Фахівець програми / Program Officer (Grants/ Livelihood)

Місце роботи: Суми

Дата початку: жовтень-листопад

Тривалість контракту: 3-місячний випробувальний термін з подовженням у разі успішного проходження випробувального терміну та наявності фінансування

Організація «Людина в біді» здійснює свою діяльність в Україні з початку серпня 2014 року і з того часу, гуманітарні програми швидко розширюються. У цей час, «Людина в біді» є однією з основних гуманітарних організацій в Україні, яка надає нейтральну і незалежну гуманітарну допомогу людям, які постраждали від конфлікту.

PIN є роботодавцем, який надає рівні можливості, тому заявки приймаються від усіх кваліфікованих кандидатів без розрізнення за будь-якими ознаками, включаючи расу, етнічну приналежність, національність, вік, релігію, інвалідність, сексуальну орієнтацію, статеву ідентичність та інші. PIN приймає заявки від представників різних груп та цінує різноманіття.

Загальна інформація про роль співробітника:

Під загальним керівництвом старшого фахівця програми, фахівець програм відповідає за своєчасне та ефективне планування, виконання та моніторинг заходів по екстренному реагуванню та ранньому відновленню на території реагування, а також архівування всіх доручених та отриманих документів у належному порядку

Відповідає за ефективну та якісну імплементацію програм з економічної підтримки населення та розвитку бізнесу. Працівник бере участь у плануванні та розробці нових проєктів та програм. Тісно співпрацює з іншими фахівцями програми. 

Характерні обов'язки та відповідальність: 

• Бере участь у щотижневих оперативних нарадах відділу, включаючи звітність та планування роботи.
• Приймає участь у щотижневих оперативних нарадах відділу, включаючи звітність та планування роботи.
• Виконує інші завдання від Старшого фахівця програми.
• Забезпечує безперервну комунікацію через доступні канали:
  • в офісі — електронна пошта, Microsoft Teams, мобільний зв'язок;
  • під час подорожей — мобільний зв'язок.
• У разі необхідності одночасного виконання кількох завдань визначає пріоритети (інформує за запитом) та погоджує зміни до робочого плану з керівником.
• Надає зворотний зв'язок керівнику у разі виникнення перешкод або ризиків, що можуть вплинути на якість виконання завдань.
• Виконує затверджений керівником план імплементації активностей, повідомляє про ризики чи обставини, що можуть завадити виконанню.
• Розповсюджує інформацію про умови проєкту.
• Контролює кількість отриманих заявок на участь у проєкті, повідомляє керівника у разі недостатньої кількості та пропонує шляхи підвищення ефективності інформаційних заходів.
• Разом з іншими фахівцями здійснює оцінку заявок, включаючи телефонні інтерв’ю та польові візити:
• Перший етап оцінки: аналізує інформацію заявника, економічну доцільність пропозиції, її відповідність умовам проєкту; перевіряє публічну інформацію про власника бізнесу; готує коментарі та питання; консультується зі Старшим фахівцем програми; бере участь у підготовці висновків.
• Телефонне інтерв’ю: уточнює та перевіряє надану інформацію.
• Польовий візит: перевіряє дані заявника, умови працевлаштування; збирає документи для прийняття рішення; складає короткий звіт із власним обґрунтованим рішенням щодо можливості надання гранту.
• Бере участь у роботі Комітету з прийняття рішень про надання грантів, обґрунтовує своє рішення.
• Формує справу отримувача допомоги, перевіряє повноту документів для архівації.
• Готує договір про надання фінансової допомоги (бізнес-гранту), забезпечує його підписання та передачу на архівування; співпрацює з бухгалтерією для підготовки оплати.
• Приймає та переадресовує керівнику всі скарги, що виникли внаслідок його дій або дій колег.

Документація та звітність:

• Збирає та своєчасно подає оновлення, пов’язані з проєктом (щодня/щотижня/щомісяця), включаючи звіти з моніторингу та оцінки, а також із зовнішніх зустрічей.
• Організовує архівування проєктної документації, сканування та завантаження в систему ELO.
• Сприяє підготовці якісних звітів, планів, презентацій результатів проєкту.
• Роботодавець має право надавати працівнику також інші завдання в межах його повноважень та спеціалізації.

Зовнішні відносини:

• Представляє PIN перед зацікавленими сторонами (міжнародні/громадські організації, місцеві установи, державні органи, донори).
• Координує взаємодію з іншими організаціями та місцевою владою.
• Інформує керівника про конфлікти, дублювання чи прогалини та пропонує рішення.

Вимоги до кандидата:

Освіта:

• Вища освіта у сфері економіки, соціальної роботи, міжнародних відносин, менеджменту проектів або суміжних дисциплін.
• Мінімум 2 роки досвіду у проектній діяльності, гуманітарних або соціальних програмах, моніторингу та оцінці проектів.

Необхідні знання:

Основи проектного менеджменту та гуманітарних програм; принципи моніторингу та оцінки; знання бізнес-планів, МСП, бухгалтерського обліку, маркетингу та e-маркетингових інструментів; процедурні стандарти організації; управління документацією та базами даних; стандарти безпеки та конфіденційності; розуміння локального контексту та потреб громад.

Необхідні навички та якості: 

- Здатність планувати, організовувати та контролювати виконання програмних заходів.

- Аналітичне мислення та вміння формулювати висновки за результатами оцінок і моніторингу.

- Сильні комунікаційні навички та вміння ефективно взаємодіяти з партнерами, владою та бенефіціарами.

- Здатність працювати в умовах багатозадачності та обмежених строків.

- Готовність до регулярної польової роботи та відряджень.

- Дотримання етичних норм, стандартів безпеки та конфіденційності.

Інші вимоги:

-  Комунікативні навички з різними віковими групами;

-   Аналітичне мислення;

-  Здатність працювати в команді;

-  Висока самоорганізація та самоконтроль;

-  Здатність працювати під тиском часу;

-  Увага до деталей;

-  Здатність проводити польові візити та подорожувати між населеними пунктами.

Ми пропонуємо:

• Конкурентна заробітна плата за шкалою заробітної плати PIN у розмірі 1301 EUR  Gross +3% після успішного проходження випробувального терміну;
• Можливості професійного розвитку за допомогою різноманітних заходів зі збільшення потенціалу, таких як тренінги, семінари та інше
• 28 днів щорічної відпустки + 3 новорічних бонусних дні відпустки.
• Можливість працювати один день на тиждень віддалено для офісних працівників.
• Оплата проживання та добових для робочих поїздок за межі регіону закріпленого офісу та/або у випадках надмірних відстаней чи часу в дорозі, відповідно до політики People in Need щодо відряджень.
• Надання ноутбука, мобільного телефону (включно з SIM-картами з передплаченим тарифом) та брендованої продукції People in Need (рюкзак, термокружка, блокнот, портативний зарядний пристрій).

• Офіси People in Need обладнані всіма необхідними засобами безпеки та енергонезалежності з безперервним доступом до інтернету.

• Безкоштовна кава, чай, молоко та вода в офісах.
• Мультикультурна та дружня атмосфера в команді, близько 300 співробітників у програмі в Україні.

Процедура подання заявки:

Будь ласка, надішліть чітко позначені резюме та мотиваційний лист. Зверніть увагу, що ми зв’яжемося лише з відібраними кандидатами. Письмові тести та співбесіди будуть проводитись поступово, а вакансія буде закрита при підтверджені кандидатури на посаду.

Зверніть увагу, що PIN не стягує комісію на жодному етапі процесу набору персоналу.