Асистент програми / Program Assistant

Місце роботи: Миколаїв

Дата початку:  Вересень

Тривалість контракту: 2-місячний випробувальний термін з подовженням у разі успішного проходження випробувального терміну та наявності фінансування

Організація «Людина в біді» здійснює свою діяльність в Україні з початку серпня 2014 року і з того часу, гуманітарні програми швидко розширюються. У цей час, «Людина в біді» є однією з основних гуманітарних організацій в Україні, яка надає нейтральну і незалежну гуманітарну допомогу людям, які постраждали від конфлікту.

PIN є роботодавцем, який надає рівні можливості, тому заявки приймаються від усіх кваліфікованих кандидатів без розрізнення за будь-якими ознаками, включаючи расу, етнічну приналежність, національність, вік, релігію, інвалідність, сексуальну орієнтацію, статеву ідентичність та інші. PIN приймає заявки від представників різних груп та цінує різноманіття.

Загальна інформація про роль співробітника:

Під загальним контролем Старшого адміністратор програми, Aсистент програм відповідає за коректність та повноту наданої інформації, забезпечуючи вчасне та ефективне впровадження плану заходів департаменту/ проекту, невідкладне надання всієї необхідної інформації Старшому фахівцю програм та вносить вклад в розвиток програм на Півдні України.

Опис загальних обов'язків:

Асистент підпорядковується Старшому фахівцю програм який підпорядковується Регіональному менеджеру для Півдня. Він/вона надає безпосередню підтримку призначеній секторальній команді, а також зобов’язаний надавати інформацію за запитом, та співпрацювати з такими відділами, як відділ Грантів та звітів, моніторингу та оцінки, або будь яким іншим відділом, який забезпечує або має відношення до виконання діяльності PIN у регіоні.  

Зовнішні відносини: 

Асистент програми забезпечує ефективність виконання програм та проектів PIN у регіоні  шляхом представництва PIN на місцевому рівні серед інших зацікавлених сторін (міжнародних/національних громадських організацій, установ, органів влади, представників місцевих громад, тощо), а також взаємодії та координації з ними в регіоні підпорядкування.  

Характерні обов'язки та відповідальність  

• Забезпечує своєчасне та ефективне виконання відповідних заходів на всій закріпленій території та сектору; 

• Забезпечує оперативне надання всієї відповідної інформації лінійному керівнику 

• Надає необхідну інформацію для планування, підготовки та виконання діяльності в межах;  

• Супроводжує проведення всіх видів оцінки та процесів відбору. 

• Сприяє організації та проведенню зустрічей зі всіма локальними акторами – представниками місцевої влади, громади, місцевими НГО та ін. 

• регулярно відвідує місця реалізації проекту, контролює хід усіх заходів і повідомляє про результати та будь-які проблеми своєчасно та безпосередньо лінійному менеджеру; 

• У випадках імплементації проектної діяльності у регіоні безпосередньо PIN, або із залученням партнерів, забезпечує наявність, або контролює своєчасне та таке, що відповідає стандартам PIN, надання звітності у координації з Адміністратором.    

• Ретельно і правильно заповнює всю необхідну проектну документацію. За потреби вносить дані до бази даних бенефіціарів. Перевіряє відповідність до вимог донора; 

• Адмініструє проєктну базу даних бенефіціарів, забезпечуючи правильність та своєчасне оновлення інформації. 

• Реєструвати та зберігати в порядку всі документи, передані Фахівцями програм. 

• Допомагати Фахівцям програми  перевіряти дані бенефіціарів згідно проєктних цілей. 

• Готувати проектні дані для координації з іншими зацікавленими сторонами. 

• Сканувати і архівувати  проектну документацію. 

• Допомагати забезпечувати інтеграцію проекту в загальну програму сектору.  

• Відображає та відстежує потреби та прогалини; 

• Виконує всі встановленні правила безпеки PIN 

• Несе відповідальність за правильність та повноту наданої інформації 

• забезпечувати вчасне та ефективне впровадження плану заходів департаменту/проекту та оперативне надання всієї необхідної інформації безпосередньому керівнику; 

• забезпечувати нерозголошення конфіденційної інформації організації та персональних даних співробітників або третіх осіб, що стали відомі у процесі виконання службових обов’язків. 

Вимоги до кандидата:

Освіта, сертифікати:

 Відповідна освіта у суміжній галузі. 

 Досвід роботи:

Більше 1 року досвіду роботи в процесах адміністративної підтримки. Досвід роботи в некомерційних організаціях буде перевагою

Англійська мова:

• Середній рівень (Вищі рівні володіння будуть перевагою)

Професійні:

• Підтверджений досвід роботи в адміністративних процесах, укладанні договорів, архівних процесах. 

• Знання сектору WASH та практики управління проектами буде перевагою. 

Специфічні поведінкові компетенції:

• Сильні аналітичні та організаторські здібності, здатність одночасно виконувати кілька завдань та дотримуватися термінів. 
• Відмінні комунікативні та міжособистісні навички для ефективної взаємодії з бенефіціарами, партнерами та внутрішніми командами, у поєднанні з високим рівнем чесності, 
• Уваги до деталей та відповідальності в управлінні грантами. 

Інші вимоги:

• комунікативні навички з різними віковими групами;
• аналітичне мислення;
• здатність працювати в команді;
• висока самоорганізація та самоконтроль;
• здатність працювати під тиском часу;
• увага до деталей;
• здатність проводити польові візити та подорожувати між населеними пунктами.

Ми пропонуємо:

• Конкурентну заробітну плату за шкалою заробітної плати PIN у розмірі 1006  EUR (до стягнення податків) на випробувальному терміні + 3% після випробувального терміну;
• Можливості професійного розвитку за допомогою різноманітних заходів зі збільшення потенціалу, таких як тренінги, семінари та інше
• 28 днів щорічної відпустки + 3 новорічних бонусних дні відпустки.
• Медичне страхування — починає діяти після завершення першого місяця випробувального терміну. 
• Страхування життя  — діє з першого дня роботи, 24/7, забезпечуючи додатковий фінансовий захист співробітника та його родини.
• Оплата проживання та добових для робочих поїздок за межі регіону закріпленого офісу та/або у випадках надмірних відстаней чи часу в дорозі, відповідно до політики People in Need щодо відряджень.
• Надання ноутбука, мобільного телефону (включно з SIM-картами з передплаченим тарифом) та брендованої продукції People in Need (рюкзак, термокружка, блокнот, портативний зарядний пристрій).
• Мультикультурна та дружня атмосфера в команді, близько 400 співробітників у програмі в Україні.

Процедура подання заявки:

Будь ласка, надішліть чітко позначені резюме та мотиваційний лист. Зверніть увагу, що ми зв’яжемося лише з відібраними кандидатами. Письмові тести та співбесіди будуть проводитись поступово, а вакансія буде закрита при підтверджені кандидатури на посаду.

Зверніть увагу, що PIN не стягує комісію на жодному етапі процесу набору персоналу.