CASE MANAGEMENT SUPERVISOR / СТАРШИЙ ФАХІВЕЦЬ З КЕЙС-МЕНЕДЖМЕНТУ

Прем'єр Уржанс Інтернасьональ (ПУІ) є неприбутковою, неполітично і нерелігійною гуманітарною неурядовою організацією. ПУІ розпочала гуманітарну діяльність в Україні в лютому 2015 р., маючи на меті відновлення та забезпечення доступу до первинних послуг охорони здоров'я для місцевого населення й внутрішньо переміщених осіб, що постраждали внаслідок озброєного конфлікту та покращення умов життя шляхом забезпечення їхніх базових потреб. 

ЗАГАЛЬНЕ ЗАВДАННЯ

Посада Старшого фахівця з кейс-менеджменту передбачає досягнення наступних цілей: 

• Моніторинг, контроль та технічне забезпечення заходів з кейс-менеджменту, включаючи безпечне виявлення та перенаправлення осіб, розробку плану дій, закриття та перенаправлення справи.
• Надання вказівок та підтримки кейс-працівникам у вирішенні складних випадків;
• Приймати усі перенаправлення від фахівців з перенаправлення, визначати пріоритетність випадків та передавати їх кейс-працівникам;
• У співпраці з Технічним консультантом із захисту забезпечувати реалізацію діяльності відповідно до узгодженого плану дій та досягнення встановлених цілей шляхом надання постійного зворотного зв’язку;
• Надавати підтримку працівникам на місцях (соціальним працівникам, фахівцям з програмно-адміністративної діяльності, фахівцям з перенаправлення) та іншим командам при подоланні труднощів з метою створення успішних практик і набуття ними нових знань та навичок.

ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ’ЯЗКИ

1. Технічне забезпечення та підтримка процесів кейс-менеджменту, перевірка якості 

• Надавати технічні вказівки та підтримку кейс-працівникам згідно зі стандартизованими операційними процедурами ПУІ та міжнародними стандартами;
• Забезпечувати підтримку працівників у виконанні їхніх робочих завдань, відвідуючи місця реалізації діяльності та надаючи зворотний зв’язок;
• Надавати поради щодо випадків у секторі захисту та долучатись до процесів кейс-менеджменту постійно обговорюючи основні кроки з кейс-працівниками;
• Стежити за робочим навантаженням працівників, дотримуватись секторних принципів та інформувати Технічного консультанта із захисту щодо труднощів та досягнень;
• Забезпечувати належну документацію випадків, переглядаючи файли та бази даних. Забезпечувати дотримання принципів конфіденційності інформації, захисту даних та протоколів розповсюдження інформації;
• Проводити індивідуальні та групові сесії супервізії з кейс-працівниками для забезпечення належної підтримки випадків, обміну досвідом та успішними практиками та подолання труднощів;
• Проводити та відвідувати конференції для вирішення складних випадків та забезпечувати їхнє відвідування усіма залученими сторонами;
• Забезпечувати використання успішних практик, налагодження комунікації та надання послуг ПСП/ППД при веденні випадків;
• Аналізувати виявлені тенденції в кейс-менеджменті на урядовому рівні та звітувати про них програмним командам.

2. Посилення спроможностей

• Надавати підтримку Технічному консультанту із захисту в створенні плану посилення спроможностей кейс-працівників;
• Підтримувати роботу кейс-працівників шляхом проведення нарад з кейс-менеджменту, візитів до домогосподарств та наданням негайної підтримки.

3. Звітування

• Щотижня інформувати Технічного консультанта із захисту про нові досягнення, труднощі, подальші кроки та рекомендації;
• Планово надавати якісні щомісячні, щоквартальні та річні звіти Технічному консультанту із захисту;
• Надавати щомісячний звіт з даними.

