Менеджер з фінансів, інформаційних технологій та адміністрування\Finance, IT and Admin Manager

Save the Children International — гуманітарна організація з понад 100-річною історією. Save the Children була заснована у травні 1919 року в Лондоні.  SCI працює в Україні з 2014. Починала свою роботу на території Донецької області. В теперішній час SCI розширює свою діяльність на вісім міст України, і Дніпро є одним із них.  Ми працюємо в напрямках освіти, захисту дітей, подолання дитячої бідності, охорони здоров’я, а також проводимо адвокаційну діяльність, пов’язану із захистом прав дітей.

Мета посади:   

Керування фінансовою, адміністративною та ІТ командами в східному офісі та стежити за тим, щоб усі фінансові співробітники на місцевому рівні могли виконувати завдання найкращим чином. Від неї/нього очикується керування всіма аспектами фінансової, адміністративної та ІТ діяльності. Особа, яка обіймає цю посаду, відіграватиме ключову роль у розбудові потенціалу фінансової команди на місцевому рівні. 

Ключові сфери відповідальності:   

• Забезпечити впровадженя відповідниних фінансових правил та засобів контролю для Регіонального представництва та їх постійне використання;  

• Моніторинг ефективності фінансової звітності Регіонального представництва, виявлення потенційних ризиків та надання рекомендацій щодо їх усунення; 

• Забезпечити своєчасне подання точних щомісячних, щоквартальних і операційних звітів та інформації до головного офісу; 

• Сприяти внутрішнім / зовнішнім аудитам під час проведення внутрішніх / зовнішніх перевірок; 

• Відповідає за щомісячне закриття рахунків у Регіональному офісі з урахуванням належних графіків. 

• Підготовка планів фінансування відповідно до інструкцій донорів, при цьому забезпечуючи досягнення нетематичного показника для країни. 

• Підготувати перерозподіл разом з персоналом програми для поточних грантів, якщо це необхідно. 

• Представляти фінансовий відділ на зустрічах BvA на рівні Регіонального офісу, впевнюючись що конкретні дії розглядаються після зустрічей BvA. 

• Надання консультацій фінансовому директору з питань підготовки генерального бюджету та процесів формування прогнозів. 

• Надання підтримки фінансовому директору щодо аналізу профіциту фінансування та іншої управлінської звітності. 

• Підготовка проекту штатного розподілу для всього персоналу та надання розподілів фінансовому менеджеру в Національному офісі для перевірки балансу рахунків, на яких вони утримуються. 

• Перевіряти запропоновані програмним персоналом зміни класифікації на відповідність вимогам донорів та фінансовій політиці SCI. 

• Відповідальність за своєчасну та повну підготовку щомісячних, щоквартальних та річних фінансових звітів донорів та фінансових звітів SCI відповідно до політики та керівних принципів Save the Children.  

• Підтримка регулярної комунікації з усіма членами Регіонального офісу та забезпечення своєчасної та повної фінансової підтримки. 

• Нагляд за трансферами та виплатою коштів для виконання зобов'язань, взятих на себе в рамках керівних принципів Save the Children та донорів.  

• Розробка процедур моніторингу та аналізу бюджетів, які дозволять точно прогнозувати витрати та порівнювати фактичні витрати з бюджетними. 

• Підготовка щомісячного запиту на фінансування на основі прогнозу грошових потоків, щоб забезпечити проект усіма необхідними коштами для роботи.  

• Проведення тренінгів для розпорядників бюджетних коштів та консультування розпорядників бюджетних коштів щодо фінансових аспектів управління грантами. 

• Допомагати Регіональному директору в дотриманні Схеми делегування повноважень. 

• Перевіряти та аналізувати дотримання Регіональним офісом усіх місцевих законів. Забезпечення належного обліку всіх фінансових даних, укладених Регіональним офісом; 

Адміністрування/Інформаційні технології 

• Керівництво адміністративною функцією для забезпечення ефективної адміністративної підтримки в Регіональному офісі 

• Забезпечити юридичну відповідність положенням урядових нормативних актів та законів. 

