Асистент з питань нагород та партнерства / Award & Partnership Assistant

Save the Children International — гуманітарна організація з понад 100-річною історією. Save the Children була заснована у травні 1919 року в Лондоні. SCI працює в Україні з 2014. Починала свою роботу на території Донецької області. В теперішній час SCI розширює свою діяльність на вісім міст України. Ми працюємо в напрямках освіти, захисту дітей, подолання дитячої бідності, охорони здоров’я, а також проводимо адвокаційну діяльність, пов’язану із захистом прав дітей.

МЕТА ПОЗИЦІЇ:

Асистент з питань нагород та партнерств - це ключова допоміжна посада, яка відповідає за надання допомоги експерту з питань нагород та партнерств в управлінні нагородами та партнерствами в рамках Української центральної регіональної програми. Ця позиція передбачає дотримання вимог донорів, надання допомоги у складанні фінансової та наративної звітності, ведення документації щодо нагород та партнерств, а також надання адміністративної підтримки з метою зміцнення партнерських зв'язків Save the Children.

Асистент тісно співпрацюватиме з командами з реалізації програм / операцій, фінансів та відділу нагород і партнерств головного офісу, щоб підтримувати актуальну інформацію про нагороди та партнерства і забезпечувати своєчасне подання звітів. Ця посада також передбачає підтримку партнерської діяльності, відстеження дотримання вимог та розбудови потенціалу партнерів.

У разі серйозної гуманітарної надзвичайної ситуації від посадової особи може бути необхідна робота, що виходить за рамки її звичайного функціонального профілю, і вона буде готова працювати за гнучким графіком.

КЛЮЧОВІ СФЕРИ ВІДПОВІДАЛЬНОСТІ:

1. Управління інформацією про нагороди та партнерства

• Ведення та оновлення Системи управління нагородами (AMS) з відповідною документацією про нагороди та партнерства, включаючи угоди, звіти партнерів, плани закупівель, правки та документи про закриття контрактів.
• Відстежувати та оновлювати дати подання звітів донорів та партнерів в AMS та забезпечувати своєчасне завантаження поданих звітів.
• Підтримувати ведення оновлюваного трекера активних партнерств, забезпечуючи реєстрацію всіх угод, фінансових та наративних звітів.

2. Підтримка звітності та відповідності вимогам

• Допомагати у підготовці фінансових та наративних звітів для донорських нагород та партнерських угод, забезпечуючи відповідність внутрішнім процесам Save the Children та вимогам донорів.
• Допомагати в аналізі та перевірці фінансових і програмних звітів партнерів, виявляти проблеми з дотриманням вимог і повідомляти експерту про проблеми, що викликають занепокоєння.
• Співпрацювати з відділами нагород та партнерств головного офісу для забезпечення донорських рекомендацій, вимог щодо відповідності та оновлення шаблонів звітності для всіх зацікавлених сторін.

3. Координація партнерства та розбудова потенціалу

• Допомога в адаптації нових партнерів, забезпечення виконання всіх необхідних оцінок належної обачності, меморандумів про взаєморозуміння (MoUs) та угод відповідно до стандартів Save the Children.
• Підтримка партнерських тренінгів та семінарів, допомагаючи зміцнити потенціал місцевих партнерів у сфері управління нагородами, фінансової звітності та відповідності донорським вимогам.
• Координація з технічними та MEAL командами для забезпечення партнерами активного моніторингу проектів, оцінки та навчання.

4. Адміністративна та матеріально-технічна підтримка

• Забезпечення матеріально-технічної підтримки для донорських та партнерських зустрічей, включаючи планування, підготовку порядку денного та складання протоколу.
• Допомога в організації та документуванні вступних зустрічей для донорів та партнерів, а також регулярних оглядових зустрічей на регіональному рівні.
• Підтримка закупівель, адміністрування контрактів та обробки платежів, пов'язаних з партнерською діяльністю.

5. Комунікація та координація

• Виступати в якості контактнї особи для комунікації між програмними командами, фінансовими командами та партнерами, забезпечуючи ефективну координацію та своєчасне вирішення питань.
• Допомагати в підготовці та оформленні листування, що стосується нагород, партнерств та комунікації з донорами.
• Сприяти обміну інформацією між командами в регіональному та головному офісі щодо оновлень з питань відповідності вимогам, термінів звітності та змін в нагородах.

