Procurement Coordinator / Експерт з питань закупівель

Save the Children International — гуманітарна організація з понад 100-річною історією. Save the Children була заснована у травні 1919 року в Лондоні.

SCI працює в Україні з 2014. Починала свою роботу на території Донецької області. В теперішній час SCI розширює свою діяльність на сім міст України.

Ми працюємо в напрямках освіти, захисту дітей, подолання дитячої бідності, охорони здоров’я, а також проводимо адвокаційну діяльність, пов’язану із захистом прав дітей.

МЕТА ПОСАДИ:  

Співробітник на цій посаді відповідатиме за закупівельну діяльність в офісі. Під наглядом старшого менеджера із закупівель він відповідатиме за всі закупівлі. Кандидату також буде запропоновано надавати підтримку командам із закупівель регіональних офісів у відрядженнях або дистанційно.

Кандидат на цю посаду звітуватиме та отримуватиме технічну підтримку від Менеджера із закупівель в офісі країни.

КЛЮЧОВІ СФЕРИ ВІДПОВІДАЛЬНОСТІ:

• Забезпечення своєчасного та прозорого здійснення закупівель для програм та офісу.
• Забезпечення дотримання політики та процедур закупівель «Save the Children» на всіх рівнях.
• Прагнення досягти оптимального співвідношення ціни та якості в усіх закупівлях.
• Керівництво різними видами закупівельної діяльності - від простих цінових пропозицій до тендерів.
• Співпраця із замовниками для підготовки детальної тендерної документації / запитів на участь у тендері.
• Отримання заявок/ставок та завершення аналізу конкурентних пропозицій, де це можливо.
• Сприяння процесам та засіданням Комітету із закупівель.
• Опрацювання замовлень відповідно до затвердженого аналізу/резюме конкурентних пропозицій та передача їх постачальнику для доставки.
• Впровадження та ведення переговорів щодо контрактів та рамкових угод з постачальниками.
• Своєчасна передача замовлень та затверджених зразків співробітнику складу для постачання товарів.
• Надання технічної підтримки співробітникам із закупівель у національному офісі, коли це необхідно для своєчасного завершення роботи згідно з політикою та процедурами.
• Надання підтримки командам закупівель у регіональних представництвах SCI у разі потреби (готовність надавати підтримку онлайн та особисто - можливість подорожувати є обов'язковою умовою).
• Перевірка процесів закупівель, виконаних молодшими колегами, та їх відповідне затвердження (на основі делегування повноважень від менеджера із закупівель).
• Підготовка щотижневого/щомісячного звіту про закупівлі для Менеджера із закупівель, в якому детально описуються всі поточні закупівлі та інша відповідна інформація.
• Керування базою даних постачальників, забезпечення актуальності та доступності списку постачальників у форматі Excel та файлів постачальників за запитом.
• Дотримання та просування всіх політик Save the Children Global, таких як захист дітей, інформування про порушення, шахрайство, охорона здоров'я та безпека.

КВАЛІФІКАЦІЯ ТА ДОСВІД

Обов'язково:

• Понад 4 роки досвіду роботи у сфері закупівель в авторитетній компанії/організації.
• Досвід участі у різних закупівельних процесах (включаючи запити на участь у тендерах та конкурсах).
• Сильні навички ведення переговорів.
• Відмінні аналітичні навички та вміння використовувати основні інструменти аналізу, такі як Excel.
• Здатність швидко будувати ефективні робочі відносини з широким колом людей, як всередині компанії, так і за її межами.
• Знання українського ринку, наявності товарів та послуг.
• Обов'язки та відповідальність, викладені вище, не є вичерпними, і від виконавця ролі може знадобитися виконання додаткових обов'язків в межах розумного рівня його навичок та досвіду.
• Сильні комунікативні навички - письмова та усна українська та англійська мови.

Бажано

Бажаний досвід роботи в наступних сферах:

• Досвід роботи з ланцюгами поставок / логістикою в гуманітарному контексті
• Досвід роботи в технічних сферах операцій ланцюга поставок, включаючи закупівлі, транспорт, дистрибуцію, складування та управління запасами, управління автопарком та управління активами.
• Мати ступінь магістра в галузі бізнес-адміністрування / ланцюгів поставок

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування
• Міжнародні умови праці
• Робочий день з 9 до 17 години
• Медичне страхування з першого робочого дня
• Офіс в центрі

Save the Children прагне до різноманітності та рівності можливостей у всіх аспектах нашої роботи, як зовнішньої, так і внутрішньої. Ми прагнемо бути інклюзивним роботодавцем і особливо заохочуємо заявки від недостатньо представлених груп, таких як батьки, які повертаються на роботу після перерви в кар'єрі, ЛГБТ+, чорношкірі, азіати та представники національних меншин, люди з інвалідністю, порушеннями здоров'я, труднощами в навчанні або довготривалими захворюваннями, з обов'язками по догляду за дітьми, з різних країн і регіонів, а також з менш сприятливого соціально-економічного середовища, з різних країн і регіонів, а також з менш сприятливого соціально-економічного середовища.

