Старший фахівець з адміністрування договорів / Senior Contract Administrator

Місце роботи: Київ

Дата початку: вересень-жовтень 2026 

Тривалість контракту: 3-місячний випробувальний термін з можливим подовженням у разі наявності фінансування

Організація «Людина в біді» здійснює свою діяльність в Україні з початку серпня 2014 року і з того часу, гуманітарні програми швидко розширюються. У цей час, «Людина в біді» є однією з основних гуманітарних організацій в Україні, яка надає нейтральну і незалежну гуманітарну допомогу людям, які постраждали від конфлікту.

PIN є роботодавцем, який надає рівні можливості, тому заявки приймаються від усіх кваліфікованих кандидатів без розрізнення за будь-якими ознаками, включаючи расу, етнічну приналежність, національність, вік, релігію, інвалідність, сексуальну орієнтацію, статеву ідентичність та інші. PIN приймає заявки від представників різних груп та цінує різноманіття.

Основні обов’язки:

Адміністрування та моніторинг виконання договорів

• Здійснювати адміністрування та моніторинг виконання договорів будівельного підряду, купівлі-продажу та надання послуг протягом усього циклу їх виконання відповідно до процедур PIN та договірних вимог.
• Вести централізовану систему відстеження договорів/базу даних, включаючи ключову інформацію щодо термінів, етапів виконання, результатів, змін, продовжень, статусу договорів та виконання зобов’язань контрагентами.
• Розробляти та підтримувати послідовності дій, контрольні списки та інші інструменти для ефективного адміністрування різних типів договорів.
• Контролювати ключові терміни, етапи та результати виконання договорів, а також координувати своєчасне виконання необхідних дій відповідальними працівниками PIN.
• Забезпечувати належне документування ключових дій, рішень та виконання зобов’язань на кожному етапі реалізації договору.
• Вести повну, точну та готову до аудиту документацію щодо договорів протягом усього циклу їх виконання.
• Виявляти відсутню, неповну або незавершену документацію та координувати її отримання/доопрацювання з відповідними підрозділами.

Координація та контроль дотримання вимог

• Координувати взаємодію між програмними командами, відділами закупівель, фінансів, юридичним відділом та іншими залученими підрозділами з питань виконання договорів.
• Забезпечувати своєчасний обмін інформацією між відповідальними працівниками та контролювати виконання необхідних подальших дій.
• Вести облік інформації щодо виконання договорів та результатів роботи підрядників, постачальників і виконавців на основі даних, отриманих від відповідальних працівників PIN.
• Координувати процес оцінювання результатів роботи підрядників, постачальників та виконавців відповідно до чинних процедур та стандартів організації.
• Сприяти моніторингу дотримання умов договорів, внутрішніх процедур PIN, вимог донорів та чинного національного законодавства.
• Виявляти затримки, невиконані зобов’язання, невідповідності або інші питання, пов’язані з виконанням договорів, та своєчасно передавати їх відповідальним колегам і керівництву для подальшого реагування.
• Організовувати та адмініструвати процес внесення контрагентів до чорного списку, включаючи організацію засідань відповідного комітету, підготовку та ведення документації, фіксацію прийнятих рішень та актуалізацію відповідних записів.

Звітність та вдосконалення процесів

• Готувати регулярні звіти щодо стану виконання договорів та ходу їх реалізації, включаючи інформацію про ключові досягнення, терміни, затримки, невиконані заходи та питання, що потребують уваги керівництва.
• Вести облік ключових рішень, змін, інформації щодо виконання договорів та отриманого досвіду.
• Надавати необхідну інформацію та документацію щодо договорів для внутрішнього контролю, перевірок дотримання вимог донорів, а також внутрішніх і зовнішніх аудитів.
• Брати участь у вдосконаленні процесів адміністрування договорів, відповідних шаблонів, технічних специфікацій, контрольних інструментів та процедур на основі практичного досвіду виконання договорів.
• Надавати керівництву актуальну інформацію щодо стану договорів та питань, які можуть впливати на їх своєчасне та належне виконання.

