Керівник відділу закупівель / Procurement Manager (Re-announced)

Save the Children International — гуманітарна організація з понад 100-річною історією. Save the Children була заснована у травні 1919 року в Лондоні. 

SCI працює в Україні з 2014. Починала свою роботу на території Донецької області. В теперішній час SCI розширює свою діяльність на вісім міст України.

Ми працюємо в напрямках освіти, захисту дітей, подолання дитячої бідності, охорони здоров’я, а також проводимо адвокаційну діяльність, пов’язану із захистом прав дітей.

МЕТА ПОСАДИ:

Ця роль насамперед зосереджена на розробці та впровадженні стратегій закупівель, узгоджених з регіональними та глобальними пріоритетами, щоб забезпечити ефективне використання коштів, якісні товари та послуги. Вона передбачає управління та просування функції закупівель серед внутрішніх зацікавлених сторін, структурування організації закупівель для підвищення ефективності, забезпечення керівництва командою закупівельників та нагляд за процесами закупівель для забезпечення відповідності та своєчасного виконання замовлень. Крім того, це планування та здійснення закупівель, оперативна закупівельна діяльність, відстеження замовлень на закупівлю, забезпечення своєчасного виконання замовлень, вирішення операційних проблем, впровадження заходів з управління закупівлями для забезпечення дотримання політик і процедур, а також боротьба з шахрайством.

ОСНОВНІ ОБОВ'ЯЗКИ:

• Стратегія (30%) Розробка та впровадження планів і стратегії закупівель в країні відповідно до регіональних та глобальних пріоритетів у сфері закупівель з метою забезпечення ефективного використання коштів донорів, надання якісних товарів і послуг бенефіціарам та перевиконання операційних ключових показників ефективності (KPI). Управління та комунікація з вищими внутрішніми зацікавленими сторонами з метою підвищення ролі функції закупівель, впровадження найкращих практик та операційної ефективності на благо країни. 
• Управління командою (30%) Структурування та впровадження організаційної структури закупівель відповідно до цільової операційної моделі закупівельного офісу країни для забезпечення того, щоб команди або окремі співробітники окремо зосереджувалися на управлінні, пошуку постачальників та закупівлях як окремих можливостях в рамках команди. 
  Забезпечення керівництва та управління командою закупівельників та функціонального керівництва співробітниками відділу закупівель у регіональному офісі/місцевому відділенні. 
  Нагляд за впровадженням та моніторинг усіх процесів закупівель з метою забезпечення дотримання процедур та своєчасного постачання товарів і послуг.   
• Пошук постачальників (10%) Розробка, підтримка та реалізація безперервного процесу пошуку постачальників. 
  Робота з внутрішніми зацікавленими сторонами, щоб зрозуміти майбутній попит на програми та внутрішні офісні/функціональні потреби, а також прогнозування майбутнього попиту. 
  Пропагувати в рамках всієї організації ефективне планування потреб у закупівлях на етапі подання пропозицій. 
  Планування діяльності команди для проведення проактивних процедур пошуку постачальників (тендери, котирування) для задоволення майбутніх потреб проекту.  
  Здійснення та/або нагляд за процедурами пошуку постачальників з метою підписання контрактів та рамкових угод з постачальниками, які відповідають нашим бізнес-вимогам та забезпечують оптимальне співвідношення ціни та якості.  
• Закупівлі (10%) Здійснення нагляду за всіма операційними закупівлями, забезпечуючи отримання, перевірку та обробку заявок на закупівлю відповідно до бізнес-вимог.  
  Забезпечення відстеження замовлень на закупівлю від моменту видачі до виконання замовлення 
  Взаємодія з відповідними внутрішніми відділами та програмами для забезпечення вчасного виконання замовлень відповідно до очікувань. 
  Вирішення операційних проблем, пов'язаних з поставками та оплатою, і передача їх на розгляд відповідним відділам. 
• Управління (20 %) Впровадження та забезпечення дотримання нашої Політики закупівель, Посібника із закупівель та встановлених процедур закупівель 
  Задати рішучий тон, що шахрайство є неприйнятним 
  Керувати впровадженням глобальної системи SCI Source to Pay, тобто Pro Save

Щоб бути успішним, Вам необхідно мати: 

Бакалавр у сфері закупівель та логістики або суміжних галузях, ступінь магістра є перевагою.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування
• Міжнародні умови праці
• Робочий день з 9 до 17 години
• Медичне страхування з першого робочого дня
• Курси іноземної мови за рахунок організації
• Офіс в центрі

Політика захисту дітей:

Ми повинні гарантувати безпеку дітей, тому наш процес відбору передбачає сувору перевірку даних та відображає наше зобов’язання захищати дітей від насильства. 

