Асистент з Адміністративних питань/Administrative Assistant

«Save the Children International» — гуманітарна організація з понад 100-річною історією. Save the Children була заснована у травні 1919 року в Лондоні. 

SCI працює в Україні з 2014. Починала свою роботу на території Донецької області. В теперішній час SCI розширює свою діяльність на вісім міст України, і Миколаїв є одним із них. 

Ми працюємо в напрямках освіти, захисту дітей, подолання дитячої бідності, охорони здоров’я, а також проводимо адвокаційну діяльність, пов’язану із захистом прав дітей.

Якщо Ви відчуваєте палке бажання бути частиною команди професіоналів, які працюють над важливими і соціально значущими проектами, та бажаєте змінити світ дітей на краще - то ця вакансія саме для Вас!

Основні обов’язки:

• Забезпечення ефективної роботи офісу, включаючи управління основними закупівлями витратних матеріалів та речей для підтримки життєдіяльності офісу: канцелярське приладдя, продукти харчування та інші речі; пошта та інші адміністративні процеси.
• Допомагати HR & Administrative департаменту в адміністративних питаннях (оформлення документів, ведення необхідної звітної документації у встановлені терміни тощо).
• Організація зустрічей, заходів та поїздок, включаючи планування логістики, бронювання готелів, квитків та інших необхідних деталей.
• Виконання різних завдань з підтримки команди, таких як підготовка матеріалів для зустрічей, тренінгів та конференцій, забезпечення ефективної комунікації всередині організації. 
• Дотримання процедур: Вдосконалення внутрішніх процедур та політик організації. 
• Інші спеціальні обов'язки за необхідності.
• Несе відповідальність за прийняття рішень, ефективне управління ресурсами, досягнення та наслідування цінностей Save the Children.

Вимоги:

• Вища освіта за напрямом Управління персоналом (інші напрямки управління).
• Мінімум 2 роки досвіду роботи на аналогічній посаді або в адміністративній сфері.
• Відмінні організаторські та комунікативні навички.
• Висока увага до деталей та вміння виконувати завдання вчасно.
• Володіння офісним програмним забезпеченням (включаючи робочі знання Microsoft Office).
• Високий рівень володіння українською та англійською мовами (письмово та усно). 
• Бажано знання або досвід роботи в НУО.
• Відмінні навички міжособистісного спілкування.
• Навички роботи з великим обсягом інформації.
• Відмінна увага до деталей, організаторські здібності та обережне поводження з конфіденційною інформацією.
• Здатність працювати самостійно та проактивно.
• Доведена здатність справлятися зі складним робочим навантаженням.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування
• Міжнародні умови праці
• Робочий день з 9 до 17 години
• Розташування офісу в центрі Миколаєва

Політика захисту дітей:

Ми повинні гарантувати безпеку дітей, тому наш процес відбору передбачає сувору перевірку даних та відображає наше зобов’язання захищати дітей від насильства. 

Здоров'я і безпека:

Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування.

Якщо  Вас зацікавила вакансія, чекаємо на Ваш відгук. 

Також, будемо вдячні, якщо Ви вкажете очікуваний рівень зарплатні та рівень володіння англійською мовою. 

«Save the Children International» is the humanitarian organization with more than 100 years of history. Save the Children was founded in May 1919 in London.

SCI has been working in Ukraine since 2014. The Organization started its work in the territory of the Donetsk region. Currently, SCI is expanding its activities to eight cities of Ukraine, and Mykolaiv is one of them.

We work in the directions of education, child protection, overcoming child poverty, health care, and also we have advocacy activities related to the protection of children's rights.

 Main responsibilities:

• Ensure the efficient operation of the office, including managing basic procurement of consumables and things to maintenance the life of the office: office supplies, food and other things; mail and other administrative processes.
• Assist HR & Administrative Department with administrative issues (paperwork, filing and etc.)
• Organizing meetings, events and travel, including planning logistics, hotel reservations, tickets and other relevant details.
• Performing various team support tasks, such as preparing meeting materials, trainings and conferences, ensuring effective communication within the organization. 
• Compliance with procedures: Improvement of internal procedures and policies of the organization. Other ad-hoc duties as required.
• Holds self accountable for making decisions, managing resources efficiently, achieving and role modelling Save the Children values.

Requirements:

• At least 2 years of experience in a similar position or in the administrative field.
• Excellent organizational and communication skills.
• High attention to detail and ability to complete tasks on time.
• Proficiency in office software (including working knowledge of Microsoft Office)
• High proficiency in Ukrainian and English (written and oral). 
• Knowledge or experience of NGO work desirable
• Excellent interpersonal skills
• Excellent 
• Excellent attention to detail, organizational skills and discretion with confidential information. 
• Ability to work independently and proactively.
• Proven ability to handle challenging work load.

We offer:

• Official employment
• International working conditions
• Working day from 9 a.m. to 5 p.m
• Location of the office in the center of Mykolaiv

Child Safeguarding: 

We need to keep children safe so our selection process, which includes rigorous background checks, reflects our commitment to the protection of children from abuse. 

Health and Safety:

The role holder is required to carry out the duties in accordance with SCI Health and Safety policies and procedures. 

If you are interested in the vacancy, we are looking forward for your response. 

Also, we will be grateful if you indicate the expected salary level and the level of English language proficiency.