Фахівець фінансового відділу (Finance Officer)

Опис вакансії

Міжнародний Медичний Корпус ніколи не вимагає від кандитатів внесків, платежів або інших грошових операцій. Якщо у зв’язку з працевлаштуванням на роботу у вас вимагають гроші, будь ласка, повідомте про це Міжнародному Медичному Корпусу на сайті для повідомлень про неправомірну поведінку: www.InternationalMedicalCorps.ethicspoint.com. Будь ласка, не надсилайте своє резюме або заявку на цей сайт, вони не будуть розглянуті.

Опис роботи

Відповідає за підготовку, ведення, аналіз, перевірку та звірку фінансових операцій, заяв, записів і звітів; підтримує точність реєстраційних книг і фінансових систем місцевого представництва IMC та керівників програм; допомога в підготовці програмного бюджету, аудиту та закритті року.

Щоб успішно виконувати цю роботу, особа повинна вміти виконувати усі перераховані функції, або мати змогу швидко пристосуватися.

Основні Завдання і Обов’язки:

Перераховані обов’язки та відповідальність є репрезентативними для характеру та рівня дорученої роботи та не є всеохоплюючими.

• Виконувати професійні бухгалтерські функції, підтримуючи місцеве представництво IMC і програмні операції;
• Переглядати всю кредиторську заборгованість, замовлення на закупівлю, касові квитанції, платіжну відомість, рахунки за комунальні послуги та інші бухгалтерські записи та транзакції, а також слідкувати за тим, що гроші розміщено для коректних рахунків і на балансі всіх рахунків;
• Ведення та узгодження фінансових книг і записів;
• Управління грошовими потоками; виконування обов’язків касира та нести відповідальність за збереження, видачу готівки та ведення в актуальному стані обліку руху готівки в офісі;
• Проводити щоденний підрахунок готівки відповідно до політики IMC і забезпечит звітування про щоденний залишок готівки Фінансовому менеджеру та Фінансовому/адміністративному директору;
• Готувати банківські та касові звірки та відповідні журнальні записи для всіх локальних рахунків IMC та програм, а також отримувати та подавати банківські виписки щомісяця;
• Забезпечувати належну авторизацію всіх видатків на перенесення та підписи щодо виплат;
• Своєчасно переказувати платіж за затвердженими платіжними вимогами;
• Періодично звіряти аванси та/або вільні кошти, надані персоналу, та забезпечувати мінімальну кількість непогашених вільних коштів;
• Допомога в підготовці звітів про закриття року та супровідних фінансових звітів;
• Ведення та відстеження записів інвентаризації основних засобів для місцевого представництва IMC;
• Керувати системами фінансової паперової та електронної документації;
• Дотримуватись місцевого законодавства, політики та процедур ММК та програмних донорів;
• Підтримання та організація системи зберігання облікових документів та здійснення щомісячного сканування.
• Підготовка щомісячних звітів про звірку готівки польового офісу, щоб забезпечити звірку готівки з CTJ та касовими рахунками.
• Підготовка платіжних ваучерів ММК для обробки платежів персоналу, постачальникам, підрядникам, тощо.
• Слідкувати, що всі підтверджуючі документи додані до платіжних ваучерів і відповідають фінансовій політиці та процедурам закупівель ММК.
• Перевіряти, що всі рахунки-фактури та квитанції, які додаються до платіжних ваучерів, мають штамп «ОПЛАЧЕНО», пронумеровані порядковими номерами та відповідним кодом із зазначенням номера проекту та рахунку.
• Перевіряти точність, автентичність і повноту всіх супровідних документів, доданих до ваучера, перед видачею платежів.
• Щоденно оновлювати журнал банківських касових операцій (BTJ/CTJ).
• Закодуйте/введіть країну та поле фінансових транзакцій у Costpoint або інше програмне забезпечення для бухгалтерського обліку, яке використовується моїм ММК.
• Виконувати інші завдання, доручені Фінансовим менеджером або Фінансово-адміністративним директором.

Інші обов’язки

Виконувати інші завдання доручені супервайзером.

Мінімальні вимоги

Необхідні навички

• Ступінь бакалавра в галузі фінансів, бізнес-адміністрування, бухгалтерського обліку або в суміжній галузі;
• Не менше 3 років досвіду роботи у сфері фінансів/обліку, бажано в міжнародній організації;
• Хороші організаторські здібності та уважність до деталей, пов’язаних з документуванням витрат;
• Хороші комунікативні навички;
• Письмове та усне володіння українською та англійською мовами.

Компетенції

• Знання MS Office, у тому числі MS Word, Excel та Outlook.
• Здатність працювати у команді.
• Здатність інтегруватися та добре співпрацювати в мультиетнічній та мультикультурній команді.

Норми поведінки

Відповідно до даної посади, людина повинна сприяти та заохочувати культуру дотримання та етики в усій організації та підтримувати чітке розуміння стандартів відповідності Міжнародного Медичного Корпусу та етичних стандартів донорства. Співробітники також несуть відповідальність за запобігання порушення нашого кодексу поведінки та етичних норм, які можуть включати конфлікти інтересів чи етичних норм чи політики безпеки. Якщо ви бачите, чуєте або дізнаєтеся про порушення кодексу поведінки та етичних норм чи політики безпеки, ви зобов’язані про це повідомити.

Якщо це наглядова позиція, слід подавати приклад етичної поведінки через власну поведінку та нагляд за роботою інших; забезпечити, щоб ті, хто звітує перед вами, мали достатні знання та ресурси для дотримання стандартів, викладених у кодексі поведінки та етичних норм; контролювати відповідність підлеглих працівників; забезпечити дотримання кодексу поведінки та етичних норм та політики Міжнародного Медичного Корпусу, включаючи політику безпеки та захисту від приниження, знущання та сексуальних домагань на робочому місці, постійно та справедливо; підтримувати працівників, які сумлінно піднімають такі питання або виражають занепокоєння.

Безпека

Всі співробітники поділяють відповідальність та зобов’язання щодо безпеки та захисту населення, з яким ми працюємо, включаючи особливо вразливі категорії дорослих та дітей. Це включає захист від наступної поведінки наших співробітників або партнерів: сексуальна експлуатація та насилля; експлуатація праці, нехтування або насилля над дітьми, дорослими, що відносяться до групи ризику або ЛГБТ-представниками; будь яка форма торгівлі людьми.

Рівні можливості

Міжнародний Медичний Корпус з гордістю надає рівні можливості працевлаштування всім співробітникам і кваліфікованим кандидатам без урахування раси, кольору шкіри, релігії, статі, сексуальної орієнтації, національного або етнічного походження, віку, інвалідності або статусу ветерана.

Міжнародний Медичний Корпус пишається тим, що надає рівні можливості працевлаштування всім співробітникам і кваліфікованим кандидатам незалежно від раси, кольору шкіри, релігії, статі, сексуальної орієнтації, національного чи етнічного походження, віку, інвалідності чи статусу ветерана.