Асистент з управління проєктами \ EMERGENCY PROJECT ASSISTANT

Прем'єр Уржанс Інтернасьональ (ПУІ) є неприбутковою, неполітично і нерелігійною гуманітарною неурядовою організацією. ПУІ розпочала гуманітарну діяльність в Україні в лютому 2015 р., маючи на меті відновлення та забезпечення доступу до первинних послуг охорони здоров'я для місцевого населення й внутрішньо переміщених осіб, що постраждали внаслідок озброєного конфлікту та покращення умов життя шляхом забезпечення їхніх базових потреб.

Місце роботи: м. Дніпро, Дніпропетровська область, з  виїздами до сусідніх областей 

КВАЛІФІКАЦІЙНІ ВИМОГИ:

Освіта: Свідоцтво про освіту або шкільну освіту або диплом бакалавра

Досвід роботи: бажана попередня участь у волонтерській/гуманітарній сфері. 

Знання мов: Вільне володіння українською та російською мовами, хороший рівень володіння англійською буде перевагою.

Знання та навички: : Критичне мислення, здатність до обробки великого обсягу інформації, організаційнінавички та навички планування, відмінні комунікативні навички, навички міжособистісного спілкування та здатність розв’язувати конфлікти

Володіння ПК: Відмінне знання пакету Microsoft Office (з фокусом на Excel та Word) та Outlook Express.

МЕТА:

Під безпосереднім керівництвом Фахівця з управління проєктами, Асистент з управління проєктами відповідає за підтримку, забезпечення та реалізацію програмування у сфері непродовольчих товарів (NFI). Вона/він відповідатиме за оцінку потреб, розподіл допомоги та звітування на місцевому рівні. Вона/він працюватиме в різних районах східних областей України, щоб забезпечити реагування ПУІ на надзвичайні ситуації.

ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ’ЯЗКИ:

Реалізація заходів 

• Брати участь у підготовці розподілу допомоги непродовольчими товарами (NFI), виконуючи різні завдання, які обговорювалися з фахівцем з управління проєктами та менеджером з проектів
• Реалізувати надзвичайну діяльність ПУІ в різних районах Східної України
• Забезпечувати відповідність стратегіям і методологіям ПУІ на місцевому рівні, слідуючи та дотримуючись наявних стандартних протоколів і   керівних принципів;
• Підтримувати та розвивати потенціал асистентів проекту
• Стосовно механізму гарячої лінії PUI, забезпечити подальше спілкування з бенефіціарами по телефону та правильно повідомте в базі даних про необхідні подальші дії
• Забезпечувати дотримання правил безпеки та негайно повідомляти керівника групи та менеджера з питань безпеки та доступу у разі нещасного випадку. 

Оцінювання 

• Проводити різні оцінки потреб (Інтерв'ю з ключовими інформаторами, обговорення в фокус-групах) і звітувати
•  Аналізувати результати оцінювання та пропонувати дії відповідно до програмування ПУІ
• Брати участь у моніторингових заходах, дослідженні задоволеності та остаточній оцінці для визначення результатів діяльності ПУІ в рамках екстреного реагування  

 Звітність

• Повідомляти про будь-яку затримку, проблему чи іншу відповідну інформацію фахівцю з управління проєктами  та менеджеру з програм
• Щоденно та щотижнево звітувати менеджеру з програм про хід діяльності в рамках екстреного реагування
• Відвідувати збори команди та робити свій внесок у них
• Збирати та забезпечувати відповідність даних для внутрішньої та зовнішньої звітності відповідно до вказівок менеджера з програм та відповідно до вимог донорів

 Комунікація та подальші дії

• Брати участь у роботі на місцях і відповідати на запити бенефіціарів, добре знаючи відповідну інформацію
• Забезпечувати перенаправлення кейсів, у разі такої потреби, відповідно до внутрішнього механізму перенаправлення ПУІ
• За потреби пояснювати політику ПУІ на місцях
• Повідомляти про скарги, отримані від бенефіціарів, і забезпечувати прозорість у роботі з ними
• Підтримувати регулярну комунікацію з бенефіціарами.

 УМОВИ РОБОТИ:
Дата початку роботи: Липень 2024 року

Офіційне працевлашування за строковим договором.

Місце роботи: м. Дніпро

Робочий час: згідно встановленого графіку

Кандидати, що відповідають кваліфікаційним вимогам та зацікавлені у роботі мають надіслати резюме та супровідний лист, вказавши щонайменш 2 контакти для рекомендацій.
ПУІ залишає за собою право проводити співбесіди з кандидатами на постійній основі, тому кандидат може бути обраний до дати закриття вакансії.

Premiere Urgence Internationale (PUI) is a non-profit, non-political and non religious humanitarian NGO. PUI started humanitarian intervention in Ukraine in February 2015. The mission's objectives are to improve or restore equitable access to primary health care for the local and displaced population affected by the military conflict and to improve their living conditions by covering their fundamental needs.

Place of work - Dnipro ,Dnipro region with frequent field visits, including travel to neighboring oblasts and overnight stays.

Qualifications 

Education Degree: Secondary Education or School Certificate or Bachelor’s Degree

Work experience: previous engagements in volunteering/humanitarian sector is desired. 

Language skills: Fluent in Ukrainian and Russian, good level in English is an asset

Knowledge & skills: Team player, good listener, proactive, good critical thinking; ability to synthesis a wide scope of information, solid organizational and planning skills, excellent communication as well as conflict resolution skills

Computer skills: comfortable is using Microsoft Office (with focus on Excel and Word), data treatment and Outlook

TASKS AND DUTIES

1. Activities implementation 

• To participate in preparation of distributions of Multi-Purpose Cash (MPC), Voucher and NFI assistance, completing various tasks as discussed with the Emergency Project Officer and the PM
• To implement PUI’s emergency activities across various areas in East Ukraine
• Ensure compliance with PUI’s strategies and methodologies at field level, following and adhere to available SoPs and Guidelines;
• To support and build capacities of Project Assistants
• In relation to PUI hotline mechanism, ensure the case follow-up with the beneficiaries by phone, and report correctly in the database the needed follow up action
• Ensure respect of security rules and report immediately to the team leader and security manager any accident happening;

2. Assessment

• To conduct various need assessments (Key Informant Interviews, Focus Group Discussions) and report
• To analyse assessment results and suggest actions in-line with PUI programming
• To be involved in monitoring activities, satisfaction survey and final assessment to measure outcomes of PUI emergency activities

3. Reporting

• To report any delay, problem or other relevant information to the Emergency Program Manager;
• To report on the progress of Emergency activities on a daily and weekly basis to the Emergency Program Manager
• To attend and contribute to Weekly Team Meeting
• To collect and ensure compliant data for internal and external reporting as per the Emergency Program Manager guidance and in-line with donors’ requirements

4. Communication & Follow-up

• To participate in the field work and respond to beneficiaries’ queries with good knowledge of relevant information;
• Ensure referral of cases in need following PUI internal referral mechanism;
• Communicate PUI’s policies at field level when needed;
• Report complaints received from beneficiaries and be transparent with them;
• Follow up with regular communication with the beneficiaries  

The tasks and responsibilities defined above are non-exhaustive and can evolve depending on the project’s needs.  

CONDITIONS

Starting time: July 2024

HOW TO APPLY:

Interested candidates should submit their CV and cover letter including at least 2 reference contacts.

Only candidates shortlisted will be contacted. PUI reserves the right to close the vacancy prior last day of application submission.