Директор з управління персоналом та адміністративних питань / Human Resources and Administration Director

Save the Children International — провідна глобальна гуманітарна організація, яка вже понад 100 років захищає права дітей у всьому світі. Ми працюємо більш ніж у 100 країнах, реагуємо на надзвичайні ситуації, впроваджуємо інноваційні програми розвитку та відстоюємо права дітей на глобальному рівні. 

Наша робота в Україні розпочалася у 2014 році. Відтоді ми значно розширили нашу присутність, надаючи підтримку дітям і сім’ям, які постраждали від війни. Наші ключові напрями діяльності включають освіту, захист дітей, продовольчу безпеку, соціальну підтримку та адвокацію для досягнення довготривалих змін у житті дітей. 

Мета посади: 

Як член Вищої керівної команди (SMT) Представництва в Україні, відповідальна особа поділяє загальну відповідальність за управління та координацію діяльності офісу. Посада передбачає стратегічне керівництво та нагляд за функціями управління персоналом і адміністративного забезпечення, гарантуючи, що кадрові ресурси, приміщення, активи, відрядження, офісні послуги та адміністративні системи сприяють безпечній, відповідній вимогам та ефективній реалізації програм.

Відповідальна особа несе відповідальність за ефективне надання послуг у сфері управління персоналом у контексті реалізації програм реагування на надзвичайні ситуації та програм розвитку. Також вона відповідає за ефективне адміністративне забезпечення діяльності Представництва в Україні. Посада передбачає забезпечення дотримання глобальних стандартів, політик і практик SCI, законодавства України та внутрішніх механізмів контролю, а також підтримку реалізації програм відповідно до стратегічних планів.

Основні обов’язки: 

Як член Вищої керівної команди (SMT), брати участь у:

• Керівництві Представництвом в Україні.

• Формуванні організаційної культури, що сприяє підзвітності, високій ефективності, навчанню, творчості та інноваціям.

• Розробці та впровадженні організаційної структури, що відповідає потребам програм і узгоджується з практиками організації.

• Забезпеченні оперативної та масштабованої підтримки під час надзвичайних ситуацій у координації з Регіональним офісом.

• Розвитку Представництва в Україні та стратегічному плануванні, зокрема у сферах захисту дітей (Safeguarding), управління персоналом та адміністративного забезпечення.

Управління персоналом (Human Resources)

• Керувати функцією управління персоналом та забезпечувати надання керівникам і працівникам ефективних консультацій з питань політик, процедур та трудових відносин.

• Контролювати впровадження практик управління персоналом відповідно до подвійного мандата організації, узгоджених з організаційною стратегією та Рамковою програмою забезпечення якості.

• Забезпечувати належне управління процесами підбору та утримання персоналу, планування наступності, оплати праці, управління ефективністю діяльності та професійного розвитку працівників.

• Забезпечувати включення належних процедур управління персоналом на випадок надзвичайних ситуацій до Плану готовності до надзвичайних ситуацій, щоб уможливити оперативне масштабування діяльності та залучення персоналу.

• Контролювати та надавати консультації з дисциплінарних питань відповідно до політик, процедур та чинного трудового законодавства.

• Забезпечувати ефективне врегулювання та посередництво у випадках конфліктів, скарг і домагань.

• Забезпечувати розуміння працівниками та партнерами Політик захисту дітей та дотримання їхніх вимог.

• Відтежувати морально-психологічний стан і добробут працівників та забезпечувати наявність належних механізмів підтримки.

Управління персоналом та розвиток талантів

• Забезпечувати стратегічне керівництво у сфері управління персоналом у межах усього Представництва, гарантуючи, що керівники застосовують послідовні, справедливі та інклюзивні практики управління на всіх етапах трудових відносин.

• Розробляти та впроваджувати стратегію управління талантами та професійного розвитку на рівні країни, узгоджену з організаційними пріоритетами, планами щодо персоналу та майбутніми потребами в компетенціях.

• Посилювати лідерські та управлінські компетенції шляхом впровадження структурованих навчальних програм, коучингу, наставництва, взаємного навчання та цільових заходів із розвитку.

• Запроваджувати ефективні процеси планування наступності та оцінки талантів для ключових посад, визначати працівників із високим потенціалом і розробляти практичні плани їхнього розвитку та підготовки до обіймання відповідних посад.

