Фахівець з логістики / Logistics Officer

Місце роботи:  Дніпро

Дата початку:  Червень 2026 року

Тривалість контракту: 3-місячний випробувальний термін з можливим подовженням у разі наявності фінансування

Організація «Людина в біді» здійснює свою діяльність в Україні з початку серпня 2014 року і з тих пір, гуманітарні програми швидко розширюються. В даний час, «Людина в біді» є однією з основних гуманітарних організацій в Україні, яка надає нейтральну і незалежну гуманітарну допомогу людям, які постраждали від конфлікту.

PIN є роботодавцем, який надає рівні можливості, тому заявки приймаються від усіх кваліфікованих кандидатів без розрізнення за будь-якими ознаками, включаючи расу, етнічну приналежність, національність, вік, релігію, інвалідність, сексуальну орієнтацію, статеву ідентичність та інші. PIN приймає заявки від представників різних груп та цінує різноманіття.

Загальна інформація про посаду

Під загальним керівництвом Провідного фахівця з логістики з Фахівець з логістики відповідає за ефективне надання оперативної підтримки місії, щоб забезечити своєчасне та якісне обслуговування програм та бенефіціарів місії організації "Людина в біді" (PIN) в Україні у Дніпрі. Фахівець з логістики виконує різноманітні доручення, пов'язані з логістичним плануванням, та адміністративною підтримкою офісів та гостьових домів .   

Характерні обов'язки та відповідальність 

• Керування з адміністративних питань офісом та службовими квартирами: 
  а) Координація, та контроль асистента з логістики з регулярної закупівлі для офісу та службових квартир (доставка води, Інтернет, витратні матеріали, предмети гігієни, медичні засоби та предмети захисту). 
  б)  Проводити опитування співробітників, щодо покращення роботи в офісі. 
  в) Організовувати прибирання в офісі, бомбосховищі , та службових квартирах. 
  г) Підтримувати комунікацію з орендодавцями щодо перевірки лічильників комунальних послуг в квартирах та в офісі, ремонтних робіт, в будь-яких надзвичайних ситуаціях і т.д. 
  д)  Координувати асистента з логістики , який займається пошуком підрядників, задля покращень роботи в офісі (за запитом співробітників офісу). 
  є)  Веде аналіз витрат на офісні потреби, та коректує залишок закупівель, задля оптимізації витрат.  
   

• Організація проживання: 

а) Контролювати організацію проживання для колег/гостей зі штаб-квартири асистентом з логістики, перевіряти ведення графіку проживання у службових квартирах, або замовлення номерів в готелях, бронювання додаткових апартаментів. 

б) Спілкуватись з гостями щодо їх логістичних запитів під час їхнього візиту; 

в) Підтримувати зв'язок з готелями щодо рахунків на оплату та інших необхідних документів. 

 Координація листування: 

а) Координація, та контроль доставки документів / обладнання за потребою (як всередині країни, так і за кордоном) з боку асистента з логістики. 

 Підтримка щодо організації зустрічей: 

a) Здійснює пошук та координацію локацій для проведення зустрічей, тренінгів, воркшопів, конференцій та інших заходів відповідно до операційних потреб організації та після попереднього погодження з департаментом безпеки. 

b) Організовує внутрішні та зовнішні заходи, включаючи бронювання приміщень, кординацію харчування та каво-брейків, забезпечення технічних та ІТ потреб учасників. 

c) Координує взаємодію з постачальниками послуг, готелями, кейтеринговими компаніями та іншими підрядниками для забезпечення належної організації заходів. 

d)Забезпечує своєчасну підготовку та супровід необхідної документації, включаючи рахунки, акти виконаних робіт та інші документи відповідно до внутрішніх процедур організації. 

e) Контролює оплату послуг, пов’язаних з організацією заходів, та підтримує належний рівень комунікації з фінансовим і закупівельним департаментами. 

f)Організовує логістичну підтримку учасників заходів, включаючи координацію транспорту, проживання та супровід за потреби. 

g) Оперативно реагує на зміни або форс-мажорні обставини під час підготовки та проведення заходів, забезпечуючи безперервність та якість організації. 

h)Забезпечує дотримання внутрішніх політик, гуманітарних принципів та стандартів People in Need під час організації та проведення заходів. 

