропейської рекомендації з мовної освіти).

Знання та навички: Критичне мислення, здатність до обробки великого обсягу інформації, організаційні навички, відмінні комунікативні навички, вміння планувати.

Володіння ПК: Відмінне знання пакету Microsoft Office (з фокусом на Excel та Word).

МЕТА:

Під безпосереднім керівництвом Менеджера з логістики та функціональним керівництвом Керівника з логістики, Фахівець з логістики та обліку майна несе відповідальність та підзвітність за здійснення всіх логістичних заходів, пов'язаних з управлінням приміщеннями, майновими активами, обладнанням та автопарком ПУІ, а також забезпечує комфортне та здорове робоче середовище відповідно до організаційної політики та процедур, включаючи управління автопарком, експлуатацію майнових активів та приміщень, координацію відповідної логістичної інформації для бази ПУІ в Дніпрі.

ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ’ЯЗКИ:

1.Підтримка діяльності польових команд

• Бере активну участь та підтримує відділ логістики під час відкриття/переміщення/закриття офісів та інших приміщень.
• Надає допомогу відділу логістики та програмній команді в організації та супроводі логістичної діяльності;
• Прораховує можливі потреби використовуваних приміщень.

 2. Приміщення

•  Активно допомагає та підтримує відділ логістики у пошуку нових офісів, гостьових будинків та приміщень або їх закриття, а також у проведенні маркетингових досліджень та оглядів ринку;
• Забезпечує своєчасний контроль за виконанням відповідних контрактів та інформує безпосереднього керівника про будь-які можливі продовження або розірвання контрактів;
•  Здійснює контроль над усіма ключами бази в Дніпрі;
•  Планує та організовує необхідні ремонтні роботи на базі в Дніпрі в координації з логістичною та програмною командами;
•  Забезпечує наявність усіх необхідних засобів енергозабезпечення на базі в Дніпрі та управління ними відповідно до процедур ПУІ.

 3. Майнові активи

• Дотримується стандартних процедур управління майновими активам  та обладнанням ПУІ, видає та веде облік всього майна та обладнання, виданого працівникам;
• Контролює та відстежує стан будь-якого майна та/або обладнання ПУІ на базі в Дніпрі та, за необхідності, вносить корективи в операційні процедури;
•  Надає технічні рекомендації щодо закупівлі комп'ютерного обладнання, телефонів та обладнання для енергозабезпечення на основі виявлених потреб; 
•  Забезпечує встановлення та налагодження обладнання та керує його належною експлуатацією, технічним обслуговуванням або ремонтом;
•  У співпраці з Менеджером систем з інформаційної безпеки Дніпра, надає необхідну підтримку програмному відділу та відділу логістики, щодо приміщень та транспортних засобів. 

4. Закупівлі, пов'язані з майновими активами, обладнанням, управлінням робочим простором та приміщеннями

•  Спільно з Фахівцем з логістики та закупівель ініціює процеси закупівель у разі нестачі матеріалів і товарів на базі в Дніпрі;
•  Подає запити на закупівлі, стежить за їх виконанням та працює у тісній співпраці з іншими заявниками на закупівлю майна/технічних засобів;
• Підтримує програмні команди у складанні, оптимізації та поданні запитів на спільні закупівлі.

 5. Управління автопарком

• Співпрацює з програмною командою для визначення необхідної кількості транспортних засобів;
• Спільно з керівником з адміністративно-програмної діяльності та менеджерами проектними багатосекторними відповідає за план перевезень.
• Організовує щоденну ротацію автомобілів/водіїв;
• Контролює договори оренди транспортних засобів;
• Стежить за технічним станом транспортних засобів, контролює витрату палива.

6. Ідентифікаційні матеріали організації

•  Веде облік ідентифікаційних матеріалів організації згідно стандартних процедур ПУІ.

7. Звітність, документація та архівування

• Надає будь-яку інформацію у разі  виникнення труднощів пов’язаних з його/її діяльнстю безпосередньому керівнику або функціональному керівнику;
•  Надає на регулярній основі оновлену інформацію, що стосується логістичної або прогамної діяльності та ії розвертання, безпосередньому керівнику, включаючи письмові звіти на запит;
•  Регулярно подає Менеджеру з логістики звіт з використання пального та лист роботи службового генератора, за наявності, інвентаризаційний список обладнання та звіт по веденню договорів оренди;
•  Допомагає відділу логістики у складанні контрактів на послуги та рухоме і нерухоме майно на рівні Бази.

 8. Управління підлеглим персоналом

•  Контролює та надає підтримку працівнику (-ам), які знаходяться у його безпосередньому підпорядкуванні;
•  Регулярно проводить оцінку роботи підлеглих працівників, які знаходяться у його/її безпосередньому підпорядкуванні, згідно процедур ПУІ.

