Експерт з питань допомоги в надзвичайних ситуаціях та базових потребах\Emergency and Basic Needs Assistance Coordinator

Save the Children International — гуманітарна організація з понад 100-річною історією. Save the Children була заснована у травні 1919 року в Лондоні.  SCI працює в Україні з 2014. Починала свою роботу на території Донецької області. В теперішній час SCI розширює свою діяльність на вісім міст України, і Дніпро є одним із них.  Ми працюємо в напрямках освіти, захисту дітей, подолання дитячої бідності, охорони здоров’я, а також проводимо адвокаційну діяльність, пов’язану із захистом прав дітей

Мета посади:   

Експерт з питань NFI контролюватиме та керуватиме всіма аспектами операційного планування, реалізації та моніторингу, пов'язаними з дистрибуцією в регіональному офісі. До пріоритетних секторів належать укриття (Shelter), водопостачання, санітарія та гігієна (WASH), непродовольчі товари (NFI), а також, за необхідності, захист дітей (CP), відділ з питань освіти (Education) та команда з питань продовольчої безпеки та засобів існування (FSL). Експерт з питань NFI відповідатиме за подальший контроль за розподілом коштів у матеріальній/грошовій формі, пов'язаних із Shelter, WASH та NFI.  

Крім того, він/вона надаватиме підтримку в оцінюванні, впровадженні, моніторингу та звітності поточних і майбутніх Shelter, WASH та NFI програм SCI в областях України, а також підтримуватиме зв'язок із зовнішніми зацікавленими сторонами (Кластером, партнерами, іншими неурядовими організаціями та місцевими органами влади) і представлятиме SCI у відповідних робочих групах та координаційних зустрічах. Він/вона забезпечуватиме технічну актуальність інтервенцій у сфері Shelter, WASH та NFI відповідно до Стратегічного плану реагування SCI. Він/вона забезпечуватиме технічну актуальність заходів у сфері Shelter, WASH та NFI відповідно до Стратегічного плану реагування SCI. Експерт з питань NFI відповідатиме за те, щоб усі аспекти роботи виконувалися відповідно до політик Save the Children.  У разі виникнення додаткової надзвичайної гуманітарної ситуації, очікується, що особа, яка виконує цю роль, буде працювати поза межами свого звичайного профілю і матиме можливість відповідно коригувати свій робочий час. 

Ключові зони відповідальності:   

Управління проектами 

• Брати участь та робити внесок у розробку Розширених планів реалізації, планів закупівель, кадрових планів, планів трекінгу, планів моніторингу та забезпечувати своєчасну реалізацію заходів відповідно до планів, пов'язаних з проектом, в якому бере участь. 
• Брати участь та робити внесок у планування підготовки до надзвичайних ситуацій та реагування під час надзвичайних ситуацій.
•  

  Тісно співпрацювати з командою безпеки та захисту (S&S) та враховувати політику SCI у сфері S&S під час планування та реалізації проєктів.

• Управління та нагляд за реалізацією та якістю проектів у сфері Shelter, WASH та NFI (у матеріальній та грошовій формі). А також участь в оцінюванні потреб і розробці підходів у рамках програмування Shelter, WASH та NFI на сході країни. 

• За потреби підтримувати планування та розповсюдження спеціальних наборів для CP, Education та FSL.  

• Забезпечення узгодженості методології та якості реалізації. 

• Забезпечити інтеграцію програм Shelter, WASH та NFI (включаючи внутрішнє та зовнішнє перенаправлення, спільну оцінку потреб, спільне реагування тощо) з іншими секторами SCI (FSL/CVA, CP та Education). 

• Забезпечити належний моніторинг якості реалізації шляхом регулярних візитів на місця та оцінки контрольних показників якості. 

• - Забезпечення належного збору даних, достовірності даних та своєчасного надання їх MEAL команді. 

• Під наглядом ПМ, сприяти моніторингу бюджету/витрат на основі планів реалізації; а також сприяти аналізу звітів про бюджетні та фактичні витрати (BVA) для оцінки будь-яких розбіжностей та забезпечення своєчасного використання коштів. 

• У тісній координації з відділом MEAL аналізувати інформацію для вибору місць проведення заходів, а також аналізувати та оцінювати дані моніторингу для розуміння впливу проектів та визначення отриманого досвіду для майбутніх програм. 