• Здійснювати нагляд за загальним обслуговуванням офісних приміщень, споруд, адміністративних активів (активів, що не належать до ланцюга постачання) та обладнання (фізичне робоче середовище), а також забезпечення їхньої цілісності та ефективного використання. 

• Забезпечити надання якісної логістичної підтримки гостям, відвідувачам, у тому числі партнерським організаціям, які беруть участь у заходах SC.   

• Нагляд за адміністративною функцією для забезпечення безперешкодного імпорту основних засобів, коли це стосується адміністрування або ІТ, моніторинг процесу отримання віз/дозволів на роботу та розміщення іноземного персоналу та відвідувачів. 

• Прагнення підтримувати програми інноваційними ІТ-рішеннями для сприяння їхній роботі. 

• Керівництво ІТ-функцією з особливим акцентом на забезпеченні достатнього основного та резервного зв'язку та пропускної здатності в регіональному офісі. 

• Переглядати всі договори оренди та, за необхідності, адміністративні, фінансові та ІТ-контракти. 

• Нагляд за щорічною підготовкою до поновлення ліцензій та дозволів - там, де цим займається EAO - у координації з Адміністративним персоналом. 

• Перегляд та оцінка поточних витрат з метою економії та/або модернізації за необхідності. 

Розбудова потенціалу: 

• Визначати можливості для навчання та підвищення кваліфікації персоналу. Управління ефективністю роботи всього персоналу у сфері фінансів, адміністрування та ІТ 

• Здійснення ефективного використання системи менеджменту продуктивності, включаючи встановлення чітких, вимірюваних цілей, постійним зворотнім зв'язком, періодичними оглядами та об'єктивними оцінками; 

• Тренінги, наставництво та інші можливості для розвитку; 

• Відзначення та заохочення за видатні результати роботи; та документування результатів роботи, які є менш задовільними, з відповідними діями щодо покращення результатів роботи/планами роботи. 

Загальні 

• Дотримуватися політики та практики Save the Children щодо захисту дітей, кодексу поведінки, охорони здоров'я та безпеки, рівних можливостей, боротьби з шахрайством та інших відповідних політик і процедур. 

• Забезпечити безпеку, здоров'я та гарне самопочуття персоналу, а також те, щоб управління персоналом та інші процеси, політики та системи відображали принципи рівності та справедливості «Save the Children».  

КВАЛІФІАЦІЯ ДОСВІД ТА НАВИЧКИ: 

Необхідні 

• Ступінь магістра у бізнес-адмініструванні, фінансів, кваліфікація АССА/АССА з бухгалтерського обліку з 7-річним досвідом роботи в сфері бухгалтерського обліку після отримання кваліфікації. 

• 2 роки досвіду роботи, після отримання кваліфікації, в кризових державах та за межами рідної країни. 

• Досвід і добре розвинені навички в управлінні персоналом, керівництві та розбудові потенціалу. 

• Підтверджений досвід співпраці з командою вищого керівництва та надання стратегічної підтримки в різних галузях та/або регіонах 

• Знання особливостей вимог основних донорів, що надають допомогу в надзвичайних ситуаціях, а також досвід бюджетування та звітування перед донорами. 

• Хороша увага до деталей та аналітичні навички 

• Комп'ютерна грамотність (WORD, просунутий Excel, Outlook, Internet Explorer, фінансові системи). 

• Культурна обізнаність та вміння швидко будувати стосунки з широким колом людей 

• Терплячий, адаптивний, гнучкий, здатний імпровізувати та залишатися чуйним, а також чітко та ефективно спілкуватися в умовах стресу 

• Відмінні навички планування, управління та координації, здатність ефективно організовувати робоче навантаження, що складається з різноманітних і мінливих завдань та обов'язків. 

• Strong communication (written and spoken), and interpersonal skills in English, with experience in managing multicultural teams 

Бажані  

• Досвід роботи з фінансовими системами, наприклад, Agresso. 

• Значний досвід роботи з НУО в умовах міжнародної надзвичайної ситуації 

• Вільне володіння англійською мовою. 

Рівні можливості 

Особа, яка виконує цю роль, зобов'язана виконувати свої обов'язки відповідно до політики та процедур SCI щодо рівних можливостей та різноманітності. 

