Ця вакансія вже завершена

Вакансія закрита

Фахівець відділу закупівель / Procurement Officer

Дніпро

Про організацію:

Норвезька рада у справах біженців (NRC) є незалежною гуманітарною організацією, яка допомагає людям, які змушені тікати. Ми працюємо в кризових ситуаціях у більш ніж 31 країні, щороку надаючи надзвичайну та довгострокову допомогу мільйонам людей. Ми захищаємо людей, які змушені втікати, відстоюючи їхні права. NRC є роботодавцем рівних можливостей і прагне до різноманітності персоналу з точки зору віку, статі, етнічного походження, національності та фізичних здібностей.

NRC запрошує на роботу Фахівця відділу закупівель в м. Дніпро

Загальні обов'язки позиції:

Забезпечувати дотримання політик NRC, довідників, інструкцій, та вимог донорів.
Впроваджувати портфель делегованих логістичних функцій відповідно до встановленого плану дій.
Проводити та контролювати щоденну оперативну закупівельну діяльність.
Допомагати в адмініструванні ресурсів, щоб результати були досягнуті в рамках встановлених бюджетів, часових рамок і стандартів.
Готувати та розробляти закупівельні звіти відповідно до вимог офісу в країні/регіоні.
Надавати підтримку в розробці довідників, інструкцій за запитом
Забезпечувати належне оформлення всіх супровідних документів відділу закупівель.
Просувати та обмінюватися ідеями щодо покращення логістичної функції.
Забезпечувати дотримання вимог NRC та, за необхідності, вимог донорів у процесі закупівель, а також заповнювати файли закупівель усіма необхідними документами для забезпечення аудиторського контролю.

Специфічні обов'язки:

Консультувати, підтримувати та надавати вказівки персоналу програм та департаментів підтримки щодо створення PR, проводити дослідження ринку та надавати приблизні ціни Програмам/Службі підтримки. Брати участь у плануванні закупівель/або запуску проекту та отримувати детальні плани закупівель за проектами для використання під час закупівель.
Контролювати усію документацію про закупівлю, таку як запити на закупівлю, запити цінових пропозицій, аналіз тендерних пропозицій, протоколи та контракти/угоди/замовлення на закупівлю, стежити, що документи належним чином підписуються уповноваженим персоналом перед тим, як будь-які запити на закупівлю надсилаються постачальникам.
Відвідувати засідання тендерного комітету, виконувати функції секретаря засідань тендерного комітету за необхідності та забезпечувати підписання протоколів засідань усіма членами комітету для подальшого здійснення платежів.
Активно та регулярно здійснювати пошук постачальників із застосуванням процесу попередньої кваліфікації (за необхідності) та створювати базу даних постачальників, яка включає інформацію про результати діяльності постачальників.
Забезпечувати, щоб форма закупівель Agresso велася і була доступною для розповсюдження Координатору з логістики (закупівлі) та іншим менеджерам/координаторам на регулярній щотижневій та щомісячній основі.
Вносити всі необхідні дані та правильно відображати всі етапи закупівель в системі закупівель Agresso відповідно до інструкції. Завантажувати в систему Agresso всі необхідні документи щодо закупівель.
Інформувати інших співробітників відділів підтримки та програм про поставку товарів або надання запитуваних послуг; завантажувати всю необхідну інформацію до електронного сховища файлів згідно з процедурами та вимогами NRC.
Підтримувати управління контрактами з делегованими постачальниками.
Проводити аналіз та створювати звіти про закупівельну діяльність на запит безпосереднього керівника.
Проводити перевірки надійності та належної добросовісності постачальників, включаючи внутрішніх постачальників NRC та постачальників партнерів-виконавців, відповідно до вимог NRC щодо управління ризиками та дотримання нормативних вимог.
Надавати підтримку партнерам-виконавцям протягом усього циклу партнерства, включаючи участь у відборі партнерів, забезпечення розвитку потенціалу у сфері закупівель, перевірку документів та процесів закупівель на відповідність процедурам NRC, а також співпрацю з командою фінансів під час перевірки фінансових звітів партнерів.
Повідомляти про всі потенційні випадки шахрайства за допомогою встановленої системи інформування.
Виконувати інші обов'язки, пов'язані з роботою, за вказівкою безпосереднього керівника.

Загальні професійні компетенції для цієї посади:

Досвід роботи в гуманітарному/відновлювальному контексті, технічні знання в гуманітарному секторі є сильною перевагою.
Попередній досвід роботи в складних та нестабільних умовах.
Задокументовані результати, пов'язані з обов'язками посади

Контекстні/специфічні навички, знання, необхідна освіта та досвід:

Базове знання контексту в регіонах, де працює NRC.
Мінімум 1 рік відповідного досвіду у сфері закупівель.
Досвід управління контрактами.
Досвід участі/проведення тендерів.
Досвід співпраці та координації з партнерами-виконавцями.
Досвід проведення вступних інструктажів з питань закупівель та логістики для персоналу та/або партнерів.
Досвід роботи з офісним програмним забезпеченням (Word, Excel).
Робоче знання англійської мови, як письмової, так і усної.
Вільне володіння українською мовою.

Ми пропонуємо: