Асистент програми / Program assistant

Місце роботи: Львів

Дата початку: Червень 2026

Тривалість контракту: 2-місячний випробувальний термін з подовженням у разі успішного проходження випробувального терміну та наявності фінансування

Організація «Людина в біді» здійснює свою діяльність в Україні з початку серпня 2014 року і з того часу, гуманітарні програми швидко розширюються. У цей час, «Людина в біді» є однією з основних гуманітарних організацій в Україні, яка надає нейтральну і незалежну гуманітарну допомогу людям, які постраждали від конфлікту.

PIN є роботодавцем, який надає рівні можливості, тому заявки приймаються від усіх кваліфікованих кандидатів без розрізнення за будь-якими ознаками, включаючи расу, етнічну приналежність, національність, вік, релігію, інвалідність, сексуальну орієнтацію, статеву ідентичність та інші. PIN приймає заявки від представників різних груп та цінує різноманіття.

Загальна інформація про роль співробітника:

Під загальним керівництвом Старшого адміністратора програми, Асистент програми відповідає за коректність та повноту наданої інформації, забезпечуючи вчасне та ефективне впровадження плану заходів департаменту/ проекту, та збереження (архівування) всіх доручених та отриманих документів відповідним чином. 

Опис загальних обов'язків:

- брати участь у щотижневих оперативних нарадах відділу, включаючи звітність та планування роботи;

- Забезпечувати безперервну комунікацію протягом робочого часу через доступні канали; 

В офісі: електронна пошта, Microsoft Teams 

Під час подорожей: мобільний зв’язок;

- Постійно підвищувати кваліфікацію у сферах дотичних до специфіки проєктів; 

- Виконувати затверджений план імплементації активності, інформувати керівника про ризики; 

- Розповсюджувати інформацію про умови проєкту; 

- Контролювати динаміку заявок на участь у проєкті, пропонувати шляхи підвищення ефективності інформаційних заходів; 

- Здійснювати польові візити: перевірка умов, збір документів, складання звіту з обґрунтованим рішенням щодо гранту.;

-  Формувати справи бенефіціарів, перевіряти повноту документів; 

- За необхідності готувати договір про надання фінансової допомоги (бізнес-гранту), забезпечувати підписання та архівацію, співпрацюєвати з бухгалтерією для оплати; 

-  Приймати та переадресовувати скарги керівнику відділу. 

Документація та звітність:

- Збирати та подавати оновлення щодо проєкту (щодня/щотижня/щомісяця), включаючи звіти з моніторингу та оцінки; 

- Організовувати архівування документації, сканування та завантаження в систему ELO; 

- Сприяти підготовці звітів, планів, презентацій результатів проєкту 

Зовнішні відносини 

-  Представляти PIN перед зацікавленими сторонами (міжнародні/громадські організації, місцеві установи, державні органи, донори); 

-  інформувати керівника про конфлікти, дублювання чи прогалини та пропонувати рішення;

Вимоги до кандидата:

Освіта:

Ступінь бакалавра у сфері соціальних наук, менеджменту, гуманітарних наук, міжнародних відносин, публічного управління, економіки або іншої релевантної галузі. 

Досвід роботи у громадському секторі, проєктах розвитку або гуманітарній сфері - бажаний. 

Бажаний досвід співпраці з місцевою владою та неурядовими організаціями. 

Перевагою є досвід роботи з базами даних, реєстрами або CRM-системами.

Необхідні навички та якості: 

- Високе володіння офісними програмами;

- Забезпечення якісного документообігу та точності даних; 

- Розуміння гуманітарних принципів, підходів захисту та роботи з персональними даними; 

- Здатність проводити базові оцінки потреб та збирати інформацію на місцях; 

- Уміння взаємодіяти з місцевими громадами, органами влади та іншими стейкхолдерами; 

- Навички ділового листування та ведення комунікації. 

Інші вимоги:

- Висока організованість та відповідальність; 

- Уважність до деталей та здатність працювати з великим обсягом інформації; 

- Командність та здатність працювати під керівництвом; 

- Готовність до роботи у польових умовах та відряджень у регіоні; 

- Дотримання політик організації, правил безпеки та процедур захисту даних. 

Ми пропонуємо:

-  Конкурентну заробітну плату за шкалою заробітної плати PIN у розмірі 1006 EUR Gross (До стягнення податків) +3% після успішного проходження випробувального терміну.

- Можливості професійного розвитку за допомогою різноманітних заходів зі збільшення потенціалу, таких як тренінги, семінари та інше

- 28 днів щорічної відпустки + 3 новорічних бонусних дні відпустки.

- Оплата проживання та добових для робочих поїздок за межі регіону закріпленого офісу та/або у випадках надмірних відстаней чи часу в дорозі, відповідно до політики People in Need щодо відряджень.

- Надання ноутбука, мобільного телефону (включно з SIM-картами з передплаченим тарифом) та брендованої продукції People in Need (рюкзак, термокружка, блокнот, портативний зарядний пристрій).

- Мультикультурна та дружня атмосфера в команді, близько 300 співробітників у програмі в Україні.

Процедура подання заявки:

Будь ласка, надішліть чітко позначені резюме та мотиваційний лист. Зверніть увагу, що ми зв’яжемося лише з відібраними кандидатами. Письмові тести та співбесіди будуть проводитись поступово, а вакансія буде закрита при підтверджені кандидатури на посаду.

Зверніть увагу, що PIN не стягує комісію на жодному етапі процесу набору персоналу.