 Підтримка фінансового відділу: 

а)  Відслідковувати всі пов'язані (оренду офісу та службових квартир, постачальників матеріалів з візуалізації, постачальників послуг з перекладу тощо) контракти, витрати, операції, супутню документацію та оформлювати в ELO. 

б) Здійснювати  платежі, аванси, та закривати аванси лише після отримання повної та правильної документації, яка має всі підтвердження та необхідні  підписи 

в) Оформляє акти та звіти для бухгалтера, що стосується виплат ФЛП – щомісячно, 

г) Оформляє та надає у відділ бухгалтерії Форми затвердження платежів за кожну оплату, здійснену з корпоративної банківської карти( щотижня) 

д) Нести матеріальну відповідальність за доручені грошові цінності.  

е) Завантажувати в електронний архів ELO договори оренди та додатки до них, інші контракти та фінансові документи. 

ж) Відповідати за щомісячні орендні виплати та комунікацію з власниками квартири. 

Координація активів: 

а) Забезпечувати належне управління всіма активами (документація та інформація). 

б)   Проводити регулярно інвентаризацію активів. 

в)  Забезпечувати маркування активів, наявність та функціонування бази даних активів, відстежувати рух активів, розпорядження, дарування, крадіжки/втрати, списання та дотримання відповідних процедур. 

г) Забезпечувати підписання, розуміння та правильне оформлення паперів щодо зобов'язань за активами, передачі активів та повернення при закінчені контракту. 

Необхідний досвід та кваліфікація

• Вища освіта у сфері логістики, адміністрації, менеджменту, закупівель, організації заходів або інших суміжних галузей.  
• Досвід в галузі логістики, адміністративної роботи, закупівель, координації заходів або оперативної підтримки.  Досвід роботи в НУО або гуманітарній сфері буде вважатися перевагою.
• Рівень англійської мови - Intermidiate
• Відмінні організаційні та координаційні навички.
• Досвід роботи з постачальниками та надавачами послуг. 
• Розуміння основних фінансових та закупівельних процедур. 
• Відмінне володіння комп'ютером, навички роботи з Excel, Word, Outlook, Teams.
• Хороші комунікативні та міжособистісні навички.
• Гнучкість і відкритість до змін.

Ми пропонуємо:

• Конкурентна заробітна плата за шкалою заробітної плати PIN у розмірі 1301 EUR gross  +3% після успішного проходження випробувального терміну.;
• Можливості професійного розвитку за допомогою різноманітних заходів зі збільшення потенціалу, таких як тренінги, семінари та інше
• 28 днів щорічної відпустки + 3 новорічних бонусних дні відпустки.
• Можливість працювати один день на тиждень віддалено для офісних працівників.
• Оплата проживання та добових для робочих поїздок за межі регіону закріпленого офісу та/або у випадках надмірних відстаней чи часу в дорозі, відповідно до політики People in Need щодо відряджень.
• Надання ноутбука, мобільного телефону (включно з SIM-картами з передплаченим тарифом) та брендованої продукції People in Need (рюкзак, термокружка, блокнот, портативний зарядний пристрій).

• Офіси People in Need обладнані всіма необхідними засобами безпеки та енергонезалежності з безперервним доступом до інтернету.

• Безкоштовна кава, чай, молоко та вода в офісах.
• Мультикультурна та дружня атмосфера в команді, близько 300 співробітників у програмі в Україні.

Процедура подання заявки:

Будь ласка, надішліть чітко позначені резюме та мотиваційний лист. Зверніть увагу, що ми зв'яжемося лише з відібраними кандидатами. Письмові тести та співбесіди будуть проводитись поступово, а вакансія буде закрита при підтвердженні кандидатури на посаду.

Зверніть увагу, що PIN не стягує комісію на жодному етапі процесу набору персоналу.

Ми підтримуємо принципи інклюзивності та недискримінації у процесі відбору. Ви можете подати анонімізоване резюме — без вказання імені, віку, статі, фото або інших персональних даних. Таке резюме буде розглянуто на загальних підставах відповідно до професійного досвіду та кваліфікацій.