Вимоги до кандидата:

• Вища освіта у сфері будівництва, управління проєктами, права, бізнес-адміністрування або за іншою релевантною спеціальністю.
• Щонайменше 3 роки релевантного професійного досвіду у сфері управління та/або адміністрування будівельних контрактів.
• Практичний досвід одночасного супроводу, управління та моніторингу декількох контрактів або будівельних/інфраструктурних проєктів.
• Досвід взаємодії з підрядниками, постачальниками та іншими контрагентами, включаючи моніторинг виконання ними договірних зобов’язань.
• Глибоке розуміння циклу виконання будівельних договорів та управління договорами після їх укладення. 
• Знання договірної документації, процесів управління підрядниками та основних етапів реалізації будівельних проєктів.
• Розуміння процесів планування та моніторингу будівельних робіт, контролю ключових етапів, термінів та результатів виконання проєктів.
• Знання закупівельної та тендерної документації та розуміння відповідних процесів.
• Розуміння процесів внесення змін до договорів, продовження строків їх дії, документування змін та роботи з претензіями.
• Розуміння принципів моніторингу та оцінки результатів роботи підрядників і постачальників.
• Базове розуміння фінансового моніторингу договорів та відстеження пов’язаних із ними витрат.
• Розуміння вимог щодо належного ведення, систематизації та зберігання договірної документації.
• Відмінні організаційні та координаційні навички, здатність одночасно працювати з декількома договорами, завданнями та термінами.
• Висока увага до деталей та здатність забезпечувати точність і повноту документації.
• Розвинені аналітичні навички, здатність виявляти проблеми та ризики, відстежувати невиконані дії та координувати їх вирішення.
• Сильні комунікаційні навички та здатність ефективно взаємодіяти з різними командами й функціями організації.
• Впевнене володіння MS Office, зокрема Excel та Word.

Буде перевагою:

• Досвід роботи у приватному секторі, зокрема у сфері будівництва або реалізації інфраструктурних проєктів.
• Досвід роботи з формами контрактів FIDIC або іншими міжнародними формами будівельних контрактів.
• Знання вимог донорів, відповідних внутрішніх процедур та національного законодавства у сфері, пов’язаній з виконанням договорів.
• Попередній досвід роботи в гуманітарному або некомерційному секторі.

Ми пропонуємо:

• Конкурентну заробітну плату за шкалою заробітної плати PIN: 1495-1622 EUR до вирахування податків (+3% після випробувального терміну) в залежності від кваліфікацій;
• Можливості професійного розвитку за допомогою різноманітних заходів зі збільшення потенціалу, таких як тренінги, семінари та інше
• 28 днів щорічної відпустки + 3 новорічних бонусних дні відпустки.
• Можливість працювати один день на тиждень віддалено для офісних працівників.
• Оплата проживання та добових для робочих поїздок за межі регіону закріпленого офісу та/або у випадках надмірних відстаней чи часу в дорозі, відповідно до політики People in Need щодо відряджень.
• Надання ноутбука, мобільного телефону (включно з SIM-картами з передплаченим тарифом) та брендованої продукції People in Need (рюкзак, термокружка, блокнот, портативний зарядний пристрій).

• Офіси People in Need обладнані всіма необхідними засобами безпеки та енергонезалежності з безперервним доступом до інтернету.

• Безкоштовна кава, чай, молоко та вода в офісах.
• Мультикультурна та дружня атмосфера в команді, близько 300 співробітників у програмі в Україні.

Процедура подання заявки:

Будь ласка, надішліть чітко позначені резюме та мотиваційний лист. Зверніть увагу, що ми зв’яжемося лише з відібраними кандидатами. Письмові тести та співбесіди будуть проводитись поступово, а вакансія буде закрита при підтверджені кандидатури на посаду.

Зверніть увагу, що PIN не стягує комісію на жодному етапі процесу набору персоналу.