Керівник групи по роботі з персоналом та адміністративних питань / HR & Administration Team Leader

Данська рада у справах біженців (ДРБ) є міжнародною неурядовою організацією, яка просуває та підтримує довгострокові рішення проблем, з якими стикаються біженці та внутрішньо переміщені особи в усьому світі. 

Наразі ДРБ шукає проактивного та уважного до деталей Керівника групи по роботі з персоналом та адміністративних питань, який доєднається до нашої команди у місті Суми.

Загальна мета ролі:

Під керівництвом Менеджера з адміністративно-господарської діяльності (Support Services Manager), Керівник групи по роботі з персоналом та адміністративних питань відповідає за координацію та управління роботою команди HR та команди з адміністративних питань, зокрема за процеси найму, ведення контрактів, моніторинг та оформлення документації відповідно до політик ДРБ та законодавства України. Також до обов’язків входить адміністрування таких процесів, як оренда приміщень, реєстрація іноземних колег, організація заходів, бронювання поїздок та ведення обліку адміністративних запасів. 

Вашими основними обов'язками на посаді будуть:

• Очолювати процес найму персоналу для регіону, включаючи розміщення оголошень, підготовку списків кандидатів, організацію співбесід, перевірку рекомендацій та оформлення відповідної документації.
• Забезпечувати відповідність кадрової документації законодавству у сфері трудового права та захисту персональних даних. Взаємодіяти з іншими офісами ДРБ в Україні для своєчасного та точного обміну документацією.
• Здійснювати оформлення прийому, переведення та звільнення працівників відповідно до трудового законодавства, нормативних актів, інструкцій, а також наказів керівника Представництва.
• Формувати та вести особові справи працівників, забезпечувати своєчасне надсилання цих справ до Центрального офісу ДРБ.
• Забезпечувати дотримання Політики відпусток усіма працівниками ДРБ у зоні відповідальності
• Готувати внутрішні накази та передавати їх до архіву Центрального офісу ДРБ.
• Виконувати роль HR-користувача в системі DRC Dynamics (ERP), включаючи оформлення прийому, звільнення та продовження контрактів, перевірку запитів на відпустки та їх затвердження, а також управління виплатами та компенсаціями.
• Координувати подання інформації щодо медичного страхування до страхової компанії відповідно до змін у списку працівників; координувати запити працівників зі страховими компаніями.
• Готувати та подавати необхідні щомісячні звіти для цілей аудиту.
• Забезпечувати ведення обліку всієї інформації, пов’язаної з людськими ресурсами, та її своєчасне надсилання відповідним сторонам.
• Оформлювати всі необхідні угоди, дозволи та ліцензії, необхідні для діяльності ДРБ в офісі м. Суми, у встановлені терміни.
• Створювати та підтримувати ефективну систему зберігання документів, включаючи архівування ключових матеріалів. 
• Забезпечувати щомісячне оновлення списків персоналу регіонального офісу.
• Керувати роботою адміністративної команди та надавати технічну підтримку щодо пошуку нових приміщень, бронювання житла та квитків.
• Забезпечувати дотримання процедур ДРБ та донорів, а також використання економічно ефективних процесів у будь-який час.
• Забезпечувати своєчасне заповнення та подання необхідних адміністративних звітів.
• Слідкувати за регулярним (щотижневим і щомісячним) оновленням усіх адміністративних трекерів відповідно до вимог, зокрема щодо приміщень, платежів, постачань та витратних матеріалів.
• Забезпечувати проведення практичного навчання для всієї команди HR/з адміністративних питань в регіоні та за потреби звертатися по підтримку до центрального HR-відділу.

Про вас:

Щоб бути успішним на цій посаді, ми очікуємо, що ви матимете щонайменше 3 роки досвіду роботи у сфері управління персоналом, адміністративної діяльності, інформаційної роботи або у суміжній сфері. Крім того, ми також очікуємо від вас наступне:

Обов’язкові вимоги:

• Вища освіта за спеціальністю «Управління персоналом та трудове право», «Право», «Документознавство та інформаційна діяльність», «Діловодство» або у суміжній галузі.
• Відмінні організаційні та навички тайм-менеджменту, здатність ефективно визначати пріоритети та виконувати кілька завдань одночасно.
• Сильне почуття особистої доброчесності, розуміння питань конфіденційності та професійної етики.
• Чудове володіння MS Word, Excel, PowerPoint та іншими онлайн-інструментами.
• Обов’язкове володіння англійською та українською мовами.

Для усіх посад ДРБ вимагається, щоб особи, які їх займають, володіли ключовими компетенціями, визначеними ДРБ: 

• Прагнення до досконалості: Зосередженість на досягненні результатів з одночасним забезпеченням ефективності процесів.
• Співпраця: Залучення відповідних сторін та їх заохочення до надання зворотного зв’язку.
• Ініціативність: Особистий контроль ситуації та взяття на себе ініціативи, з одночасним прагненням до інновацій.
• Спілкування: Вміння ефективно і чесно слухати та говорити.
• Доброчесність: Дотримання та просування найвищих стандартів етичної та професійної поведінки стосовно цінностей та Кодексу поведінки ДРБ, включаючи захист від сексуальної експлуатації, насильства та домагань. 

Ми пропонуємо:

Тривалість контракту: 12 місяців після успішного проходження 3-місячного випробувального терміну 
Рівень: G - управлінський
Місце роботи: Суми
Дата початку: якнайшвидше

Заробітна плата та умови будуть відповідати Умовам працевлаштування персоналу Датської ради у справах біженців в Україні.

Процес подачі заявки

Усі кандидати повинні надіслати супровідний лист та оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок) англійською мовою. 

Заявки, надіслані електронною поштою, розглядатися не будуть. 

Кінцевий термін подачі заявок: 7 грудня 2025 року

Зверніть увагу, що відбір кандидатів буде проводитися на постійній основі. ДРБ залишає за собою право обрати кандидата до дати закриття вакансії, як тільки буде визначено відповідного кандидата.