• Сприяти формуванню культури безперервного навчання, регулярного зворотного зв'язку, внутрішньої мобільності та кар'єрного розвитку, забезпечуючи рівний доступ до можливостей професійного розвитку для працівників усіх офісів і категорій персоналу.

• Використовувати дані щодо ефективності діяльності, залученості, утримання персоналу та навчання для виявлення кадрових ризиків і прогалин у компетенціях, оцінювання впливу ініціатив з управління талантами та надання рекомендацій на основі фактичних даних.

• Забезпечувати відповідальність керівників за добробут, інклюзію, ефективність діяльності та розвиток своїх команд, а також їхню готовність своєчасно та конструктивно реагувати на випадки недостатньої ефективності роботи.

Адміністративне забезпечення

• Забезпечувати стратегічне керівництво та нагляд за функцією адміністративного забезпечення Представництва, гарантуючи ефективне, послідовне та орієнтоване на потреби клієнтів надання послуг у головному офісі та польових локаціях.

• Розробляти, впроваджувати та контролювати адміністративні політики, стандартні операційні процедури, стандарти обслуговування та внутрішні механізми контролю відповідно до вимог SCI та законодавства України.

• Здійснювати нагляд за управлінням офісами, приміщеннями, договорами оренди, комунальними послугами, технічним обслуговуванням, облаштуванням офісів, послугами для забезпечення робочого середовища та заходами із забезпечення безперервності діяльності, тісно співпрацюючи з командами безпеки та охорони, ланцюга постачання, фінансів та IT.

• Забезпечувати ефективне управління адміністративними активами, обладнанням, матеріальними запасами та документацією, зокрема чіткий розподіл відповідальності, належне страхування, технічне обслуговування, передачу та списання майна.

• Здійснювати нагляд за адміністративним супроводом відряджень, організацією проживання, оформленням віз і дозволів, протокольним супроводом та пов'язаними заходами із забезпечення належної турботи про працівників, відвідувачів і консультантів.

• Забезпечувати належне управління документацією, архівування, ведення кореспонденції, роботу рецепції, переклад та інші послуги з офісної підтримки з дотриманням вимог конфіденційності та захисту даних.

• Керувати процесами бюджетування адміністративних витрат, прогнозування та контролю видатків; визначати можливості підвищення ефективності та забезпечувати раціональне використання коштів без шкоди для безпеки чи якості послуг.

• Забезпечувати адміністративну готовність до надзвичайних ситуацій, зокрема можливість масштабування офісної інфраструктури, організації проживання, транспорту та підтримки персоналу для реагування.

• Контролювати ефективність адміністративних послуг, ризики та дотримання вимог; надавати керівництву регулярну управлінську інформацію та забезпечувати своєчасне впровадження коригувальних заходів.

Управління персоналом, наставництво та розвиток

• Забезпечувати належну укомплектованість команди з управління персоналом, координувати процеси підбору, навчання та просування працівників, а також надавати можливості для їхнього професійного розвитку.

• Забезпечувати належну укомплектованість команди адміністративного забезпечення, підтримувати чіткий розподіл обов'язків, механізми планування наступності та можливість оперативного залучення додаткових ресурсів персоналу.

• Забезпечувати розуміння працівниками команд з управління персоналом та адміністративного забезпечення своїх обов'язків і здатність виконувати їх в умовах надзвичайних ситуацій.

• Керувати командами з управління персоналом та адміністративного забезпечення, визначати очікування, надавати професійну підтримку та регулярно оцінювати роботу безпосередніх підлеглих.

• Інтегрувати стратегії розвитку персоналу та Систему управління ефективністю діяльності у процеси формування та розвитку команд.

Для успішної роботи на цій посаді важливо мати: 

• Щонайменше 10 років досвіду роботи з поступовим розширенням рівня відповідальності у сфері управління персоналом та іншими командами, включно з наглядом за функціями адміністративного забезпечення.

• Підтверджений досвід керівництва офісним адмініструванням, управлінням об'єктами та приміщеннями, організацією відряджень, управлінням активами, забезпеченням безперервності діяльності та адміністративним бюджетуванням.

• Досвід перегляду та розробки політик, процедур, рекомендацій і систем у сфері управління персоналом та адміністративного забезпечення.

• Досвід управління проєктами у сфері HR та міжфункціональними операційними проєктами.

• Знання належних практик у сфері управління персоналом та адміністративного забезпечення, обов'язку піклування про працівників (Duty of Care), конфіденційності та захисту персональних даних.