НАВИЧКИ ТА ПОВЕДІНКА (Цінності SCI на практиці):

Відповідальність:

• Бере на себе відповідальність за завдання, забезпечуючи дотримання термінів та виконання результатів.
• Забезпечує належне документування та архівування всіх матеріалів, що стосуються нагород і партнерств.

Амбіційність:

• Встановлює чіткі цілі та бере на себе відповідальність за професійний розвиток.
• Шукає можливості для навчання та сприяє покращенню роботи команди.

Співпраця:

• Ефективно працює в командах і з партнерами, сприяючи культурі співпраці.
• Цінує різноманітність і підтримує поважні відносини з усіма зацікавленими сторонами.

Креативність:

• Визначає можливості для поліпшення процесів і ефективності управління нагородами та партнерствами.
• Пропонує рішення для вирішення проблем у звітності та відповідності.

Цілісність:

• Дотримується цінностей та політик Save the Children, забезпечуючи прозорість у всіх діях.
• Зберігає конфіденційність та забезпечує безпеку даних у процесах нагород та партнерств.

КВАЛІФІКАЦІЯ:

• Ступінь бакалавра в галузі бізнес-адміністрування, міжнародного розвитку, фінансів, політичних наук або суміжних дисциплін.
• Мінімум 1-2 роки досвіду в управлінні нагородами, координації партнерств, фінансах або адміністрації, переважно в НУО або середовищі, що фінансується донорами.

ДОСВІД ТА НАВИЧКИ:

Обов'язкові:

• Сильні організаційні навички та увага до деталей, здатність одночасно управляти кількома завданнями.
• Добрі комунікаційні навички англійською мовою (письмово та усно), включаючи досвід підготовки звітів та координації з кількома зацікавленими сторонами.
• Володіння Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) та досвід роботи з системами управління нагородами або фінансового моніторингу.
• Здатність ефективно працювати в міжкультурному середовищі та підтримувати професійні відносини з партнерами і колегами.
• Сильні навички вирішення проблем та здатність проактивно виявляти та усувати проблеми.

Бажані:

• Ознайомленість з регламентами основних донорів (наприклад, DANIDA, ECHO, BHA, UNOCHA).
• Досвід роботи в гуманітарних або програмах розвитку.
• Знання української та/або російської мов буде перевагою.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування
• Міжнародні умови праці
• Робочий день з 09:00 - 17:00
• Медичне страхування з першого робочого дня

Рівні можливості

Особа, яка обіймає цю посаду, зобов'язана виконувати свої обов'язки відповідно до політики та процедур SCI щодо рівних можливостей та різноманітності.

Політика захисту дітей:

Ми повинні гарантувати безпеку дітей, тому наш процес відбору передбачає сувору перевірку даних та відображає наше зобов’язання захищати дітей від насильства. 

Здоров'я і безпека:

Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування.

Якщо  Вас зацікавила вакансія, чекаємо на Ваш відгук. Резюме англійською є обов'язковою вимогою при розгляді. Також, будемо вдячні, якщо Ви вкажете очікуваний рівень зарплатні та рівень володіння англійською мовою.

Готові найняти працівника з інвалідністю.
Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування.

ROLE PURPOSE: 

The Award & Partnership Assistant is a key support role responsible for assisting the Award & Partnership Coordinator in managing awards and partnerships within the Ukraine Central Area Programme. This role ensures compliance with donor requirements, assists in financial and narrative reporting, maintains award and partnership records, and provides administrative support to strengthen Save the Children’s partnerships.

The Assistant will work closely with the Program Implementation/Operations, Finance, and CO Awards & Partnerships teams to maintain up-to-date award and partnership information and ensure timely submissions of reports. The role also supports partner onboarding, compliance tracking, and partner capacity-building activities.

In the event of a major humanitarian emergency, the role holder may be required to work outside the normal role profile and be available to work flexible hours.

KEY AREAS OF ACCOUNTABILITY: 

1. Award & Partnership Information Management

• Maintain and update Award Management System (AMS) with relevant award and partnership documentation, including agreements, partner reports, procurement plans, amendments, and closeout documents.
• Track and update donor and partner report submission dates in AMS and ensure timely uploads of submitted reports.
• Support the maintenance of an updated tracker of active partnerships, ensuring all agreements, financial reports, and narrative reports are recorded.

