Керівник групи по роботі з персоналом та адміністративних питань / Human Resources and Administration Team Leader

Датська рада у справах біженців (ДРБ) є міжнародною неурядовою організацією, яка просуває та підтримує довгострокові рішення проблем, з якими стикаються біженці та внутрішньо переміщені особи в усьому світі. 

ДРБ працює в Україні з 2014 року, штат ДРБ вже налічує понад 800 співробітників в Україні та продовжить значне розширення у 2024 році, для швидкого реагування на надзвичайну ситуацію в секторах соціального захисту, забезпечення засобами до існування, забезпечення житлом та непродуктовими наборами, гуманітарного розмінування та миробудівництва (гуманітарне розмінування), шляхом прямого втручання та підтримки вповноважених осіб та громадських організацій (ГО). ДРБ й надалі впроваджуватимуть свій набір довгострокових рішень для вирішення проблем в рамках обставин, що змінюються.

Наразі ДРБ шукає висококваліфікованого Керівника групи по роботі з персоналом та адміністративних питань для роботи в нашому офісі у Чернігові.

Загальна мета ролі:

Під керівництвом Менеджера з адміністративно-фінансової діяльності, Керівник групи по роботі з персоналом та адміністративних питань відповідатиме за координацію та керівництво групою по роботі з персоналом та адміністративних питань в частині супроводу контрактів на найм працівників та ведення документації відповідно до політик ДРБ та українського законодавства, а також за адміністративні процеси, такі як договори оренди приміщень, реєстрація іноземних колег, організація заходів, бронювання подорожей та контроль за запасами адміністративних товарів. Вашим місцем роботи буде офіс ДРБ у м. Чернігові, але ви також надаватимете технічну підтримку офісу в Сумах, Ічні та Іванкові.

Вашими основними обов'язками будуть:

• Керівництво процесом підбору персоналу, включаючи розміщення вакансій, підготовку лонг-листа, організацію співбесід, перевірку рекомендацій та відповідної документації.
• Забезпечення відповідності кадрової документації законодавству у сфері трудового права та захисту персональних даних. 
• Забезпечення взаємодії з іншими офісами ДРБ в Україні з метою забезпечення своєчасного та точного документообігу.
• Здійснення прийому, переведення та звільнення працівників відповідно до трудового законодавства, положень, інструкцій, а також наказів Керівника Представництва.
• Формування та ведення особових справ працівників, забезпечення своєчасної передачі особових справ до головного офісу ДРБ в Україні.
• Забезпечення дотримання політики відпусток усіма співробітниками ДРБ в зоні відповідальності.  
• Забезпечення підготовки внутрішніх наказів та надсилання їх на зберігання до головного офісу ДРБ  в Україні. 
• Виконання ролі користувача відділу кадрів у Dynamics DRC (ERP), включаючи найм, розірвання та продовження контрактів працівників, перевірку запитів на відпустки та їх затвердження, пільги та компенсації.
• Здійснення координації подання інформації про медичне страхування до страхових компаній відповідно до існуючих змін у списку співробітників; координація запитів від співробітників зі страховими компаніями.
• Забезпечення щомісячної підготовки та подання необхідних звітів для цілей аудиту.
• Забезпечення ведення обліку всієї інформації, пов'язаної з людськими ресурсами, та її своєчасне надсилання відповідним сторонам.
• Оформлення всіх необхідних договорів, дозволів та ліцензій, необхідних для діяльності ДРБ в офісах у Чернігові та Сумах, у встановлені терміни.
• Створення та підтримка надійної системи документообігу, включаючи архівування ключових документів.
• Здійснення нагляду та надання технічної підтримки адміністративній команді в питаннях пошуку нових приміщень, проживання та бронювання квитків.
• Забезпечення дотримання процедур ДРБ та донорів, а також постійне застосування економічно ефективних процесів.
• Забезпечення своєчасного заповнення та подання необхідних адміністративних звітів.
• Забезпечення щотижневого та щомісячного оновлення всіх адміністративних трекерів відповідно до вимог, наприклад, щодо приміщень, платежів, матеріалів та витратних матеріалів тощо.
• Забезпечення проведення тренінгів на робочому місці для всіх регіональних HR/адміністративних команд та звернення за підтримкою до відділу кадрів в головному офісі ДРБ в Україні, якщо це необхідно.

Про вас

Щоб бути успішним на цій посаді, ми очікуємо, що ви матимете щонайменше 3 досвіду роботи в управлінні персоналом, адмініструванні, інформаційній діяльності або в суміжних галузях. Крім того, ми також очікуємо від вас наступне:

• Вища освіта за спеціальністю «Управління персоналом та економіка праці», «Правознавство», «Документознавство та інформаційна діяльність», «Діловодство» або спорідненою спеціалізацією.
• Відмінні організаційні навички та навички тайм-менеджменту, вміння розставляти пріоритети в роботі та справлятися з декількома обов'язками.
• Сильне почуття особистої доброчесності та розуміння конфіденційності та етики.
• Володіння програмами Microsoft Office, Internet Explorer, Outlook.
• Знання англійської та української мов є обов'язковим.

Для усіх посад ДРБ вимагається, щоб особи, які їх займають, володіли ключовими компетенціями, визначеними ДРБ: 

• Прагнення до досконалості: Зосередженість на досягненні результатів з одночасним забезпеченням ефективності процесів.
• Співпраця: Залучення відповідних сторін та їх заохочення до надання зворотного зв’язку.
• Ініціативність: Особистий контроль ситуації та взяття на себе ініціативи, з одночасним прагненням до інновацій.
• Спілкування: Вміння ефективно і чесно слухати та говорити.
• Доброчесність: Дотримання та просування найвищих стандартів етичної та професійної поведінки стосовно цінностей та Кодексу поведінки ДРБ, включаючи захист від сексуальної експлуатації, насильства та домагань. 

Ми пропонуємо:

• Контракт: Безстроковий контракт після успішного проходження 3-місячного випробувального терміну
• Рівень: G – управлінський 
• Місце виконання обов'язків: Чернігів
• Дата початку: грудень 2024

Заробітна плата та умови відповідно до Умов працевлаштування національного персоналу Данської ради у справах біженців.

Процес подачі заявки:

Усі заявники повинні завантажити супровідний лист і оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок англійською мовою).

Заявки, надіслані електронною поштою, не розглядатимуться.

Кінцевий термін подачі заявок: 20 листопада 2024