• Розуміння специфіки діяльності неурядового сектору, зокрема у сфері розвитку та гуманітарної діяльності.

• Розвинені аналітичні навички, навички ведення переговорів та впливу, а також здатність ефективно співпрацювати між різними департаментами та секторами.

• Здатність планувати та організовувати значний обсяг роботи, що охоплює складні та різнопланові обов'язки у сферах управління персоналом та адміністративного забезпечення в контексті програм розвитку та реагування на надзвичайні ситуації.

• Розвинені навички управління ресурсами, бюджетування, розбудови потенціалу, коучингу та наставництва.

• Здатність і готовність адаптувати робочі практики та графік роботи, а також співпрацювати з командами, що залучаються для реагування на надзвичайні ситуації.

• Відданість цілям і цінностям Save the Children та підходам, заснованим на правах людини.

• Вільне володіння англійською мовою усно та письмово; знання української мови є обов'язковим для ефективного адміністративного забезпечення на місцевому рівні та взаємодії з органами державної влади й регуляторними установами.

Бажано: 

• Наявність післядипломної освіти (магістерського рівня) у сфері управління персоналом, бізнес-адміністрування, державного управління, менеджменту, соціального розвитку або суміжних галузях.

Додаткові посадові обов’язки 
Перелік обов’язків і відповідальностей, зазначений вище, не є вичерпним, і працівник може бути залучений до виконання додаткових завдань у межах розумного відповідно до рівня своїх навичок і досвіду.

Що ми пропонуємо 

• Офіційне працевлаштування відповідно до законодавства України 

• Високий рівень співпраці, різноманітні та дружні команди 

• Робочий графік з 9:00 до 17:00 

• Медичне страхування 

• Страхування життя та здоров’я 

• Структуровані та формалізовані програми розвитку менеджменту і коучингу для менеджерів середньої та вищої ланки 

• Широкі можливості онлайн-навчання з різноманітних тем на наших електронних платформах 

Рівні можливості 

Працівник зобов’язаний виконувати свої обов’язки відповідно до політик і процедур організації щодо рівних можливостей та різноманіття. 

Врятуймо Дітей прагне створити справді інклюзивну, ефективну та репрезентативну організаційну культуру, заохочуючи рівність і різноманіття серед працівників та усуваючи дискримінацію. Різноманітний склад працівників — різного віку, походження, культур, гендерних ідентичностей і проявів, сексуальної орієнтації тощо, включаючи різний досвід і можливості — допомагає нам краще розуміти, представляти та служити дітям. Тому всі кваліфіковані кандидати отримають рівний розгляд без дискримінації за ознакою раси, релігії, статі, гендерної ідентичності чи прояву, сексуальної орієнтації, інвалідності або віку. 

Політика захисту дітей: 

Ми віддані забезпеченню безпеки дітей. Наш процес підбору персоналу включає суворі перевірки та відображає нашу відданість захисту дітей від будь-якої шкоди. 

Захист наших працівників: 

Працівник зобов’язаний виконувати свої обов’язки відповідно до політик організації щодо захисту, Кодексу поведінки та інших політик. 

Охорона праці та безпека: 

Працівник зобов’язаний виконувати свої обов’язки відповідно до політик і процедур організації з охорони праці та безпеки.

Інформація щодо подання заявки: 

Якщо вас зацікавила ця посада, будь ласка, надішліть своє CV та мотиваційний лист англійською мовою, а також вкажіть бажаний рівень заробітної плати та рівень володіння англійською мовою до 27.11.2026. Звертаємо увагу, що вакансія залишатиметься доступною на сайті до моменту визначення успішного кандидата, однак подання заявок можливе лише до вищезазначеної дати. 

Нам важливо забезпечити безпеку дітей та їхніх сімей, тому наш процес відбору, який включає ретельні перевірки, відображає нашу відданість захисту дітей від насильства. 

Застереження: 

Будь ласка, будьте обережні щодо осіб, які можуть неправомірно використовувати ім’я Врятуймо Дітей для вимагання коштів від шукачів роботи. Ми не залучаємо третіх осіб або агентства для підбору кандидатів. Якщо хтось зв’язується з вами та обіцяє працевлаштування в Врятуймо Дітей за оплату, будь ласка, не продовжуйте комунікацію.

Лише кандидати, включені до короткого списку, будуть запрошені на подальший етап. 

Врятуймо Дітей не стягує оплату на жодному етапі процесу підбору персоналу.