Керівник з адміністративно-господарської діяльності / Head of Support Services

Данська рада у справах біженців (ДРБ) є міжнародною неурядовою організацією, яка просуває та підтримує довгострокові рішення проблем, з якими стикаються біженці та внутрішньо переміщені особи в усьому світі. 

Наразі ДРБ шукає Керівника/-цю з адміністративно-господарської діяльності, який/яка приєднаються до нашої команди у Києві.

Про роботу

Як Керівни/-ця з адміністративно-господарської діяльності, ви будете забезпечувати стратегічне керівництво та нагляд за всіма адміністративно-господарськими функціями (Support Services) в ДРБ Україна (фінанси, закупівля та логістика, управління персоналом, ІТ та адміністрація) з метою забезпечення ефективної, відповідної вимогам та масштабної реалізації програм у складних умовах діяльності з високим рівнем ризику. Ця роль гарантує, що адміністративно-господарські відділи сприяють, а не обмежують реалізацію програм, надаючи своєчасну, високоякісну та з урахуванням ризиків оперативну підтримку, одночасно захищаючи активи, персонал та ресурси донорів ДРБ відповідно до політики ДРБ, вимог донорів та національного законодавства.

Вашими основними обов'язками будуть:

Управління та лідерство

• Виступати в якості основного члена команди вищого керівництва (SMT), беручи участь у визначенні стратегічних пріоритетів та щоденному прийнятті рішень.
• Забезпечувати лідерство та лінійне управління для підтримки менеджерів адміністративно-господарського відділу, включаючи планування чисельності персоналу, управління ефективністю, добробут персоналу та професійний розвиток.
• Забезпечувати надання, моніторинг та звітність щодо послуг підтримки відповідно до пріоритетів програми та операційних потреб.
• Створювати та підтримувати високопродуктивні адміністративно-господарські команди, які постійно надають високоякісні, відповідні вимогам, та ефективні послуги.
• Керувати стратегічним розвитком, управлінням та постійним вдосконаленням адміністративно-господарської діяльності, систем та механізмів дотримання вимог.
• Забезпечувати своєчасну та належну технічну підтримку програм відповідно до організаційних пріоритетів та прийнятного рівня ризику.
• Контролювати підтримку процесів щорічного планування, бюджетування та перегляду.
• Забезпечувати відповідність операцій ДРБ в Україні політикам ДРБ, глобальним керівним принципам, вимогам донорів та національному законодавству.
• Розробляти та впроваджувати стратегічні підходи для забезпечення надійного дотримання правових, фінансових та адміністративних вимог у всіх областях діяльності в країні.

Управління операційною діяльністю

• Забезпечувати стратегічний нагляд та технічне керівництво всіма функціями оперативної підтримки на рівні країн.
• Забезпечувати підтримку та зміцнення оперативного потенціалу ДРБ для забезпечення швидкого реагування на надзвичайні ситуації, зокрема в сферах закупівель, логістики та фінансів.
• Забезпечувати постійну адаптацію адміністративно-господарського відділу до змін у географічному охопленні, масштабах діяльності та програмній стратегії ДРБ.
• Забезпечувати надання регіональним офісам адекватної, своєчасної та відповідної підтримки з боку адміністративно-господарських команд з головного офісу.
• Керувати розробкою та впровадженням плану управління ризиками на рівні країни, визначаючи ключові фінансові, юридичні та операційні ризики та відповідні заходи щодо їх мінімізації.
• Забезпечувати точність, актуальність та ефективне обслуговування всіх адміністративних, юридичних та систем дотримання вимог.
• Розвивати потенціал адміністративно-господарського персоналу в рамках операційної діяльності за допомогою структурованого наставництва, коучингу та навчання без відриву від роботи.
• Сприяти розробці та впровадженню глобальних ініціатив ДРБ та зусиль з посилення систем.
• Забезпечувати регулярне оновлення загального бюджету країни та його використання для інформування про розробку проектів, розподіл ресурсів та рішення щодо обмеження витрат; надавати регулярний аналіз бюджету SMT для підтримки стратегічного прийняття рішень.
• Здійснювати нагляд за всіма активними проектами, щоб забезпечити відповідність витрат затвердженим бюджетам та вимогам донорів щодо дотримання норм.

