Finance Officer - Фінансовий консультант

Save the Children International — гуманітарна організація з понад 100-річною історією. Save the Children була заснована у травні 1919 року в Лондоні.  SCI працює в Україні з 2014. Починала свою роботу на території Донецької області. В теперішній час SCI розширює свою діяльність на вісім міст України, і Дніпро є одним із них.  Ми працюємо в напрямках освіти, захисту дітей, подолання дитячої бідності, охорони здоров’я, а також проводимо адвокаційну діяльність, пов’язану із захистом прав дітей. 

ОСНОВНІ ОБОВ'ЯЗКИ:

• Вести повну бухгалтерську звітність відповідно до Посібника з фінансів Регіонального офісу Save the Children International SCI-Україна.
• Здійснювати підготовку Головної книги банківських рахунків і готівкових коштів та автономної електронної таблиці з готівки (GLACOS), щоденне введення фінансових даних за допомогою трекерів.
• Забезпечувати, щоб усі платежі були належним чином закодовані для відображення в активних грантах, а також повну авторизацію відповідного розпорядника бюджету відповідно до Схеми делегування повноважень SCI-Україна.
• Забезпечувати, щоб усі заходи з реалізації програми, які вимагають прямої чи опосередкованої участі у виплаті готівкових коштів постачальникам, підрядникам, бенефіціарам, були надійно захищені шляхом розподілу обов'язків.
• Допомагати Фінансовому координатору у зміцненні внутрішнього контролю та середовища для внутрішнього контролю.
• Забезпечувати належний розподіл обов'язків для кожного завдання з управління фінансами.
• Щомісяця здійснювати передоплати (наприклад, за оренду, інтернет-послуги тощо) та керувати графіком у системі управління фінансами (FMS).
• Забезпечувати регулярну підготовку щомісячних звірок за всіма банківськими рахунками.
• Допомагати Фінансовому координатору у відстеженні всіх балансових рахунків щомісяця та наприкінці кожного гранту.
• Підтримувати щомісячні графіки та звірки активів і пасивів, а також забезпечувати звірку всіх залишків із системою управління фінансами (FMS).
• Забезпечувати, щоб щоденні фінансові питання вирішувалися систематично, точно і з дотриманням прозорості.
• Щоденно здійснювати моніторинг грошових та банківських потоків та підтримувати тісну координацію з фінансовими установами для забезпечення безперебійного руху грошових коштів. Забезпечувати безпеку грошових коштів SCI від встановлених / визначених ризиків.
• Допомагати Фінансовому координатору під час внутрішнього та зовнішнього аудиту, аудиту конкретних з боку донорів, будь-якої уповноваженої третьої сторони, яка здійснює перевірку фінансової документації.
• Тісно співпрацювати з Польовим експертом з питань грантів, щоб повністю розуміти фінансові аспекти та аспекти дотримання вимог портфоліо, що фінансуються донорами, а також використовувати Систему управління грантами (AMS) для розуміння вимог донорів щодо фінансової діяльності.
• Підтримувати робочі відносини з партнерами SCI-Україна та надавати підтримку польовому та національному офісам для забезпечення безперебійної фінансової реалізації проєктів через партнерів.
• Повідомляти про будь-які виявлені фінансові ризики / шахрайські дії безпосередньо польовому менеджеру та регіональному фінансовому директору.
• Допомагати Фінансовому координатору своєчасно подавати всі внутрішні та зовнішні фінансові звіти.
• Щодня переглядати офіційну електронну пошту, своєчасно та належним чином відповідати на запити постачальників та колег, а також забезпечувати, щоб будь-які проблемні питання доводилися до відома безпосереднього керівника якомога швидше.
• Забезпечувати, щоб підзвітні цій посаді особи повністю відповідали політиці та процедурам SCI-Україна, а також організовувати тренінги на робочому місці та за його межами для розвитку навичок у сфері фінансового менеджменту.

КВАЛІФІКАЦІЇ:

• Ступінь бакалавра в галузі фінансів або бухгалтерського обліку.

ДОСВІД ТА НАВИЧКИ

Ключові компетенції:

• 1-2 роки попереднього досвіду в управлінні фінансами з хорошими математичними навичками
• Досвід роботи в мультивалютному середовищі.
• Здатність працювати швидко і точно, уважність до деталей, особливо в умовах напруженої роботи
• Хороші навички роботи з MS Excel, а також хороші навички аналітичного мислення, вміння працювати з великими обсягами даних.
• Хороші організаційні та адміністративні навички, щоб забезпечити своєчасну подачу всієї документації та легкий доступ до неї
• Хороші навички спілкування телефоном, віч-на-віч і в письмовій формі, щоб мати можливість чітко пояснювати процеси та розв'язувати питання з постачальниками та іншими колегами.
• Енергійність, гнучкість та ініціативність, вміння працювати як самостійно, так і в команді та підтримувати добрі робочі стосунки.
• Здатність працювати в рамках встановлених правил оплати рахунків/витрат та виявляти випадки, коли ці правила не дотримуються.
• Прихильність до цінностей Save the Children 

Бажано:

• Знання фінансової системи Agresso або будь-якої іншої автоматизованої фінансової системи
• Добре володіння письмовою та усною англійською мовою 
• Досвід роботи у сфері реагування на надзвичайні ситуації.