Політика захисту дітей:

Ми повинні гарантувати безпеку дітей, тому наш процес відбору передбачає сувору перевірку даних та відображає наше зобов’язання захищати дітей від насильства. 

Здоров'я і безпека:
Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування.

Різноманітність, справедливість та інклюзивність: 
SCI прагне створити справді інклюзивну, ефективну та репрезентативну організаційну культуру, заохочуючи справедливість і різноманітність серед своїх співробітників і усуваючи незаконну дискримінацію.

Готові найняти працівника з інвалідністю.

Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування. Якщо Вас зацікавила вакансія, чекаємо на Ваш відгук. Резюме англійською мовою буде перевагою при розгляді. Також, будемо вдячні, якщо Ви вкажете очікуваний рівень зарплатні та рівень володіння англійською мовою. 

_________________________________________________________________________________________________

ROLE PURPOSE: 

The role will be responsible for the Procurement activities in the Country Office. Under the supervisions of the Senior Procurement Manger, the role has accountability for all Procurements. The candidate will be requested as well to support area offices procurement teams by travelling or remotely.

The role will report to and will have technical support available from the Procurement Manger, at the Country Office.

KEY AREAS OF ACCOUNTABILITY:

• Ensuring that programme and office purchases are made in a timely and transparent manner
• Ensuring Save the Children procurement policies and procedures are followed at all ties.
• Seeking to achieve value for money on all procurements;
• Leading on a range of procurement activities – from simple quotations to tenders.
• Working with requesters to prepare detailed tender / RFQ documentation
• Receiving bids/quotations and completing competitive bid analysis where applicable.
• Facilitating Procurement Committee processes and meetings.
• Processing PO’s in line with approved competitive bid analysis/summary and sharing with the supplier for delivery
• Implementation and negotiating contracts and framework Agreements with suppliers.
• Timely sharing of PO’s and approved samples with warehouse officer is redness of delivery of goods.
• Supporting procurement officers in the country office technically and when it is needed to finalize the work on time as per the policies and procedures.
• Supporting procurement teams in SCI area offices when needed (availability to support online and in person- ability to travel is a must).
• Reviewing the procurement processes done by junior colleagues and approving them accordingly (based on delegation from the Procurement Manager)
• Preparing a weekly/monthly procurement Report to the Procurement Manager, detailing all ongoing procurements and other relevant information.
• Leading the management of the Supplier Database, ensuring that both Excel List and Supplier Files are up to date and available upon request. 
• Complying with and promoting all Save the Children Global policies such as Child Safeguarding, Whistle blowing, Fraud, and Health and Safety.

QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE

Essential:

• Over 4 years experience in a procurement role for a reputable company / organisation. 
• Experience in completing multiple procurement processes (including RFQs and tenders).
• Strong negotiation skills. 
• Excellent analytical skills and ability to use basic analysis tools like Excel 
• Ability to build effective working relationships quickly with a wide range of people, both internally and externally.
• Knowledge about the Ukrainian market, and the availability of goods and services.
• The duties and responsibilities as set out above are not exhaustive and the role holder may be required to carry out additional duties within reasonableness of their level of skills and experience.
• Strong communication skills - written and spoken Ukrainian and English 

Desirable

Experience in the following areas is desirable:

• Supply chain / logistics experience in humanitarian contexts 
• Experience in technical areas of supply chain operations including procurement, transport, distribution, warehousing and stock management, fleet management and asset management.
• Holding a master's degree in business administration / supply chain. 

Health and Safety

The post holder is required to carry out the duties in accordance with SCI Health and Safety policies and procedures.

Child Safeguarding:

We need to keep children safe so our selection process, which includes rigorous background checks, reflects our commitment to the protection of children from abuse.

Equal Opportunities 

The post holder is required to carry out the duties in accordance with the SCI Equal Opportunities and Diversity policies and procedures.