2. Reporting & Compliance Support

• Assist in preparing financial and narrative reports for donor awards and partnership agreements, ensuring alignment with Save the Children’s internal processes and donor requirements.
• Support the review and verification of partner financial and programmatic reports, identifying compliance issues and flagging concerns to the Coordinator.
• Liaise with the country office award and partnership teams to ensure donor guidelines, compliance requirements, and reporting templates are updated and accessible to all stakeholders.

3. Partnership Coordination & Capacity Building

• Assist in the onboarding of new partners, ensuring all necessary due diligence assessments, MoUs, and agreements are completed in compliance with Save the Children’s standards.
• Support partner training sessions and workshops, helping to strengthen local partners’ capacity in award management, financial reporting, and donor compliance.
• Coordinate with technical and MEAL teams to ensure partners are actively engaged in project monitoring, evaluation, and learning activities.

4. Administrative & Logistical Support

• Provide logistical support for award and partnership meetings, including scheduling, agenda preparation, and minute-taking.
• Assist in organizing and documenting award and partnership kick-off meetings and regular review meetings at the Area Office level.
• Support procurement, contract administration, and payment processing related to partnership activities.

5. Communication & Coordination

• Act as a focal point for communication between program teams, finance teams, and partners, ensuring smooth coordination and timely issue resolution.
• Assist in drafting and formatting correspondence related to awards, partnerships, and donor communications.
• Facilitate information flow between Area Office and Country Office teams regarding compliance updates, reporting deadlines, and award modifications.

SKILLS AND BEHAVIOURS (SCI Values in Practice):

Accountability:

• Takes ownership of tasks, ensuring deadlines and deliverables are met.
• Ensures proper documentation and filing of all relevant award and partnership materials.

Ambition:

• Sets clear goals and takes responsibility for professional growth.
• Seeks learning opportunities and contributes to team improvements.

Collaboration:

• Works effectively across teams and with partners, fostering a culture of cooperation.
• Values diversity and maintains respectful relationships with all stakeholders.

Creativity:

• Identifies opportunities to improve processes and efficiency in award and partnership management.
• Proposes solutions to challenges in reporting and compliance.

Integrity:

• Upholds Save the Children’s values and policies, ensuring transparency in all actions.
• Maintains confidentiality and ensures data security in award and partnership processes.

QUALIFICATION:

• Bachelor’s degree in Business Administration, International Development, Finance, Political Science, or a related field.
• Minimum 1-2 years of experience in award management, partnership coordination, finance, or administration, preferably within an NGO or donor-funded environment.

EXPERIENCE AND SKILLS

Essential:

• Strong organizational skills and attention to detail, with the ability to manage multiple tasks simultaneously.
• Good English communication skills (written and verbal), including experience in preparing reports and coordinating with multiple stakeholders.
• Proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) and experience with award management or financial tracking systems.
• Ability to work effectively in a cross-cultural environment and maintain professional relationships with partners and colleagues.
• Strong problem-solving skills and ability to proactively identify and address issues.

Desirable:

• Familiarity with major donor regulations (e.g., DANIDA, ECHO, BHA, UNOCHA).
• Experience working in humanitarian or development programs.
• Knowledge of Ukrainian and/or Russian languages is an advantage.

We offer:

• Official employment
• International working conditions
• Working day from 09:00 - 17:00
• Health insurance from the first working day

Equal Opportunities 

The post holder is required to carry out the duties in accordance with the SCI Equal Opportunities and Diversity policies and procedures.

Child Safeguarding:

We need to keep children safe so our selection process, which includes rigorous background checks, reflects our commitment to the protection of children from abuse.

Health and Safety

The post holder is required to carry out the duties in accordance with SCI Health and Safety policies and procedures.

If you have an interest in this position, we look forward to receiving your feedback. A CV in English is a mandatory requirement for consideration. We would also be grateful if you could indicate your expected salary and level of English.

We are willing to hire an employee with a disability. 
All employees are expected to perform their duties in accordance with our global anti-harassment policy.