• Регулярно підтримувати зв'язок з відділом фінансів, відділом постачання, відділом кадрів та адміністрацією, щоб гарантувати належне функціонування програм. 

• Вдосконалювання процедур шляхом надання зібраних даних з місць або зворотного зв'язку для реалізації програм Shelter, WASH та NFI відповідно до принципів та стандартів SCI, SOPs, методичних рекомендацій тощо.  

• Впроваджувати адаптовані рішення щодо Shelter, WASH та NFI для різних сфер та типів заходів, беручи до уваги стандарти стратегії кластерів (Shelter/NFI та WASH), стандарти України, особливі потреби та потреби у захисті, а також гендерну інтеграцію та інтеграцію людей з інвалідністю. 

• Забезпечення належної документації та зберігання інформації щодо Shelter, WASH та NFI, а також забезпечення оновлення бази даних щодо Shelter, WASH та NFI всією інформацією та даними про діяльність. 

• Забезпечення відповідності картографування територій, складання коротких списків районів та об'єктів нерухомості, а також ідентифікацію та відбір бенефіціарів для надання допомоги відповідно до керівних принципів програми. 

• Проведення оцінки та ідентифікації бенефіціарів. Підтримування зв'язку із постраждалими громадами та забезпечувати належне інформування, комунікацію, чутливість, мобілізацію та збір зворотного зв'язку. 

• Сприяти підготовці звітів для донорів і забезпечувати якість внутрішньої звітності та її відповідність процесам «Save the Children». 

• Своєчасно готувати звіти для внутрішнього та зовнішнього використання. 

• Просувати та ділитися ідеями щодо вдосконалення та необхідних змін у активностях (за потреби) 

Управління командою та розвиток потенціалу 

• Визначати кадрові потреби та брати участь у процесах набору персоналу, коли це необхідно 

• Нести відповідальність за власну ефективність та розвиток команди відповідно до керівних принципів SCI "Develop to Perform" 

• Контролювати дотримання командндою робочих планів 

Управління партнерськими відносинами 

• Забезпечення зміцнення потенціалу місцевих партнерів, які впроваджують заходи у сферах Shelter, WASH та NFI. 

• Відповідальність за управління партнерствами для забезпечення виконання програми. 

• Співпрацювати з командами з управління персоналом/фінансів/постачання для забезпечення належної підтримки партнерів з боку відділів підтримки. 

Зовнішні зв'язки/Представництво 

• Представляти «Save the Children» на засіданнях робочих груп у секторах Shelter/NFI та WASH та інших галузевих координаційних форумах в Україні. 

• Координація з місцевими органами влади та іншими установами. 

• Сприяння розробці/розповсюдженню адвокаційних повідомлень та матеріалів у секторі NFI у співпраці з медіа-відділом SC. 

Загальні  

• Дотримуватися політики та практики Save the Children щодо захисту дітей, кодексу поведінки, охорони здоров'я та безпеки, рівних можливостей та інших відповідних політик і процедур. 

• Допомагати відповідати за безпеку всього персоналу. Переконатися, що безпека, здоров'я та самопочуття персоналу будуть забезпечені, а управління персоналом та інші процеси, політики та системи відображатимуть принципи рівності та чесності «Save Children». 

• Виконувати інші обов'язки, узгоджені з лінійним керівництвом. 

Кваліфікація: 

• Ступінь бакалавра у відповідній галузі або відповідний досвід 

• Попередній досвід з дистрибуції у секторах Shelter, WASH та NFI: тендери, контракти, моніторинг, RRM, RNA, тощо. 

• Гнучкість і готовність змінювати методи роботи та робочі години, а також готовність працювати в небезпечному та складному середовищі. 

Досвід та навички 

Необхідні 

• Досвід роботи з гуманітарним сектором, донорами, технічними аспектами гуманітарного захисту, сферними стандартами, розподілом і гуманітарними принципами. 

• Володіння RNA, SSB та іншими інструментами оцінювання, Microsoft Word, Outlook і Excel. 

• Сильні ІТ навички / керування базами даних. 

Бажані 

• Розвинені навички тайм менеджменту та організації. 

• Гнучкість і готовність змінювати методи роботи та робочі години, а також готовність працювати в небезпечному середовищі. 

• Сильні навички особистого спілкування, презентації та командної роботи. 

• Досвід у зв’язках з НУО та представиниками ООН. 

