Фахівець з адміністративної підтримки / Administrative Support Officer

Місце роботи: Київ

Дата початку: Квітень 2026

Тривалість контракту: 3-місячний випробувальний термін з можливим подовженням у разі наявності фінансування

Організація «Людина в біді» здійснює свою діяльність в Україні з початку серпня 2014 року і з того часу, гуманітарні програми швидко розширюються. У цей час, «Людина в біді» є однією з основних гуманітарних організацій в Україні, яка надає нейтральну і незалежну гуманітарну допомогу людям, які постраждали від конфлікту.

PIN є роботодавцем, який надає рівні можливості, тому заявки приймаються від усіх кваліфікованих кандидатів без розрізнення за будь-якими ознаками, включаючи расу, етнічну приналежність, національність, вік, релігію, інвалідність, сексуальну орієнтацію, статеву ідентичність та інші. PIN приймає заявки від представників різних груп та цінує різноманіття.

Загальна інформація про роль співробітника:

Фахівець з адміністративної підтримки надаватиме підтримку у проведенні заходів, координації з партнерами, підготовці документів та завданнях, пов’язаних із видимістю, забезпечуючи ефективну реалізацію роботи департаменту.

Опис загальних обов'язків: 

• Надавати адміністративну та організаційну підтримку Департаменту комунікацій та адвокації. 
• Допомагати в організації заходів, зустрічей, воркшопів та адвокаційної діяльності, включно з логістикою та координацією з партнерами та постачальниками послуг. 
• Допомагати готувати, форматувати та розповсюджувати презентації, звіти, брифінг-матеріали та інші документи. 
• Допомагати у підготовці та публікації комунікаційного контенту, включно з оновленнями вебсайту, постами в соціальних мережах та розсилками. 
• Підтримувати збір, впорядкування та архівування комунікаційних матеріалів, включно з фото, відео та публікаціями. 
• Сприяти дотриманню вимог донорської видимості та брендингу у комунікаційних матеріалах і заходах. 
• Підтримувати координацію із внутрішніми командами, офісами на місцях та зовнішніми партнерами щодо комунікацій та адвокаційної діяльності. 
• Вести облік, контактні списки та документацію, пов’язану з комунікаційною та адвокаційною діяльністю. 
• Забезпечувати загальну логістичну та координаційну підтримку для кампаній, медійних заходів та зовнішніх активностей. 
• Виконувати інші адміністративні та операційні завдання за дорученням команди Департаменту комунікацій та адвокації.

Кваліфікаційні вимоги:

Освіта та спеціальність:  

Вища освіта (бакалавр) у сфері адміністрування, комунікацій, журналістики, зв’язків із громадськістю, соціальних наук або суміжних напрямів. 
 

Стаж роботи за фахом: 

• Мінімум 1 рік професійного досвіду в адміністративній підтримці, комунікаціях, організації заходів або координації проєктів.  
• Досвід роботи в НУО, медіа, комунікаційних командах або міжнародних організаціях буде перевагою. 
• Бажаний досвід організації та підтримки заходів, воркшопів, кампаній або координації із партнерами. 
 

Необхідні знання: 

• Базове розуміння процесу комунікації та адвокації в НУО або міжнародних організаціях. 
• Знання адміністративних та організаційних процедур, включно з підготовкою документів, веденням обліку та координацією діяльності. 
• Обізнаність із процесом організації заходів та логістичною координацією зустрічей, воркшопів або публічних подій. 
• Базові знання платформ соціальних мереж та цифрових інструментів комунікації. 
• Розуміння принципів видимості донорів та брендингу буде перевагою. 
• Вміння готувати, оформлювати та впорядковувати документи, презентації та комунікаційні матеріали. 
•Досвід роботи в мультикультурному та динамічному середовищі буде плюсом. 
•Добре володіння українською мовою. 
 

Необхідні навички та якості: 

• Сильні організаційні та адміністративні навички, здатність ефективно виконувати кілька завдань і правильно розставляти пріоритети. 
• Відмінні навички письмової комунікації, здатність складати, редагувати та форматувати документи та кореспонденцію. 
• Володіння Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) та інструментами Google Workspace. 
• Вміння створювати та форматувати презентації, звіти, комунікаційні матеріали. 
•Досвід організації та підтримки заходів, зустрічей, воркшопів або публічних подій. 
• Здатність координувати роботу з різними зацікавленими сторонами (внутрішня команда, партнери, постачальники послуг). 
• Розуміння принципів комунікації та забезпечення видимості, включно з базовими вимогами донорів, буде перевагою. 
• Вміння впорядковувати файли, фотографії та комунікаційні матеріали у цифрових архівах. 
• Добре володіння українською мовою (усне та письмове).

Англійська мова:

Рівень - базовий.

Ми пропонуємо:

• Конкурентну заробітну плату за шкалою заробітної плати PIN у розмірі  1301 EUR (до стягнення податків) на випробувальному терміні + 3% після випробувального терміну;
• Можливості професійного розвитку за допомогою різноманітних заходів зі збільшення потенціалу, таких як тренінги, семінари та інше
• 28 днів щорічної відпустки + 3 новорічних бонусних дні відпустки.
• Можливість працювати один день на тиждень віддалено для офісних працівників.
• Оплата проживання та добових для робочих поїздок за межі регіону закріпленого офісу та/або у випадках надмірних відстаней чи часу в дорозі, відповідно до політики People in Need щодо відряджень.
• Надання ноутбука, мобільного телефону (включно з SIM-картами з передплаченим тарифом) та брендованої продукції People in Need (рюкзак, термокружка, блокнот, портативний зарядний пристрій).

• Офіси People in Need обладнані всіма необхідними засобами безпеки та енергонезалежності з безперервним доступом до інтернету.

• Безкоштовна кава, чай, молоко та вода в офісах.
• Мультикультурна та дружня атмосфера в команді, близько 300 співробітників у програмі в Україні.

Процедура подання заявки:

Будь ласка, надішліть чітко позначені резюме та мотиваційний лист. Зверніть увагу, що ми зв’яжемося лише з відібраними кандидатами. Письмові тести та співбесіди будуть проводитись поступово, а вакансія буде закрита при підтверджені кандидатури на посаду.

Зверніть увагу, що PIN не стягує комісію на жодному етапі процесу набору персоналу.