Здоров'я і безпека:

Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування.

Якщо  Вас зацікавила вакансія, чекаємо на Ваш відгук. Резюме англійською мовою буде перевагою при розгляді. Також, будемо вдячні, якщо Ви вкажете очікуваний рівень зарплатні та рівень володіння англійською мовою.

ROLE PURPOSE: 

The role primarily focuses on developing and implementing procurement strategies aligned with regional and global priorities to ensure value for money, quality goods, and services. It involves managing and promoting the procurement function to internal stakeholders, structuring the procurement organization for efficiency, providing leadership to the procurement team, and overseeing procurement processes to ensure compliance and timely delivery. Additionally, it entails sourcing planning and execution, operational procurement activities, tracking purchase orders, ensuring timely order fulfillment, addressing operational challenges, and implementing procurement governance measures to ensure compliance with policies and procedures, as well as advocating against fraud.

KEY AREAS OF ACCOUNTABILITY :  

•  Strategy(30%) 

Develops and implements the country Procurement plans and strategy aligned to regional and global Procurement priorities with the aim of delivering value for money to our donors, quality goods and services to our beneficiaries and exceeding our operational KPIs. 

Manage and communicate with senior internal stakeholders to promote the role of the Procurement function, to drive best practices and operational efficiencies for the benefit of the country. 

• Team Management (30%) 

Structure and implement a Procurement organizational structure in line with the target Procurement Country Office operating model to ensure teams or individuals are separately focused on management, sourcing, and buying as discrete capabilities within the team. 

Provide leadership and management to the Procurement team and functional leadership to Procurement staff at Area Office/ Field Office 

Oversee the implementation and monitoring of all Procurement processes to ensure compliance to procedures and timely delivery of goods and services.   

• Sourcing (10%) 

Develop, maintain and deliver the rolling Sourcing Pipeline. 

Work with internal stakeholders to understand future demand for programs and internal office / functional needs and to forecast future demand. 

Advocate across the organization for effective planning of Procurement needs at the proposal stage. 

Plan the team’s activities to run proactive sourcing procedures (tenders, quotations) to meet project future demand.  

Deliver and/or oversee sourcing procedures to sign contracts and Framework Agreements with suppliers that meet our business requirements and deliver value for money.  

• Buying (10%) 

Oversee all operational Procurement activities ensuring that we are receiving, validating and processing purchase requisitions in line with business requirements.  

Ensuring the tracking of Purchase Orders from issuance to order fulfilled 

Liaison with relevant internal departments and programs to ensure that order fulfillment is on time and in line with expectations. 

Deal with operational challenges around deliveries and payment and escalate to relevant departments. 

• Governance (20%) 

Implement and ensure compliance to our Procurement Policy, Procurement Manual and established Procurement Procedures 

Set a strong tone from the top that fraud is unacceptable 

Lead on implementing SCI global Source to Pay system i.e. Pro Save

QUALIFICATIONS   

Bachelors in in Procurement I Logistics or related area, Master's degree an advantage 

We offer:

• Official employment
• International working conditions
• Working day from 9 a.m. to 5 p.m

Child Safeguarding:

We need to keep children safe so our selection process, which includes rigorous background checks, reflects our commitment to the protection of children from abuse. 

Health and Safety:

The role holder is required to carry out the duties in accordance with SCI Health and Safety policies and procedures. 

If you are interested in the vacancy, we are looking forward for your response. A СV in English will be an advantage. Also, we will be grateful if you indicate the expected salary level and the level of English language proficiency.