Експерт з адміністративних питань/ Administration Coordinator

Save the Children International – провідна міжнародна гуманітарна організація, що понад 100 років захищає права дітей у всьому світі. Ми працюємо у більш ніж 100 країнах, реагуючи на надзвичайні ситуації, впроваджуючи інноваційні програми розвитку та відстоюючи інтереси дітей на глобальному рівні. 

В Україні наша діяльність розпочалася у 2014 році. Відтоді ми значно розширили географію присутності, надаючи підтримку дітям і сім’ям, які постраждали від війни. Ми працюємо у таких напрямах, як освіта, захист дітей, продовольча безпека та соціальна підтримка, а також здійснюємо адвокаційну діяльність, спрямовану на забезпечення довготривалих змін у житті дітей. 

МЕТА ПОСАДИ

Адміністративний координатор/ка відповідає за координацію ефективного, відповідного до вимог та орієнтованого на потреби співробітників адміністративного забезпечення й організації робочого середовища в офісі Save the Children в Україні, а також надає підтримку польовим офісам за потреби.

Посада передбачає керівництво адміністративною командою та координацію таких напрямків, як управління офісною інфраструктурою, підтримка подорожей та візових питань, організація робочого простору, адміністрування договорів оренди, взаємодія з постачальниками та забезпечення адміністративної відповідності вимогам.

Ця роль є важливою для забезпечення того, щоб співробітники мали доступ до безпечного, функціонального та підтримуючого робочого середовища, яке сприяє реалізації програм та виконанню зобов’язань Save the Children щодо турботи про персонал (Duty of Care).

ОСНОВНІ ЗОНИ ВІДПОВІДАЛЬНОСТІ

1. Управління адміністративною командою

• Керувати та підтримувати адміністративний персонал для забезпечення ефективного надання адміністративних послуг.
• Координувати робоче навантаження, пріоритети та результати роботи адміністративної команди.
• Надавати технічну підтримку та консультації адміністративним колегам у польових офісах.
• Сприяти впровадженню єдиних адміністративних практик у всіх локаціях.

2. Управління офісами та робочим середовищем

• Координувати управління та обслуговування офісів, житла для персоналу та робочої інфраструктури.
• Забезпечувати створення безпечного, здорового та продуктивного робочого середовища для співробітників і відвідувачів.
• Контролювати питання, пов’язані з функціонуванням приміщень, та забезпечувати їх своєчасне вирішення.
• Підтримувати покращення робочого середовища для підвищення операційної ефективності та покращення досвіду співробітників.
• Забезпечувати відповідність організаційним стандартам та місцевому законодавству.

3. Підтримка подорожей, візових питань та мобільності персоналу

• Координувати підтримку щодо організації подорожей та візових питань для співробітників, відряджених працівників та відвідувачів.
• Забезпечувати своєчасну підготовку документів для подорожей, дозволів, проживання та транспортних
  увань.
• Підтримувати переміщення персоналу через кордон та організацію екстрених поїздок.
• Контролювати якість послуг та визначати можливості для вдосконалення процесів.

4. Управління постачальниками, договорами оренди та адміністративною відповідністю

• Співпрацювати з командою Supply Chain щодо договорів оренди, їх продовження та питань, пов’язаних з офісними приміщеннями.
• Координувати роботу адміністративних постачальників та сервісних компаній для забезпечення якісного та економічно ефективного надання послуг.
• Забезпечувати ведення та своєчасне оновлення ліцензій, дозволів, страхових документів та адміністративних записів.
• Підтримувати відповідність організаційним політикам та законодавчим вимогам.
• Розробляти, підтримувати та регулярно переглядати адміністративні політики, процедури, інструкції та стандарти обслуговування для забезпечення ефективних, послідовних і зручних адміністративних процесів у всіх офісах.
• Забезпечувати доступність та зрозумілу комунікацію адміністративних процедур для співробітників.
• Виявляти прогалини у процесах та впроваджувати практичні рішення для підвищення ефективності, відповідності вимогам та покращення досвіду працівників.

5. Охорона праці, безпека робочого середовища та Duty of Care

• Координувати роботу із командами Safety and Security для забезпечення відповідності вимогам охорони праці та безпеки.
• Підтримувати впровадження заходів безпеки в офісах та стандартів робочого середовища.
• Забезпечувати, щоб адміністративні послуги сприяли добробуту, безпеці персоналу та ефективності роботи.
• Підтримувати співробітників і відвідувачів через належну організацію подорожей, проживання та робочого середовища.

6. Безперервність діяльності та підтримка під час надзвичайних ситуацій

• Підтримувати заходи із забезпечення безперервності діяльності у сфері адміністративних та офісних послуг.
• Забезпечувати адміністративну готовність та безперервність роботи офісів у кризових ситуаціях.
• Координувати адміністративну підтримку під час реагування на надзвичайні ситуації.