Захист дітей: 

Ми повинні забезпечити безпеку дітей, тому наш процес відбору, який включає ретельну перевірку біографічних даних, відображає нашу прихильність до захисту дітей від жорстокого поводження. 

Здоров’я та безпека 

Посадова особа зобов'язана виконувати свої обов'язки відповідно до політики та процедур SCI щодо охорони здоров'я та безпеки. 

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування
• Міжнародні умови праці
• Робочий день з 9 до 17 години
• Розташування офісу в центрі Дніпра  

Політика захисту дітей:

Ми повинні гарантувати безпеку дітей, тому наш процес відбору передбачає сувору перевірку даних та відображає наше зобов’язання захищати дітей від насильства. 

Здоров'я і безпека:

Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування.

Різноманітність, справедливість та інклюзивність: 

SCI прагне створити справді інклюзивну, ефективну та репрезентативну організаційну культуру, заохочуючи справедливість і різноманітність серед своїх співробітників і усуваючи незаконну дискримінацію.

Готові найняти працівника з інвалідністю.

Якщо  Вас зацікавила вакансія, чекаємо на Ваш відгук. Резюме англійською мовою буде перевагою при розгляді. Також, будемо вдячні, якщо Ви вкажете очікуваний рівень зарплатні та рівень володіння англійською мовою. 

Зверніть увагу, що ми зв’яжемося лише з відібранними кандидатами для проходження співбесіди. Письмові тести та співбесіди будуть проводитись поступово, а вакансія буде закрита при підтвержденні кандидатури на посаду.

 Save the Children International is the humanitarian organization with more than 100 years of history. Save the Children was founded in May 1919 in London. SCI has been working in Ukraine since 2014. The Organization started its work in the territory of the Donetsk region. Currently, SCI is expanding its activities to eight cities of Ukraine, and Dnipro is one of them. We work in the directions of education, child protection, overcoming child poverty, health care, and also, we have advocacy activities related to the protection of children's rights.

ROLE PURPOSE: 

To lead the Finance, Admin and IT Team in East Area Office and making sure that all finance staff in the field are able to deliver in the best possible manner. S/he will be expected to lead on all aspects of finance, admin and IT activities. The post holder will play a key role in building capacity for the finance team at field level.

KEY AREAS OF ACCOUNTABILITY:

• Ensure that appropriate financial regulations and controls are in place for Area Office and in use at all times; 
• Monitor the effectiveness of the Area office financial records and identify potential risk areas and to recommend solutions;
• Ensure timely submission of accurate monthly, quarterly and on-demand reports and information to Country office;
• To facilitate internal / external auditors during internal / external audits;? Responsible for monthly closure of accounts in Area Office while maintaining proper schedules.
•  Prepare proposal budgets in line with donor guidelines while ensuring that non-thematic rate of country is achieved.
•  Prepare realignments along with program staff for on-going awards if needed.? Represent Finance department in the BvA meetings at Area Office level while ensuring that actions are addressed after BvA meetings.
•  Providing support to Finance director in preparation of Master budget, and forecast processes.
•  Providing support to Finance director on Funding GAP analysis and other management reporting.
•  Drafting the staff allocation for all staff and ensuring allocations are provided to Finance manager in Country office for clearance of balance sheets holding accounts.
• Review the reclassifications proposed by program staff for eligibility in line with donor regulations and in line with SCI Financial policies.
• Responsible for the timely and complete preparation of monthly, quarterly, and annual donor and SCI financial reports in accordance with Save the Children policies and guidelines. 
• Maintain regular communications with all members of Area office and ensure that timely and complete financial support is provided.
• Oversee transfer and disbursement of funds to fulfil obligations incurred within the guidelines of Save the Children and donors. 
•  Develop procedures for monitoring and analyzing budgets, which allow accurate projection of expenditures and comparisons of actual and budgeted spending.
•  Prepare a monthly request for funds, based on cash flow projections, to ensure the project has all necessary funds for operations. 
•  Conduct Budget holders training and advice budget holders on financial aspects of awards management. 
•  Assist Area Director to ensure compliance of Scheme of Delegation 
•  To review and analyze Area Office’s compliance with all local laws. To ensure good record keeping of all financial data concluded by the Area Office;