Додаткові посадові обов’язки 

Обов'язки та відповідальність, викладені вище, не є вичерпними, і від особи, яка займає цю посаду, може вимагатися виконання додаткових обов'язків в межах його/її рівня кваліфікації та досвіду.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування
• Міжнародні умови праці
• Робочий день з 9 до 17 години
• Розташування офісу в центрі Дніпра  

Політика захисту дітей:

Ми повинні гарантувати безпеку дітей, тому наш процес відбору передбачає сувору перевірку даних та відображає наше зобов’язання захищати дітей від насильства. 

Здоров'я і безпека:

Очікується, що всі працівники виконуватимуть свої обов’язки відповідно до нашої глобальної політики щодо боротьби проти переслідування.

Різноманітність, справедливість та інклюзивність: 

SCI прагне створити справді інклюзивну, ефективну та репрезентативну організаційну культуру, заохочуючи справедливість і різноманітність серед своїх співробітників і усуваючи незаконну дискримінацію.

Готові найняти працівника з інвалідністю.

Якщо  Вас зацікавила вакансія, чекаємо на Ваш відгук. Резюме англійською мовою буде перевагою при розгляді. Також, будемо вдячні, якщо Ви вкажете очікуваний рівень зарплатні та рівень володіння англійською мовою. 

Зверніть увагу, що ми зв’яжемося лише з відібранними кандидатами для проходження співбесіди. Письмові тести та співбесіди будуть проводитись поступово, а вакансія буде закрита при підтвержденні кандидатури на посаду.

 Save the Children International is the humanitarian organization with more than 100 years of history. Save the Children was founded in May 1919 in London. SCI has been working in Ukraine since 2014. The Organization started its work in the territory of the Donetsk region. Currently, SCI is expanding its activities to eight cities of Ukraine, and Dnipro is one of them. We work in the directions of education, child protection, overcoming child poverty, health care, and also, we have advocacy activities related to the protection of children's rights.

ROLE PURPOSE: 

The NFI Coordinator will oversee and lead all operational planning, implementation and monitoring aspects related to distributions in the area office. The primary sectors include Shelter, WASH and NFI distributions – as well as CP, Education and FSL as needed. NFI Coordinator will be responsible to follow up of in-kind/cash distributions related to Shelter, WASH and NFI interventions. 

Furthermore, she/he supports the assessment, implementation, monitoring, and reporting of current and future SCI Shelter, WASH and NFI programs in Ukraine oblasts, as well as liaising with external stakeholders (Cluster, Partners, other I/NGOs and local authorities) and representing SCI in the relevant working groups & coordination meetings. He/she will ensure the technical relevance of Shelter, WASH and NFI interventions according to SCI Response Strategic Plan. S/he will be responsible for ensuring that all SCI Shelter, WASH and NFI activities in the relevant geographic areas are done in accordance with Save the Children’s policies and applicable standards. The NFI Coordinator will ensure that all aspects of work are undertaken in accordance with Save the Children’s Policies. In the event of an additional humanitarian emergency, the role holder will be expected to work outside the normal role profile and be able to vary working hours accordingly.

KEY AREAS OF ACCOUNTABILITY:

Project Management

• Participate and contribute in drafting Dilated implementation plans, 
• Procurement plans, HR plans, Trackers, Monitoring plans and ensure timely implementation of the activities in line with the plans related to the Project involved in.
•  Participate and contribute in emergency preparedness and response planning during Emergency.
• Closely coordinate with S&S team and consider SCI S&S policies during the planning and implementing the Projects.
•  Responsible for managing and overseeing the implementation and quality of Shelter, WASH and NFI(in-kind and cash distributions) projects. And contributing to needs assessments and developing approaches within Shelter, WASH and NFI programming in the east.
• Support as needed planning and distribution of CP, Education and FSL kits. 
• Ensure consistency in methodology and quality of implementation.
• Ensure integration of Shelter, WASH and NFI programs (including inner and external redirection, join needs assessments, join response, etc.) with other SCI sectors (FSL/CVA, CP and Education).
•  Ensure proper monitoring of the quality of implementation through regular field visits and quality benchmark assessment. 
  