7. Фінансове адміністрування, звітність та постійне вдосконалення

• Співпрацювати з фінансовою командою щодо адміністративних бюджетів, прогнозування та контролю витрат.
• Забезпечувати точне та своєчасне ведення адміністративної звітності, трекерів та документації.
• Контролювати якість та ефективність адміністративних послуг.
• Рекомендувати та впроваджувати практичні покращення для підвищення ефективності, якості сервісів та досвіду користувачів.
• Сприяти впровадженню екологічно відповідальних практик у робочому середовищі та підтримувати ініціативи Green Office, включаючи ефективне використання ресурсів, зменшення відходів та сталий підхід до організації роботи.
• Визначати можливості для підвищення операційної ефективності та зменшення негативного впливу офісної діяльності на довкілля.

ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ

• Дотримуватися політик та процедур Save the Children щодо захисту дітей (Safeguarding), Кодексу поведінки, охорони праці, рівних можливостей та інших відповідних документів.

КОМПЕТЕНЦІЇ ДЛЯ ЦІЄЇ ПОСАДИ

1. Досягнення результатів

Бере особисту відповідальність за виконання амбітних цілей організації щодо дітей, постійно вдосконалює власну ефективність та ефективність команди/організації.

2. Застосування технічної та професійної експертизи

Застосовує необхідні професійні знання та навички на найвищому рівні, поширює та підтримує найкращі практики всередині та за межами організації.

3. Ефективна взаємодія з іншими

Працює у співпраці з іншими для досягнення спільних цілей, цінує різноманітність людей та поглядів, розуміє, коли необхідно вести за собою, а коли підтримувати інших.

4. Комунікація з впливом

Чітко та впевнено комунікує з іншими, сприяє відкритому діалогу, забезпечує своєчасне поширення необхідної інформації та формує довіру.

КВАЛІФІКАЦІЯ ТА ДОСВІД

• Вища освіта за напрямом бізнес-адміністрування, менеджменту, операційного управління, державного управління або суміжною сферою.
• Значний досвід роботи в адміністративній сфері, управлінні офісом, робочим середовищем або операційній підтримці.
• Досвід керування або координації адміністративних чи сервісних команд.
• Досвід роботи в NGO, INGO, ООН, гуманітарних або міжнародних організаціях.
• Глибоке розуміння адміністративних процедур, управління офісною інфраструктурою та сервісами підтримки робочого середовища.
• Досвід координації постачальників, сервісних контрактів та адміністративних бюджетів.
• Досвід підтримки роботи кількох офісних локацій та польових операцій.
• Розуміння вимог щодо охорони праці та безпеки робочого середовища.
• Сильні організаційні, планувальні, координаційні та аналітичні навички.
• Високий рівень комунікаційних навичок та навичок управління взаємодією із зацікавленими сторонами.
• Вільне володіння українською та англійською мовами (усно та письмово).
• Впевнене володіння Microsoft Office.

Рівні можливості 

Працівник зобов’язаний виконувати свої обов’язки відповідно до політик і процедур організації щодо рівних можливостей та різноманіття. 

Врятуймо Дітей прагне створити справді інклюзивну, ефективну та репрезентативну організаційну культуру, заохочуючи рівність і різноманіття серед працівників та усуваючи дискримінацію. Різноманітний склад працівників — різного віку, походження, культур, гендерних ідентичностей і проявів, сексуальної орієнтації тощо, включаючи різний досвід і можливості — допомагає нам краще розуміти, представляти та служити дітям. Тому всі кваліфіковані кандидати отримають рівний розгляд без дискримінації за ознакою раси, релігії, статі, гендерної ідентичності чи прояву, сексуальної орієнтації, інвалідності або віку. 

Політика захисту дітей: 

Ми віддані забезпеченню безпеки дітей. Наш процес підбору персоналу включає суворі перевірки та відображає нашу 
відданість захисту дітей від будь-якої шкоди. 

Захист наших працівників: 
Працівник зобов’язаний виконувати свої обов’язки відповідно до політик 
організації щодо захисту, Кодексу поведінки та інших політик. 

Охорона праці та безпека: 
Працівник зобов’язаний виконувати свої обов’язки відповідно до політик і 
процедур організації з охорони праці та безпеки. 

Інформація щодо подання заявки: 
Якщо вас зацікавила ця посада, будь ласка, надішліть своє CV та мотиваційний лист англійською мовою, а також вкажіть бажаний рівень 
заробітної плати та рівень володіння англійською мовою до 29.07.2026. 

Звертаємо увагу, що вакансія залишатиметься доступною на сайті до моменту визначення успішного кандидата, однак подання заявок можливе лише до вищезазначеної дати. 

Нам важливо забезпечити безпеку дітей та їхніх сімей, тому наш процес відбору, який включає ретельні перевірки, відображає нашу відданість захисту дітей від 
насильства. 

Застереження: 

Будь ласка, будьте обережні щодо осіб, які можуть неправомірно використовувати ім’я Врятуймо Дітей для вимагання коштів від шукачів роботи. Ми не залучаємо третіх осіб або агентства для підбору кандидатів. Якщо хтось зв’язується з вами та обіцяє працевлаштування в Врятуймо Дітей за оплату, будь ласка, не продовжуйте комунікацію.

Лише кандидати, включені до короткого списку, будуть запрошені на подальший етап. 

Врятуймо Дітей не стягує оплату на жодному етапі процесу підбору персоналу.