Administration/Information Technology

• Lead administrative function to ensure the provision of effective administrative support in Area Office
• Ensure legal compliance with respective Government regulations and laws? Oversee the overall maintenance of the office premises, facilities, admin assets (assets not covered by Supply Chain) and equipment (physical work environment) and ensure that these are secure and efficiently utilized
• Ensure provision of high-quality logistical support to guests, visitors including partner organizations involved in SC activities 
•  Supervise administrative function to ensure the smooth import of capital assets when relevant to admin or IT, monitor visa/work permit process and accommodation for expatriate staff and visitors
• Strive to support programmes with innovative IT solutions to support their work
• Lead IT function with a specific focus on ensuring sufficient primary and backup connectivity and bandwidth in Area Office
• Review all leases and, as relevant, admin, finance or IT contracts
•  Oversee the annual preparation of the renewal of licenses and permits – where it is to be managed by EAO - in coordination with the Admin staff
• Review and assess running costs in order to make savings and or upgrade as needed

Capacity Building:

•  Identify learning and training opportunities for staff. Manage the performance of all staff in the finance, admin and IT work area
•  Effective use of the performance management system including the establishment of clear, measurable objectives, on-going feedback, periodic reviews and unbiased evaluations.
• Coaching, mentoring and other developmental opportunities.
•  Recognition and rewards for outstanding performance.  
• Documentation of performance that is less than satisfactory, with appropriate performance improvements/workplans.

General

• Comply with Save the Children policies and practice with respect to child protection, code of conduct, health and safety, equal opportunities, fraud and other relevant policies and procedures.
•  Ensure the security, health and wellbeing of staff and that staff management and other processes and policies and systems reflect Save the Children's principles of equity and fairness. 

QUALIFICATION, EXPERIENCE AND SKILLS:

Essential

• ?MBA Finance, ACCA/ACMA Part qualified with 7 years of post-qualification accounting experience.
• 2 Years post- qualification experience in fragile states and outside home country.
• Experience of and well-developed skills in staff management, supervision and capacity building
• Proven track record of supporting a senior management team, and providing strategic support across multiple sectors and/or regions 
• Knowledge of the requirements of the major emergency donors and experience in budgeting and reporting to donors
•  Good attention to detail and analytical skills
• Computer literate (i.e. WORD, advanced Excel, Outlook, Internet Explorer, financial systems).
• Cultural awareness and ability to build relationships quickly with a wide variety of people
• Patient, adaptable, flexible, able to improvise and remain responsive and communicate clearly and effectively under pressure
•  Excellent planning, management and coordination skills, with the ability to organize a workload comprised of varying and changing tasks and responsibilities
• Strong communication (written and spoken), and interpersonal skills in English, with experience in managing multicultural teams

Desirable 

• Experience working with financial systems. i.e. Agresso.
• Significant experience with NGOs in an international emergency environment? Fluent in English.

Equal Opportunities 

The post holder is required to carry out the duties in accordance with the SCI Equal Opportunities and Diversity policies and procedures.

Child Safeguarding:

We need to keep children safe so our selection process, which includes rigorous background checks, reflects our commitment to the protection of children from abuse

Health and Safety

The post holder is required to carry out the duties in accordance with SCI Health and Safety policies and procedures.

We offer:

• Official employment
• International working conditions
• Working day from 9 a.m. to 5 p.m
• Location of the office in the center of Dnipro
• Child Safeguarding: 

We need to keep children safe so our selection process, which includes rigorous background checks, reflects our commitment to the protection of children from abuse. 

Health and Safety:

The role holder is required to carry out the duties in accordance with SCI Health and Safety policies and procedures.

Diversity, Equity and Inclusion: 

SCI is committed to create a truly inclusive, effective and representative organizational culture, encouraging equity and diversity among its employees and eliminating unlawful discrimination. 

Ready to hire an employee with disability.

If you are interested in the vacancy, we are looking forward for your response. A СV in English will be an advantage. Also, we will be grateful if you indicate the expected salary level and the level of English language proficiency.