• Ensure appropriate data collection, data accurate and shared with MEAL on time.
• Supervised by PM, contribute to monitoring budget/expenditure based on the implementation plans; and contribute to analysis of budget-versus-actual (BVA) reports to assess any discrepancies and ensure timely expenditure.
•  In close coordination with MEAL department, analyses information to select intervention sites; and analyses and evaluate monitoring data to understand impact of projects and identify lessons learned for future programming.
• Liaise on a regular basis with Finance, Supply chain, HR and Administration to guarantee the smooth running of programs.
• Improve procedures by provision collected data from the fields or feedback for the implementation of the Shelter, WASH and NFI programs in accordance with SCI principles & standards, SOPs, guidance notes, etc. 
•  Implement adapted Shelter, WASH and NFI solutions for the different areas of and types of intervention, taking into account the Clusters (Shelter/NFI and WASH) strategy standards, Ukraine standards, special and protection needs, and gender & disability inclusion.
•  Ensure proper documentation and filing of Shelter, WASH and NFI related documents and ensure that Shelter, WASH and NFI database is updated with all activities info and data. 
• Ensure that mapping of areas, shortlisting of neighborhoods and properties, and beneficiaries’ identification and selection for the assistance are consistent with program guidelines.
• Carry out assessments and beneficiary identification. Liaise with affected communities and ensure adequate information, communication, sensitization, mobilization, and feedback collection.
• Contribute to donor reports and ensure that internal reporting is of quality and following Save the Children processes.
• Produce timely reports for internal and external use.
• Promote and share ideas for improvement and necessary changes for activities (If needed)

Team management and capacity building

•  Identify staffing needs and participate in the recruitment processes for the staff when required
• Take accountability of own and team’s performance and development following SCI Develop to Perform guidelines
• Ensure that the team follow work plans

Partnerships management

•  Ensure capacity building of local partners implementing Shelter, WASH and NFI interventions.
•  Responsible for partnership management to ensure programme delivery. 
• Work with HR/Finance/Supply chain teams to ensure partners are receiving adequate support from support sections

External relationships/Representation

• Represent Save the Children in Shelter/NFI and WASH sectors working group meetings and other sector coordination forums in Ukraine.
• Coordination with the local authorities and other agencies.
• Contribute to development/dissemination in NFI distribution of advocacy messages and materials in conjunction with SC Media department.

General 

• Comply with Save the Children policies and practice with respect to child protection, code of conduct, health and safety, equal opportunities and other relevant policies and procedures.
• Help be responsible for the security of all staff. Ensure that the security, health and wellbeing of staff are ensured, and staff management and other processes and policies and systems reflect SC’s principles of equity and fairness.
•  To perform such other responsibilities as agreed with the line management.
  

QUALIFICATION:

• Bachelor’s degree in a relevant field or relevant experience
•  Previous Experience in Shelter, WASH and NFIs distribution activities: tendering, contracting, monitoring, RRM, RNA etc. 
•  Flexibility and willingness to change work practices and hours, and capability to work in insecure and challenging environment.

EXPERIENCE AND SKILLS 

Essential

•  Familiar with Humanitarian sector, donors, technical aspects of humanitarian shielding, sphere standards, distribution and humanitarian principles. Proficiency in RNA, SSB and other Assessments Tools, Microsoft Word, Outlook and Excel.
• Strong IT/database management skills.

Desirable

• Good time management and organizations skills.
•  Flexibility and willingness to change work practices and hours, and capability to work in insecure environment.
• Strength in interpersonal, communication, presentation skills and teamwork.
• Familiar with liaising with NGO’s and UN bodies

Additional job responsibilities 

The duties and responsibilities as set out above are not exhaustive and the role holder may be required to carry out additional duties within reasonableness of their level of skills and experience.

We offer:

• Official employment
• International working conditions
• Working day from 9 a.m. to 5 p.m
• Location of the office in the center of Dnipro
  

Child Safeguarding: 

We need to keep children safe so our selection process, which includes rigorous background checks, reflects our commitment to the protection of children from abuse. 

Health and Safety:

The role holder is required to carry out the duties in accordance with SCI Health and Safety policies and procedures.

Diversity, Equity and Inclusion: 

SCI is committed to create a truly inclusive, effective and representative organizational culture, encouraging equity and diversity among its employees and eliminating unlawful discrimination. 

Ready to hire an employee with disability.

If you are interested in the vacancy, we are looking forward for your response. A СV in English will be an advantage. Also, we will be grateful if you indicate the expected salary level and the level of English language proficiency.