Асистент з адміністративних питань / Admin Assistant

Save the Children International — гуманітарна організація з понад 100-річною історією. Save the Children була заснована у травні 1919 року в Лондоні. 

SCI працює в Україні з 2014. Починала свою роботу на території Донецької області. В теперішній час SCI розширює свою діяльність на вісім міст України.

Ми працюємо в напрямках освіти, захисту дітей, подолання дитячої бідності, охорони здоров’я, а також проводимо адвокаційну діяльність, пов’язану із захистом прав дітей.

МЕТА ПОСАДИ:

Надавати підтримку співробітникам офісу у щоденному адміністративному обслуговуванні, зовнішніх зв'язках, загальному адмініструванні та управлінні офісом, включаючи подорожі та проживання, підтримку офісу, підготовку платіжної документації та інші спеціальні обов'язки за необхідності.

ОСНОВНІ ОБОВ'ЯЗКИ:

Загальне адміністрування:

• Підтримка у впровадженні офісних процесів та протоколів відповідно до Стандартних операційних процедур, охорони здоров'я та безпеки SCI;
• Ініціювання платіжних запитів за всі орендовані SCI приміщення (в т.ч. квартири для міжнародного персоналу, організація проживання для відвідувачів, оренда офісу і т.д.)
• Ініціювання інших пов'язаних платежів;
• Щомісячні звіти по корпоративній кредитній картці, звіти про використання таксі, щомісячне планування бюджету для представництва;
• Подання платіжних документів до фінансового відділу на основі належним чином затверджених документів;
• Переконатися, що всі платежі підкріплені відповідними підтверджуючими документами;
• Відповідальність за замовлення та закупівлю канцелярського приладдя та активів;
• Відповідання за загальне обслуговування офісу та гостьового будинку, включаючи повторне замовлення витратних матеріалів та ведення точних записів; 
• Відповідання за замовлення/організацію всіх транспортних послуг та проживання для всіх відвідувачів;
• Підтримка в організації заходів (тренінгів, конференцій), зустрічей з ключовими зацікавленими сторонами, включаючи державні установи, донорів та партнерів-виконавців. Відвідування зустрічі для надання підтримки за необхідності.
• Здійснення нагляду за прибиральниками офісу, забезпечуючи чистоту та належний стан офісних приміщень та гостьових будинків.
• Надання ефективної підтримки міжнародному персоналу та відвідувачам, організовуючи транспорт та проживання.
• Підготовка документації для допоміжного персоналу (контракти на надання підтримки, рахунки-фактури, рекомендаційні листи, звіти про відрядження тощо);

Щоб бути успішним, Вам необхідно мати: 

• Вища освіта; 
• Бажано мати досвід роботи в адміністративній сфері;
• Бажано мати знання або досвід роботи в НУО;
• Комп'ютерна грамотність (включаючи робочі знання Microsoft Office (Excel, PowerPoint) та баз даних);
• Хороші навички міжособистісного спілкування; 
• Хороші навички усного та письмового спілкування англійською, російською та українською мовами;
• Відмінна увага до деталей, організаторські здібності та обережність у роботі з конфіденційною інформацією;
• Здатність працювати самостійно та проактивно; 
• Доведена здатність справлятися зі складним робочим навантаженням.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування;
• Міжнародні умови праці;
• Робочий день з 9 до 17 години;
• Медичне страхування з першого робочого дня;
• Курси іноземної мови за рахунок організації;
• Офіс в центрі.

Політика захисту дітей:

Ми повинні гарантувати безпеку дітей, тому наш процес відбору передбачає сувору перевірку даних та відображає наше зобов’язання захищати дітей від насильства. 

Здоров'я і безпека:

Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування.

Якщо Вас зацікавила вакансія, чекаємо на Ваш відгук. Резюме англійською мовою буде перевагою при розгляді. Також, будемо вдячні, якщо Ви вкажете очікуваний рівень зарплатні та рівень володіння англійською мовою.

ROLE PURPOSE: 

To provide support to CO office staff in a daily administrative maintenance; external liaison, and general administration and office management, including travel and accommodation, office support, preparation of payment documentation and other ad-hoc duties as required.  

KEY AREAS OF ACCOUNTABILITY : 

General Administration:

• Support in implementation of office processes and protocols as per SCI Standard Operating Procedures, health and safety;
• Initiate the payment requests for all SCI rented premises (incl. apartments for International staff, arranging accommodations for visitors, Office rent, etc.)
• Initiate other related payments
• Monthly reports on Corporate credit card, taxi use reports, monthly budget planning for the field office
• Submit payment documents to Finance department based on duly approved documents;
• Ensure all payments are supported with appropriate back-up documents;
• Responsible for office supplies and assets procurement orders
• Responsible for general office and guesthouse maintenance including re-ordering of supplies and maintaining accurate records; 
• Responsible for ordering/organization of all the transportation and accommodation needs for all the visitors;
• Support in arrangements of events (trainings, conferences),  meetings with key stakeholders, including government agencies, donors, and implementing partners. Attend meetings to support as required.
• Supervises office cleaners ensuring office space and guest houses are kept clean and are in appropriate condition.
• Ensure all the documentation are kept safe and confidential;
• Provide efficient support to international staff and visitors, arranging transportation and accommodation.
• Prepare documentation for support staff (contracts for support, act-invoices, recommendation letters, travel reports etc.);

EXPERIENCE AND SKILLS:

• Experience in an admin related work preferably.
• Knowledge or experience of NGO work desirable.
• Computer literate (including working knowledge of Microsoft Office (Excel, PowerPoint) and databases).
• Good interpersonal skills.
• Good verbal and written communication skills in English, Russian and Ukrainian.
• Excellent attention to detail, organisational skills and discretion with confidential information.
• Ability to work independently and proactively.
• Proven ability to handle challenging workload.

We offer:

• Official employment
• International working conditions
• Working day from 9 a.m. to 5 p.m.

Child Safeguarding:

We need to keep children safe so our selection process, which includes rigorous background checks, reflects our commitment to the protection of children from abuse. 

Health and Safety:

The role holder is required to carry out the duties in accordance with SCI Health and Safety policies and procedures. 

If you are interested in the vacancy, we are looking forward for your response. A СV in English will be an advantage. Also, we will be grateful if you indicate the expected salary level and the level of English language proficiency.