Управління ризиками, дотриманням вимог та аудитом

• Надавати підтримку Керівнику Представництва та SMT у взаємодії з донорами, аудиторами та органами влади з питань, пов'язаних з дотриманням вимог, реєстрацією та аудитом.
• Забезпечувати ефективний нагляд, внутрішній контроль, аудит та подальші дії щодо виправлення недоліків, пов'язаних з оперативними стандартами ДРБ у рамках адміністративно-господарських функцій.
• Надавати підтримку SMT у веденні актуального реєстру ризиків та забезпеченні своєчасного виконання узгоджених заходів щодо їх мінімізації.
• Брати участь у початкових та підсумкових засіданнях з аудиту та забезпечувати повну співпрацю протягом усього процесу аудиту.
• Керувати підготовкою та поданням відповідей керівництва на висновки внутрішнього та зовнішнього аудиту.

DRC Dynamics (ERP)

• Керувати стратегічним плануванням з метою посилення потенціалу персоналу та систематичного навчання, пов'язаного з функціональними можливостями DRC Dynamics (ERP).
• Використовувати звіти та аналітику даних з DRC Dynamics для підвищення операційної ефективності, дотримання вимог та загальної продуктивності.
• Виступати в ролі досвідченого користувача DRC Dynamics, зокрема в модулях фінансів та управління проектами.

Про вас:

Щоб бути успішним на цій посаді, ми очікуємо, що ви матимете щонайменше 5 років досвіду роботи у відповідній сфері та щонайменше 3 роки досвіду управління персоналом. Крім того, ми також очікуємо від вас наступне:

Обов’язково

• Досвід оперативного управління в одній або декількох з наступних сфер в умовах конфлікту: фінанси, закупівля, управління людськими ресурсами та/або інформацією.
• Вища освіта в галузі економіки, управління бізнесом, міжнародного розвитку або інших відповідних галузях.
• Досвід роботи на аналогічній посаді в міжнародній НУО.
• Наявність лідерських якостей та компетентності в управлінні персоналом.
• Розуміння та досвід інституційного фандрайзингу.
• Розуміння контексту та чутливість до культурної динаміки.
• Досвід роботи в системі ERP, включаючи системи закупівель, фінансів та управління персоналом.
• Досвід у розбудові потенціалу національних колег та партнерів.
• Вільне володіння англійською мовою в усній та письмовій формі.

Бажано

• Знання української мови буде перевагою.

Для усіх посад ДРБ вимагається, щоб особи, які їх займають, володіли ключовими компетенціями, визначеними ДРБ: 

• Прагнення до досконалості: Зосередженість на досягненні результатів з одночасним забезпеченням ефективності процесів.
• Співпраця: Залучення відповідних сторін та їх заохочення до надання зворотного зв’язку.
• Ініціативність: Особистий контроль ситуації та взяття на себе ініціативи, з одночасним прагненням до інновацій.
• Спілкування: Вміння ефективно і чесно слухати та говорити.
• Доброчесність: Дотримання та просування найвищих стандартів етичної та професійної поведінки стосовно цінностей та Кодексу поведінки ДРБ, включаючи захист від сексуальної експлуатації, насильства та домагань. 

Ми пропонуємо:

• Контракт: До січня 2028 року, з можливістю продовження на основі результатів роботи та фінансування після успішного проходження 3-місячного випробувального терміну.
• Рівень посади: Е1- управлінський
• Місце роботи:  Київ
• Дата початку: Травень 2026

Заробітна плата та умови відповідно до Умов працевлаштування національного та міжнародного персоналу Данської ради у справах біженців в Україні.

Процес подачі заявки:

Усі кандидати повинні завантажити супровідний лист і оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок англійською мовою).

Заявки, надіслані електронною поштою, не розглядатимуться. 

Кінцевий термін подачі заявок: 9 лютого 2026

Зверніть увагу, що відбір кандидатів буде проводитися на постійній основі. ДРБ залишає за собою право обрати кандидата до дати закриття вакансії, як тільки буде визначено відповідного кандидата.