4. Кадрова діяльність та управління командою

• Контролювати роботу кейс-працівників, включаючи щоденне управління, розвиток професійних навичок та оцінку професійної ефективності;
• Спільно з Відділом кадрів долучатись до процесів рекрутингу та найму кейс-працівників (відбір кандидатів, перевірка тесових завдань, проведення співбесіди тощо);
• Інформувати нових кейс-працівників про їхні ролі та обов’язки;
• Забезпечувати дотримання його підлеглими всіх політик, правил та положень ПУІ; 
• Спільно з Відділом кадрів та Фахівцем із захисту забезпечувати дотримання та впровадження кадрових процедур відповідно до політик та керівних принципів ПУІ (наприклад щоденне управління, дисциплінарні заходи, оцінка професійної ефективності, управління відпускними, навчання та розвиток професійних навичок тощо);
• Спільно з Технічним консультантом із захисту стежити за ефективністю роботи кейс-працівників та надавати об1єктивний зворотний зв’язок (включаючи оцінку професійної ефективності) з метою сприяння професійному розвитку; 
• Співпрацювати з кейс-працівниками під час оцінки логістичних потреб для навчання та проведення заходів та своєчасно інформувати про них Технічного консультанта із захисту;
• Вирішувати конфліктні ситуації в команді, проводити заходи з тім-білдінгу та забезпечувати дисципліну працівників. 

5. Співпраця та репрезентація

• Спільно з Фахівцем з перенаправлення та проєктними командами долучатись до створення мапи організацій та установ, які діють у секторі захисту;
• Регулярно співпрацювати з іншими організаціями сектору захисту, які діють на території впровадження проєктів, з метою уникнення повторюваних заходів з надання допомоги;
• На запит Технічного консультанта із захисту брати участь в координаційних зустрічах;

6. Підзвітність

• Спільно з Відділом кадрів забезпечувати розуміння та дотримання усіма працівниками Політики захисту від сексуальної експлуатації, сексуального насильства та домагань та Політики захисту дітей ПУІ;
• Спільно з Відділом моніторингу, оцінки, навчання та підзвітності (MEAL) забезпечувати якісний та доступний механізм подання скарг та зворотного зв’язку через гарячу лінію.

КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ

Освіта: Диплом про вищу освіту в галузі соціальних наук, розвитку громад або суміжної спеціалізації

Досвід роботи: Щонайменше 2 роки досвіду роботи в секторі захисту в гуманітарній організації та щонайменше 1 рік досвіду впровадження або супервізії процесів кейс-менеджменту 

Знання мов: Вільне володіння українською та англійською мовами

Знання та навички: 

• Знання сектору захисту та соціальних послуг; 
• Відмінні комунікативні навички та вміння слухати; 
• Ефективне подолання стресу; 
• Здатність працювати в стресових умовах та виконувати завдання в короткий термін; 
• Навички вирішення проблем; 
• Знання гуманітарного контексту в Україні; 
• Відмінне вміння працювати в команді; 
• Дійсне водійське посвідчення є перевагою; 
• Вміння вирішувати конфлікти; 
• Здатність проявляти ініціативу при подоланні труднощів; 
• Здатність працювати в міжсекторному та міжкультурному середовищі;
• Організованість, працьовитість, вміння швидко навчатись; 
• Вміння аналізувати інформацію та логічне мислення; 
• Повага, нейтральність та неупередженість

Володіння ПК: Знання пакету Microsoft Office

-----

УМОВИ РОБОТИ:

Дата початку: жовтень 2024

Локація: Харків

Робочі дні: з понеділка по п'ятницю 

Зацікавлені кандидати повинні подати своє резюме англійською.
PUI залишає за собою право проводити співбесіди з кандидатами на постійній основі, тому кандидат може бути обраний до дати закриття. Тільки відібрані кандидати будуть запрошені на співбесіду.

-----

Premiere Urgence Internationale (PUI)   is a non-profit, non-political and non religious humanitarian NGO. PUI started humanitarian intervention in Ukraine in February 2015. The mission's objectives are to improve or restore equitable access to primary health care for the local and displaced population affected by the military conflict and to improve their living conditions by covering their fundamental needs.

GENERAL OBJECTIVE

The Case Management Supervisor position’s major objectives are to properly achieve the following global tasks:

• Monitor, supervise and provide technical inputs for the case management activities, including safe identification and referral, development of a case action/care plan, case closure and case transfer.
• Provide guidance and support to Case Workers (CWs) when dealing with complex cases;
• Receive all referrals from Referral officers, to prioritize them and share with CWs;
• Coordinate with the Protection Technical Advisor and provide regular feedback to ensure that activities are implemented according to the agreed action plans and that targets are met;
• Support field staff (Social Workers, Field Officers, Referral Officers) and other teams on specific protection issues to develop good practices and acquire skills and knowledge.

