Асистент(-ка) з логістики / Logistics Assistant

Місце роботи: Суми

Дата початку: Квітень 2026 року

Тривалість контракту: 2-місячний випробувальний термін з можливим подовженням у разі наявності фінансування

Організація «Людина в біді» здійснює свою діяльність в Україні з початку серпня 2014 року і з тих пір, гуманітарні програми швидко розширюються. В даний час, «Людина в біді» є однією з основних гуманітарних організацій в Україні, яка надає нейтральну і незалежну гуманітарну допомогу людям, які постраждали від конфлікту.

PIN є роботодавцем, який надає рівні можливості, тому заявки приймаються від усіх кваліфікованих кандидатів без розрізнення за будь-якими ознаками, включаючи расу, етнічну приналежність, національність, вік, релігію, інвалідність, сексуальну орієнтацію, статеву ідентичність та інші. PIN приймає заявки від представників різних груп та цінує різноманіття.

Загальна інформація про посаду

Під загальним керівництвом фахівця з логістики, асистент з логістики відповідає за ефективне надання оперативної підтримки місії, щоб забезпечити своєчасне та якісне обслуговування програм та бенефіціарів місії організації "Людина в біді" (PIN) в Україні.  Асистент з логістики виконує різноманітні доручення, пов'язані з логістичним плануванням, надає адміністративну підтримку в організації заходів,   та адміністративну підтримку офісів.  

Характерні обов'язки та відповідальність 

Керування адміністративних питань офісу та службових квартир:

• Організація регулярної закупівлі для офісу (доставка води, Інтернет, витратні матеріали, предмети гігієни, медичні засоби та предмети захисту);
• Проводити опитування співробітників, щодо покращення роботи в офісі;
• Організовувати прибирання в офісі;
• Підтримувати комунікацію з орендодавцями щодо перевірки лічильників комунальних послуг в квартирах та в офісі, ремонтних робіт, в будь-яких надзвичайних ситуаціях і т.д.

Організація проживання:

• Організовувати проживання для колег/гостей, вести при цьому графік проживання у службових квартирах, або замовляти номери в готелі, бронювати додаткові апартаменти;
• Спілкуватись з гостями щодо їх логістичних запитів під час їхнього візиту;
• Підтримувати зв'язок з готелями щодо рахунків на оплату та інших необхідних документів.

Організація транспортної підтримки:

• Організовувати трансфер для гостей/ співробітників на залізничний вокзал, на зустрічі тощо;
• Придбання квитків для співробітників.

Координація листування: 

• Організовувати доставку документів/ обладнання за потребою «Новою поштою», «УкрПоштою», чі за допомогою водіїв PIN. 

• Не порушувати графік відправлень листів/документів зазначених в процедурі відправок встановленних в Сумському офісі. 

Підтримка щодо організації зустрічей: 

• Організовувати внутрішні та зовнішні зустрічі (бронювати місце зустрічі, замовляти каву-брейк або харчування, вирішувати ІТ потреби) 

• Керувати оплатою за місце проведення та надання послуг постачальниками. 

Фінансові зобов’язання: 

• Надавати в бухгалтерію звіт про використання корпоративної картки своєчасно та в повному обсязі. 

• Не порушувати строк подачі чеків, рахунків тощо, до фінансового відділу. 

 Сприяти та допомагати фінансовому відділу що до збору необхідних документів під час закриття квартального періоду. 

Необхідний досвід та кваліфікація

• Вища освіта у відповідній сфері
• Відмінне володіння комп'ютером, навички роботи з Excel, Word;
• Досвід роботи в сфері логістики або закупівель від 1 року;
• Хороші комунікативні та міжособистісні навички;
• Володіння англійською на базовому рівні;
• Високий рівень уважності та відповідальності;
• Гнучкість і відкритість до змін.

Ми пропонуємо:

• Конкурентна заробітна плата за шкалою заробітної плати PIN у розмірі 1 006 EUR gross  +3% після успішного проходження випробувального терміну.;
• Можливості професійного розвитку за допомогою різноманітних заходів зі збільшення потенціалу, таких як тренінги, семінари та інше
• 28 днів щорічної відпустки + 3 новорічних бонусних дні відпустки.
• Можливість працювати один день на тиждень віддалено для офісних працівників.
• Оплата проживання та добових для робочих поїздок за межі регіону закріпленого офісу та/або у випадках надмірних відстаней чи часу в дорозі, відповідно до політики People in Need щодо відряджень.
• Надання ноутбука, мобільного телефону (включно з SIM-картами з передплаченим тарифом) та брендованої продукції People in Need (рюкзак, термокружка, блокнот, портативний зарядний пристрій).

• Офіси People in Need обладнані всіма необхідними засобами безпеки та енергонезалежності з безперервним доступом до інтернету.

• Безкоштовна кава, чай, молоко та вода в офісах.
• Мультикультурна та дружня атмосфера в команді, близько 300 співробітників у програмі в Україні.

Процедура подання заявки:

Будь ласка, надішліть чітко позначені резюме та мотиваційний лист. Зверніть увагу, що ми зв'яжемося лише з відібраними кандидатами. Письмові тести та співбесіди будуть проводитись поступово, а вакансія буде закрита при підтвердженні кандидатури на посаду.

Зверніть увагу, що PIN не стягує комісію на жодному етапі процесу набору персоналу.

Ми підтримуємо принципи інклюзивності та недискримінації у процесі відбору. Ви можете подати анонімізоване резюме — без вказання імені, віку, статі, фото або інших персональних даних. Таке резюме буде розглянуто на загальних підставах відповідно до професійного досвіду та кваліфікацій.