Асистент програм із захисту дітей та психічного здоров'я і психосоціальної підтримки\Child Protection & MHPSS Program Assistant

Save the Children International — гуманітарна організація з понад 100-річною історією. Save the Children була заснована у травні 1919 року в Лондоні.  SCI працює в Україні з 2014. Починала свою роботу на території Донецької області. В теперішній час SCI розширює свою діяльність на вісім міст України, і Дніпро є одним із них.  Ми працюємо в напрямках освіти, захисту дітей, подолання дитячої бідності, охорони здоров’я, а також проводимо адвокаційну діяльність, пов’язану із захистом прав дітей.

Мета позиції:  

Асистент програм із захисту дітей та психічного здоров'я і психосоціальної підтримки відповідатиме за підтримку логістики та адміністрування впровадження програм в рамках інтегрованого портфоліо програм із захисту дітей (CP), кейс-менеджменту, Деінституалізації (DI)/Альтернативного піклування (AC), (MHPSS) та  гендерної рівності/планування програм щодо гендерно зумовленого насильства. Вона/він також сприятиме ефективному управлінню знаннями (інформацією/даними). Важливим аспектом цієї посади є здатність перекладати усне спілкування англійською/українською мовами в повсякденних ситуаціях, а також здійснювати незначний письмовий переклад.

КЛЮЧОВІ ЗОНИ ВІДПОВІДАЛЬНОСТІ: 

Логістика та адміністрування програми

• Брати участь у плануванні та організації різних заходів та активностей проекту, включаючи тренінги, заходи та семінари, а також роздачу речей для дітей та сімей.
• Під управлінням керівника проекту координувати роботу з різними відділами (відділ кадрів, фінансовий відділ, відділ постачання та ін.) для забезпечення своєчасного та ефективного контролю, виконання та реалізації заходів.
• Виконувати такі задачі, як підготовка сертифікатів, ведення списків учасників, зв'язок з локаціями, підготовка та пакування матеріалів, а також інші пов'язані з цим задачі на вимогу керівника.
• Підготовка платіжних та закупівельних запитів (включаючи відповідну документацію) для програмних активностей, у координації з відповідними Експертами та за погодженням з керівником проекту.
• Підтримка керівника проекту в управлінні командним календарем та відстеженні переміщень між локаціями програми, включаючи супровідну документацію для ділових візитів та поїздок.

Організація роботи з інформацією та знаннями

• Підготовка протоколів зустрічей для документування обговорень програмної команди та інших зустрічей за потреби.
• Підтримка в організації та маркуванні папок програмної команди
• Підтримка у веденні документації, паперової звітності та координації роботи офісу за необхідності, включаючи оновлення основних трекерів інформаційної панелі, календарів тренінгів та бази даних.
• Допомагати керівнику проекту в командній комунікації та забезпеченні актуальності документації.
• Підтримувати в актуальному стані базу даних персоналу та відповідних зовнішніх контактів (партнерів, координаторів міжвідомчої координації та інших зацікавлених сторін)
• Підтримка адаптації нових співробітників шляхом надання ключової інформації про програму, посилань на папки, ознайомлення з командою та офісом програми

Переклад

• Підтримка щоденного усного перекладу (англійська/українська) зустрічей та розмов, як наживо, так і дистанційно, а також надання обмеженого письмового перекладу.

Виконувати інші обов'язки відповідно до кваліфікації та посади.

КВАЛІФІКАЦІЇ ТА ДОСВІД

• Диплом про освіту, бажано вищу
• Мінімум 1 рік роботи на адміністративній посаді
• Бажано мінімум 6 місяців досвіду роботи перекладачем
• Бажано мати досвід роботи у сфері захисту дітей, психічного здоров'я і психосоціальної підтримки та/або програм з гендерної рівності/гендерно обумовленого насилля. 
• Бажано знання або досвід роботи в НУО.
• Відмінні навички міжособистісного спілкування.
• Сильні навички усного та письмового спілкування англійською (обов'язково) та російською/українською мовами.
• Комп'ютерна грамотність (включаючи практичні навички роботи з усіма програмами Microsoft Office).
• Відмінна увага до деталей, організаторські здібності та обережність у поводженні з конфіденційною інформацією
• Здатність працювати самостійно та проактивно, взаємодіючи з окремими людьми в різних відділах та в різних локаціях/офісах по всій Україні.
• Доведена здатність працювати під тиском, справлятися зі складним робочим навантаженням та ефективно розставляти пріоритети у виконанні завдань
• Позитивне ставлення та готовність до співпраці
• Мотивація до навчання та дотримання організаційних процесів і процедур

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування
• Міжнародні умови праці
• Робочий день з 9 до 17 години
• Розташування офісу в центрі Дніпра  

Політика захисту дітей:

Ми повинні гарантувати безпеку дітей, тому наш процес відбору передбачає сувору перевірку даних та відображає наше зобов’язання захищати дітей від насильства. 