УМОВИ РОБОТИ:
Дата початку роботи: Якомога швидше

Офіційне працевлашування за строковим договором.

Місце роботи: м. Дніпро

Робочий час: згідно встановленого графіку

Кандидати, що відповідають кваліфікаційним вимогам та зацікавлені у роботі мають надіслати резюме та супровідний лист, вказавши щонайменш 2 контакти для рекомендацій.
ПУІ залишає за собою право проводити співбесіди з кандидатами на постійній основі, тому кандидат може бути обраний до дати закриття вакансії.

Premiere Urgence Internationale (PUI) is a non-profit, non-political and non religious humanitarian NGO. PUI started humanitarian intervention in Ukraine in February 2015. The mission's objectives are to improve or restore equitable access to primary health care for the local and displaced population affected by the military conflict and to improve their living conditions by covering their fundamental needs.

Place of work - Dnipro

Qualifications 

Education Degree: Secondary or specialized education in Logistics, Management of the workplace, Facility management or other related field.

Work experience: At least 3 year' experience in logistics, facility management or other related field.

Language Skills: Fluent in Ukrainian, Russian, and intermediate (B1 according to the Common European Framework of Reference for Languages) level in English (speaking/reading/writing).

Knowledge & skills: Good critical thinking; problem solver, relationship-building, ability to prioritize and multi-task, time management skills, teamwork, leadership, and motivational skills, solid organizational skills, excellent communication and interpersonal skills.

Computer skills: Excellent knowledge of Microsoft Office (with focus on Excel and Word).

GENERAL OBJECTIVE

Under the direct supervision of the Logistic Manager and functional supervision of the Logistic coordinator, the Facilities & Assets Logistics Officer is responsible and accountable for the delivery of all logistics activities related to PUI premises, assets, equipment and fleet management and ensure a comfortable and healthy working environment in accordance with organizational policies and procedures, including asset related fleet management, asset and premises running, coordination of related logistics information for PUI field base in Dnipro.

 TASKS AND DUTIES

1.Support to field program team

• Contribute and support the Logistics Department in opening / deployment / closing bases and premises
• Support the logistics and program teams on the organization and follow up of logistics activities;
• Forecasting the facilities’ upcoming needs and requirements.

2. Premises 

• Contribute and support the Logistics Department actively in in identifying new offices, Guest Houses and premises or their closing  and performing the market surveys and researches;
• Ensure that concerned Contracts follow up are done in time and notifies direct line manager on any possible extensions or terminations of contracts;
• Manage all keys for Dnipro base;
• Schedule and support necessary repair works in Dnipro base in coordination with the logistics and program teams;
• Ensure that all the energy means necessary at Dnipro base are available and managed in compliance with PUI procedures.

 3.Assets

• Follow the standard PUI Assets and Equipment Management procedures, issues and keeps a record of all Assets and Equipment issued to staffs;
•  
• Control and monitor the conditions of any PUI assets and / or equipment of Dnipro base and proceeds if needed with operating procedures adjustments;
•  
• Issues technical recommendations for the procurement of computer equipment, phone and energy supply equipment based on the needs identified;
• Ensures installation and setting of equipment and manages its good operation, maintenance or repairs;
• In collaboration with Dnipro Security Manager, provide essential support to Programs and logistics concerning facilities and vehicles. 

 4.Procurement related to asset, equipment, managing the working environment and premises

• Jointly with Logistics & Procurement Officer, initiates procurement processes on any supplies and goods shortages in Dnipro base;
• Submits procurement requests, follow them and work in close collaboration with other requesters for procurement of assets/technical items;
• Support program teams in compilation and optimization of purchase that could be aggregate.

5.Fleet management

• Collaborate with the program team to determine the required number of vehicles;  
•  Responsible together with Field Coordinator and Multisectorial Program managers for the movement plan.
• Organize the cars/drivers rotation on daily basis;
• Monitor rental contracts for vehicles
• Follow up the technical condition of the vehicles, fuel follow-up.

6.Visibility

• Follow the standard PUI visibility management procedures.

7.Reporting, documentation and archiving

• Report any information or difficulty connected to his / her activity to direct line manager or functional manager;
• Provide regular updates to direct line manager on logistical activities and progress including written reports upon request;
• Submit regular fuel follow up, generator log books if any, inventory list of asset equipment, and rental contracts follow up  to the Logistics Manager;
• Support the Logistics Department in drafting the contracts for Services and Properties at Base level.

8.Management

• Supervises and supports the staff(s) under his/her line management;
• Regularly conducts performance appraisal of the staffs under his/her line management, in accordance with PUI procedures.

CONDITIONS

Starting time: ASAP 

HOW TO APPLY:

Interested candidates should submit their CV and cover letter including at least 2 reference contacts.

Only candidates shortlisted will be contacted. PUI reserves the right to close the vacancy prior last day of application submission.