QUALIFICATIONS

Education Degree: University degree in social work, community development or another relevant degree

Work experience: Minimum 2 years’ experience in protection with a humanitarian organization, including at least 1 year of experience in implementing and/or supervising case management

Language skills: Fluent in Ukrainian and English 

Knowledge & skills:  

• Good knowledge in protection and social related topics; 
• Excellent communication and listening skills with persons of concerns (displaced and host populations); 
• Effective stress management; 
• Ability to work under pressure and with short deadlines; 
• Good problem solving skills; 
• Good knowledge of the humanitarian context in Ukraine; 
• Excellent ability to work in a team; 
• Valid driving license is an asset; 
• Conflict resolution skills; 
• Ability to take initiative to deal with challenges; 
• Capacity to work in an multidisciplinary and multicultural team; 
• Well organized, hard worker and fast learner; 
• Able to check information, logical mind; 
• Respectful, neutral and impartial attitude.

Computer skills: Good knowledge of Microsoft Office 

TASKS AND DUTIES 

1. Case management technical guidance, support and quality monitoring

• Provide Case Workers with technical guidance and support, based on PUI SOPs and international standards;
• Conduct on-the-job coaching by undertaking field visits and providing feedback;
• Advise on protection cases and participate to the case management process by systematically discussing key steps with Case Workers;
• Review staff caseloads to ensure they are manageable and respect sector’s guidelines and share challenges and feedback with Protection technical advisor;
• Ensure and monitor the correct documentation of cases through review of files and databases. Ensure confidentiality of information, and that data protection and information-sharing protocols are respected;
• Conduct regular individual and group supervisions with Case Workers to ensure that cases receive all the necessary support, that lessons learned and best practices are shared and challenges are mitigated;
• Facilitate and attend case conferences for complex cases and ensure case conferences are called involving relevant stakeholders;
• Ensure best practices, good communication and PFA/PSS provision when supporting cases;
• Analyze and report on the identified trends in the case management at governorate level to inform programming.

2. Capacity building

• Assist the Protection Technical advisor in developing capacity building plan for the case workers;
• Provide on the job coaching to case workers through CM meetings, shadow household visits and ad hoc support.

3. Reporting

• Share weekly updates with Protection Technical Advisor on targets achieved, implementation challenges, next steps and recommendations;
• Submit quality reports to Protection Technical Advisor as scheduled including but not limited to monthly, quarterly and annual reports;
• Submit monthly data report.

4. HR and team management

• Supervise and manage Case Workers, including daily management, capacity development, performance appraisal;
• In collaboration with the HR department, participate to recruitment process(es) of Case Workers (shortlisting resumes, correcting tests, conducting interviews, etc.).
• Brief newly recruited Case Workers on their roles and responsibilities;
• Ensure the adherence of his/her subordinates to all PUI’s policies, rules and regulations; 
• Ensure the respect and implementation of HR procedures in accordance with PUI’s Policies and Guidelines (i.e. daily management, disciplinary procedures, performance appraisals, leaves management, trainings and capacity building, etc.) in collaboration with the Human Resources department and Protection Specialist;
• In collaboration with the PTA, monitor and provide objective feedback related to the performance of the Case Workers (including staff performance appraisals) to promote professional development; 
• Coordinate with the CWs to collect logistics needs for training and activities and timely share them with the PTA along with any other information needed;
• Solve team conflicts and ensure team building and discipline. 

5. Coordination and representation

• Contribute to the mapping of operational protection actors in the areas of intervention in coordination with the Referral Officer and project teams;
• Regularly coordinate with other CM actors working in the area of intervention to avoid duplication of assistance;
• Participate in coordination meeting as requested by the Protection Technical Advisor;

6. Accountability

• In coordination with the HR department, contribute to making sure that PUI’s Protection against Sexual Exploitation, Abuse and Harassment (PSEAH) policy and Child Protection policy are understood and respected by all involved staff and for all activities;
• In coordination with the MEAL department, contribute to the quality and accessibility of the FCRM through the helpline.

-----

CONDITIONS:

Starting time: OCTOBER 2024

City: Kharkiv

Working week: Monday thru Friday

HOW TO APPLY:

Interested candidates please submit your CV in English.

Only shortlisted candidates will be contacted. 

PUI reserves the right to close the vacancy prior last day of application submission.

-----

- HR Manager