Здоров'я і безпека:

Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування.

Різноманітність, справедливість та інклюзивність: 

SCI прагне створити справді інклюзивну, ефективну та репрезентативну організаційну культуру, заохочуючи справедливість і різноманітність серед своїх співробітників і усуваючи незаконну дискримінацію.

Готові найняти працівника з інвалідністю.

Якщо  Вас зацікавила вакансія, чекаємо на Ваш відгук. Резюме англійською мовою буде перевагою при розгляді. Також, будемо вдячні, якщо Ви вкажете очікуваний рівень зарплатні та рівень володіння англійською мовою. 

Зверніть увагу, що ми зв’яжемося лише з відібранними кандидатами для проходження співбесіди. Письмові тести та співбесіди будуть проводитись поступово, а вакансія буде закрита при підтвержденні кандидатури на посаду.

Save the Children International is the humanitarian organization with more than 100 years of history. Save the Children was founded in May 1919 in London. SCI has been working in Ukraine since 2014. The Organization started its work in the territory of the Donetsk region. Currently, SCI is expanding its activities to eight cities of Ukraine, and Dnipro is one of them. We work in the directions of education, child protection, overcoming child poverty, health care, and also, we have advocacy activities related to the protection of children's rights.

ROLE PURPOSE: 

The CP & MHPSS Program Assistant will be responsible for supporting the logistics and administration of the program implementation across an integrated portfolio of Child Protection (CP), Case Management (CM), DI/AC, MHPSS and Gender Equality/GBV programming. She/he will also contribute to effective information and knowledge management. An important aspect of this role is the ability to translate spoken communication in English/Ukrainian in everyday settings along with limited written translation. 

KEY AREAS OF ACCOUNTABILITY:

Program logistics and administration?

•  Contribute to planning and organizing of various project events and activities, including trainings, events and workshops as well as distributions of items for children and families? 
• Under the guidance of the PM, coordinate with different departments (Human Resources, Finance, Supply Chain, etc.) to ensure timely and efficient follow up, delivery and implementation of activities? 
• Carry out tasks such as preparing of certificates, managing participant lists, liaising with venues, preparing and packing of materials, and other related tasks as requested by the PM? 
• Prepare payment and procurement requests (including related documentation) for program activities, in coordination with relevant Coordinators and with approval from PM? 
• Support PM in managing team calendar and tracking movement across program locations, including supporting documentation for business visits and travel.
  

Information and Knowledge Management?

•  Draft meeting minutes to document program team discussions and other meetings as needed? 
• Support with organization and labelling of program team folders?
•  Support with filing, paperwork and office coordination as needed, including updating the main dashboard trackers, training calendars and database?
•  Assist PM in team communication and ensuring up to date documentation? 
• Maintain up to data database of staff and relevant external contacts (partners, interagency coordination focal points and other stakeholders)?
•  Supporting onboarding of new staff through sharing of key program information, links to folders, orientation to program team and office

Translation? 

• Support with day to day spoken translation (English/Ukrainian) of meetings and conversations, both in person and remote, as well as limited written translation.
• Perform other duties as required in line with qualifications and position

QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE? 

• Certificate of education, higher level of education desirable? Minimum 1 year working in an administrative function?
•  Minimum 6 months experience in translation desirable? 
• Familiarity with child protection, MHPSS and/or gender equality/GBV programming desirable?
•  Knowledge or experience of NGO work desirable? 
• Excellent interpersonal skills? 
• Strong verbal and written communication skills in English (required) and Russian/Ukrainian? 
• Computer literate (including proven working knowledge of all Microsoft Office applications)? 
• Excellent attention to detail, organizational skills and discretion with confidential information? 
• Ability to work independently and proactively through engagement with individuals across departments and in multiple locations/offices across Ukraine? 
• Proven ability to work under pressure, handle challenging workload and effectively prioritize tasks?
•  Positive and collaborative attitude? Motivation to learn and follow organizational processes and procedures 

We offer:

• Official employment
• International working conditions
• Working day from 9 a.m. to 5 p.m
• Location of the office in the center of Dnipro

Child Safeguarding: 

We need to keep children safe so our selection process, which includes rigorous background checks, reflects our commitment to the protection of children from abuse. 

Health and Safety:

The role holder is required to carry out the duties in accordance with SCI Health and Safety policies and procedures.

Diversity, Equity and Inclusion: 

SCI is committed to create a truly inclusive, effective and representative organizational culture, encouraging equity and diversity among its employees and eliminating unlawful discrimination. 

Ready to hire an employee with disability.

If you are interested in the vacancy, we are looking forward for your response. A СV in English will be an advantage. Also, we will be grateful if you indicate the expected salary level and the level of English language proficiency.