Виконавчий асистент / Executive Assistant

Save the Children International – провідна міжнародна гуманітарна організація, що понад 100 років захищає права дітей у всьому світі. Ми працюємо у більш ніж 100 країнах, реагуючи на надзвичайні ситуації, впроваджуючи інноваційні програми розвитку та відстоюючи інтереси дітей на глобальному рівні. 

В Україні наша діяльність розпочалася у 2014 році. Відтоді ми значно розширили географію присутності, надаючи підтримку дітям і сім’ям, які постраждали від війни. Ми працюємо у таких напрямах, як освіта, захист дітей, продовольча безпека та соціальна підтримка, а також здійснюємо адвокаційну діяльність, спрямовану на забезпечення довготривалих змін у житті дітей. 

Мета посади: 

Надання різнопланової та комплексної професійної підтримки членам SMT, із завчасним передбаченням потреб Директорки представництва у всіх питаннях, пов’язаних з її поточним і довгостроковим графіком, а також управління пов’язаними адміністративними процесами з дотриманням установлених строків.

Основні обов’язки: 

• Надання щоденної всебічної виконавчої підтримки Директорки представництва в Україні, включно з проактивним управлінням її календарем і організацією відряджень (бронювання квитків, проживання в готелях, підготовка проїзних документів і маршрутів для всіх поїздок).
• Забезпечення ефективної та професійної взаємодії з ключовими контактами Команди менеджменту (SMT), глобальними командами, членами Save the Children, а також внутрішніми й зовнішніми стейкхолдерами.
• Забезпечення наявності у Директорки представництва в Україні всіх необхідних документів для брифінгів і зустрічей, а також управління часом на підготовку та дедлайнами для попереднього ознайомлення з матеріалами з метою безперебійного проведення критично важливих зустрічей високого рівня.
• Підготовка офіційних документів та інших матеріалів для Директорки представництва в Україні і їх розповсюдження серед відповідних стейкхолдерів відповідно до узгоджених строків.
• Переклад кореспонденції/повідомлень з англійської на українську мову та навпаки за потреби.
• Оперативне вирішення питань і фільтрація термінових запитів для подальшого розгляду Директоркою представництва в Україні.
• Забезпечення чіткого процесу погодження всіх документів до їх підписання Директоркою представництва в Україні.
• Управління календарем, а також ключовими подіями та завданнями для подальшого опрацювання SMT.
• Виконання ролі поінформованої ключової контактної особи для підрозділів, що підпорядковуються Директору представництва в Україні (переважно на рівні SMT), з усіх питань, що належать до сфери її відповідальності.
• Надання підтримки іншим членам SMT за запитом Директорки представництва.
• Забезпечення належного рівня конфіденційності та захисту даних, зокрема щодо питань HR, кризового управління та захисту дітей.
• Взаємодія з внутрішніми та зовнішніми візитерами, підготовка програм візитів для генеральних директорів членів організації, спеціальних візитів, ініційованих членами, медіа, ключових стейкхолдерів і донорів (узгодження дат зустрічей, підтримка в організації поїздок і логістики візитів тощо).
• Супровід високопосадових відвідувачів під час поїздок у польові локації за потреби; надання підтримки з логістики подорожей і перекладу під час таких візитів.

Щоб бути успішним, Вам необхідно  мати:   

• Значний досвід роботи на аналогічній посаді, бажано в неурядовому секторі та/або в міжнародному середовищі
• Досвід управління складним календарем і організації міжнародних поїздок для багатофункціонального керівника, включно з плануванням заходів
• Здатність планувати наперед, розробляти та управляти робочими планами, передбачати потреби, проблеми й перешкоди, ефективно працюючи та зберігаючи спокій під тиском і в умовах стислих строків
• Високорозвинені організаційні навички та навички управління часом
• Вміння приймати обґрунтовані рішення та ефективно розставляти пріоритети між кількома завданнями в умовах постійних змі
• Самомотивованість, проактивність і гнучкість; здатність визначати, коли варто брати ініціативу від імені Керівника країни
• Високий рівень володіння комп’ютером і впевнене користування Word, PowerPoint, Outlook та Excel, а також ІТ-грамотність у сфері комунікацій
• Ґрунтовні знання офісних практик, процедур і адміністративних систем, включно з системами документообігу та архівування
• Здатність застосовувати проактивний підхід до вирішення проблем, тісно співпрацюючи як з Керівником країни, так і з іншими колегами, та пропонуючи відповідні рішення
• Сильні письмові та усні комунікаційні навички; вільне володіння англійською та українською мовами
• Здатність готувати грамотно написану, професійно оформлену кореспонденцію
• Здатність ефективно взаємодіяти та комунікувати з широким колом людей на всіх рівнях, у різних культурах, діючи з авторитетністю, обачністю, тактом і дипломатичністю
• Усвідомлення необхідності дотримання конфіденційності на всіх рівнях роботи
• Готовність до певної гнучкості в робочому графіку та доступності для Керівника країни, а також до періодичної роботи поза стандартним робочим часом для дотримання термінових дедлайнів або взаємодії з колегами з інших часових поясів
• Командний гравець із позитивним підходом «can do» та глибокою відданістю місії Save the Children

Ми пропонуємо: 

• Офіційне працевлаштування відповідно до законодавства України 

• Міжнародні умови праці 

• Робочий день з 9 до 17 години 

• Медичне страхування 

• Страхування життя та здоров'я 

• Можливості для навчання та професійного розвитку 

Політика захисту дітей: 

Ми повинні гарантувати безпеку дітей, тому наш процес відбору передбачає сувору перевірку даних та відображає наше зобов’язання захищати дітей від насильства.  

Здоров'я і безпека: 

Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування. 

Різноманітність, справедливість та інклюзивність:  

SCI прагне створити справді інклюзивну, ефективну та репрезентативну організаційну культуру, заохочуючи справедливість і різноманітність серед своїх співробітників і усуваючи незаконну дискримінацію. 

Готові найняти працівника з інвалідністю. 

Запобігання шахрайству, хабарництву та корупції 

Посадова особа повинна виконувати необхідні обов’язки відповідно до Політики щодо протидії шахрайству, хабарництву та корупції, а також забезпечувати відсутність будь-яких випадків шахрайства, хабарництва, крадіжок чи корупції під час виконання своїх посадових обов’язків. 

Якщо вас зацікавила вакансія, надсилайте резюме англійською мовою  до 09.02.2026. Зверніть увагу, що вакансія залишатиметься відкритою на сайті, поки ми не знайдемо успішного кандидата. 

У супровідному листі вкажіть очікуваний рівень заробітної плати та рівень володіння англійською мовою.