Менеджер з адміністративної та програмної діяльності / Base Manager

Датська рада у справах біженців (ДРБ) є міжнародною неурядовою організацією, яка просуває та підтримує довгострокові рішення проблем, з якими стикаються біженці та внутрішньо переміщені особи в усьому світі. 

ДРБ працює в Україні з 2014 року, штат ДРБ вже налічує понад 800 співробітників в Україні та продовжить значне розширення у 2024 році, для швидкого реагування на надзвичайну ситуацію в секторах соціального захисту, забезпечення засобами до існування, забезпечення житлом та непродуктовими наборами, гуманітарного розмінування та миробудівництва (гуманітарне розмінування), шляхом прямого втручання та підтримки вповноважених осіб та громадських організацій (ГО). ДРБ й надалі впроваджуватимуть свій набір довгострокових рішень для вирішення проблем в рамках обставин, що змінюються.

Наразі ДРБ шукає висококваліфікованого Менеджера з адміністративної та програмної діяльності, що приєднається до команди у м.Суми.

Загальна ціль посади 

Як Менеджер з адміністративної та програмної діяльності, ви будете відповідати за те, щоб програма, яка реалізовується в Україні, та її допоміжні структури на рівні польових офісів були добре розроблені, відповідали вимогам донорів, були ефективними, забезпечені ресурсами та відповідали принципам підзвітності ДРБ (Основним гуманітарним стандартам). Ви звітуватимете Регіональному менеджеру і тісно співпрацюватимете з обома Керівниками програм, а також з командою Регіональної підтримки з метою забезпечення найвищої якості реалізації програм у зоні відповідальності. Крім цього, ви також відповідатимете за розбудову відносин із ключовими зовнішніми партнерами та іншими зацікавленими сторонами в регіоні, а також, за потреби, підтримуватимете фандрейзинг програми.

Вашими основними обов’язками будуть:

• Забезпечувати стабільне та надійне лідерство, керівництво всіма відділами, що працюють в області. Це включає усунення непорозумінь і надання порад, рекомендацій і вказівок за потреби.
• Брати участь у виконанні основних функцій управління персоналом відділів, включаючи заохочення, підбір кадрів, дисциплінарні заходи.
• Контролювати фінанси, адміністративний персонал, закупівлі та матеріально-технічне забезпечення, забезпечуючи відповідність витрат процедурам ДРБ, правилам донорів та національному законодавству.
• Забезпечувати впровадження та розуміння співробітниками всіх інструментів підзвітності (наприклад, CHS, Кодексу поведінки співробітника ДРБ) у офісі. 
• Забезпечувати безпеку офісу та безпеку персоналу ДРБ та активів у його/її зоні відповідальності, у координації з відділом безпеки.
• Розуміти локальний контекст, включаючи розуміння потреб, ресурсів та інших учасників у зоні діяльності ДРБ. Він/вона повинен мати можливість чітко сформулювати пріоритетні програмні та географічні сфери втручання. Координувати роботу з іншими відділами в ДРБ для полегшення перенаправлення та обміну інформацією.
• Підтримувати та контролювати планування діяльності програмного персоналу.
• Підтримувати програмну діяльність у визначенні потреб у закупівлях та фінансуванні.
• Приєднуватися до візитів на місця для здійснення незалежного спостереження за програмною діяльністю для моніторингу якості, ефективності та результативності діяльності ДРБ та допомагати долати виклики, якщо це необхідно.
• Сприяти обміну інформацією між допоміжними та програмними функціями, між офісами на місцях, а також між офісами на місцях і головним офісом країни, гарантуючи, що особи, які приймають рішення, мають актуальну інформацію, а персонал на всіх рівнях має додатковий канал, щоб висловити свої думки та експертні пропозиції.
• Підтримувати оцінки та місії з вивчення фактів для створення нових або подальших проєктів і надавати необхідну підтримку для підготовки концепцій, пропозицій і звітів.
• На підставі нотаріально посвідченої довіреності підписувати від імені ДРБ документи, що мають обов'язкову силу. Це вимагає високого рівня знайомства з політикою, законодавством і внутрішніми рішеннями.
• Підтримувати потреби управління майном. Це включає в себе зв’язок з орендодавцями та визначення нових об’єктів у разі потреби.
• Здійснювати контроль щодо використання та відповідності потреб бюджетів та бюджетних статей, виділених для діяльності офісу. Забезпечувати планування та належне управління видатками бюджетів та виділених бюджетних статей.
• Розвивати добрі стосунки з ключовими гуманітарними партнерами, включаючи агентства ООН, міжнародні організації та донорів, шляхом регулярної участі в координаційних зустрічах/кластерах і двосторонніх зустрічах. Підтримувати сильну контекстну обізнаність про те, хто чим займається в області діяльності ДРБ, і якнайбільше оновлюйте контакти.

Ролі, що підпорядковуються цій посаді: Команди з адміністративної та програмної діяльності

Ця роль підпорядковується: Регіональний менеджер 

Про вас:

Щоб бути успішним на цій посаді, ми очікуємо, що ви матимете щонайменше 3 роки управлінського досвіду в міжнародних неуродявих організаціях або у відповідних сферах.

Окрім цього ми очікуємо, що ви матимете:

• Вища освіта у відповідній галузі
• Попередній досвід роботи в ДРБ буде перевагою
• Високий рівень навичок управління людьми та лідерства
• Високий рівень навичок письма та публічних виступів англійською, українською та російською мовами
• Досвід і знання належної практики у сфері фінансів, закупівель, безпеки та управління персоналом в Україні та в гуманітарних організаціях
• Досвід управління проектами та підтверджені організаційні навички
• Досвід роботи з національними партнерами та місцевими/державними органами влади
• Професійний досвід роботи з внутрішньо переміщеними особами та/або біженцями
• Вільне володіння англійською мовою (говоріння, письмо, читання) є обов'язковим
• Вільне володіння українською мовою є обов'язковим

Для усіх посад ДРБ вимагається, щоб особи, які їх займають, володіли ключовими компетенціями, визначеними ДРБ: 

• Прагнення до досконалості: Зосередженість на досягненні результатів з одночасним забезпеченням ефективності процесів.
• Співпраця: Залучення відповідних сторін та їх заохочення до надання зворотного зв’язку.
• Ініціативність: Особистий контроль ситуації та взяття на себе ініціативи, з одночасним прагненням до інновацій.
• Спілкування: Вміння ефективно і чесно слухати та говорити.
• Доброчесність: Дотримання та просування найвищих стандартів етичної та професійної поведінки стосовно цінностей та Кодексу поведінки ДРБ, включаючи захист від сексуальної експлуатації, насильства та домагань. 

Ми пропонуємо:

• Контракт: з відкритим терміном після успішного завершення початкового 3-місячного випробувального терміну.
• Рівень: F2 – управлінський 
• Місце виконання обов'язків: Суми
• Дата початку: якнайшвидше

Заробітна плата та умови відповідно до Умов працевлаштування національного персоналу Данської ради у справах біженців.

Процес подачі заявки:

Усі заявники повинні завантажити супровідний лист і оновлене резюме (не більше чотирьох сторінок англійською мовою).

Заявки, надіслані електронною поштою, не розглядатимуться.

Кінцевий термін подачі заявок: 10 жовтня 2024

Ми заохочуємо кандидатів подавати заявки якомога раніше, оскільки ДРБ залишає за собою право закрити вакансію раніше початкового дедлайну, якщо буде знайдено відповідного кандидата.