Save the Children International is the humanitarian organization with more than 100 years of history. Save the Children was founded in May 1919 in London. SCI has been working in Ukraine since 2014. The Organization started its work in the territory of the Donetsk region. Currently, SCI is expanding its activities to eight cities of Ukraine, and Dnipro is one of them. We work in the directions of education, child protection, overcoming child poverty, health care, and also we have advocacy activities related to the protection of children's rights.

KEY AREAS OF ACCOUNTABILITY :

• Maintain complete books of accounts, as per Save the Children International SCI-Ukraine CO Finance Manual.
• Prepare Bank and cash General Ledger and Cash Offline Spreadsheet (GLACOS), financial data entry on daily basis with trackers.
• Ensure that all payments are properly coded to record against active Awards and complete authorization of respective Budget Holder as per SCI-Ukraine Scheme of Delegation.
• Ensure that all program implementation activities require direct or indirect involvement of disbursement of hard cash to suppliers, contractors, beneficiaries should safe guarded by segregation of duty.
• Assist FC to strengthen internal controls & internal controls environment.
• Ensure appropriate segregation of duties for each & every financial management task.
• On monthly basis follow-up prepayments (like rent, Internet service……etc.) and manage schedule on Financial Management system FMS.
• Ensure that monthly bank reconciliations for all Bank accounts are prepared on regularly basis.
• Assist FC in tracking of all balance sheets accounts on monthly basis and at the end of each award.
• Maintain Asset & liabilities monthly schedules & reconciliations & ensure that all balances are reconciled with Financial Management system (FMS).
• Ensure that daily financial matters are handled in a systematic, accurate and transparent manner.
• Monitor cash & bank flows on daily basis and maintain close coordination with financial institutions to ensure smooth cash flows. Safeguard SCI- cash from assessed / known risks.
• Assist FC during Internal & external audit, donor specific audit, any authorized third-party review of financial records.
• Closely work with Field Office Awards Coordinator to fully understand financial & compliance aspects of donor funded portfolio and use Award Management System (AMS) to understand donor financial compliance requirements.
• Maintain working relationship with SCI-Ukraine partners and support Field Office & Country Office to ensure smooth financial implementation of projects through partners.
• Escalate any noted financial risks / fraud activities directly to Field Manager and Country Finance Director.
• Assist FC in Submit all Internal & external financial reports in a timely manner.
• Review the official e-mails on a daily basis, respond to queries from suppliers and colleagues in a timely and appropriate manner, and ensure any problematic issues are raised with the line manager at the earliest opportunity.
• Ensure that reporting position to this post fully comply with SCI-Ukraine policy & procedures and arrange on / off job trainings to grow skills in the Field of financial management.

SKILLS AND BEHAVIOURS 

Accountability:

• Holds self-accountable for making decisions, managing resources efficiently, achieving and role modelling Save the Children values.
• Holds the team and partners accountable to deliver on their responsibilities - giving them the freedom to deliver in the best way they see fit, providing the necessary development to improve performance and applying appropriate consequences when results are not achieved.
• Creates a managerial environment to lead, enable and maintain our culture of child safeguarding.

QUALIFICATIONS :

Bachelor degree in Finance or Accounting.

EXPERIENCE AND SKILLS

Essential

• Previous 1-2 years financial management experience with good numeracy skills.
• Experience of working in a multi-currency environment.
• Ability to work quickly and accurately and attention to detail especially under pressure
• Good MS Excel and analytical skills, ability to work with large amounts of data.
• Good organisation and administration skills to ensure that all documentation is filed on a timely basis and is easily accessible
• Good communication skills on the phone, face-to-face and in writing to be able to explain processes clearly and resolve queries with suppliers and other colleagues.
• An energetic, flexible and proactive approach with the ability to work both independently and co-operatively within a team setting and maintain good working relationships
• Ability to work within set guidelines for the payment of invoices/expenses and identify instances when the guidelines are not being followed.
• Commitment to Save the Children values

Desirable

• Knowledge of Agresso finance system or any other automated financial system
• Good written & oral English proficiency · Experience of working for emergency responses.