Старший фахівець з фінансів / Senior Finance Officer

Місце роботи: Київ

Дата початку: Лютий 2026

Тривалість контракту: 3-місячний випробувальний термін з можливим подовженням у разі наявності фінансування

Організація «Людина в біді» здійснює свою діяльність в Україні з початку серпня 2014 року і з того часу, гуманітарні програми швидко розширюються. У цей час, «Людина в біді» є однією з основних гуманітарних організацій в Україні, яка надає нейтральну і незалежну гуманітарну допомогу людям, які постраждали від конфлікту.

PIN є роботодавцем, який надає рівні можливості, тому заявки приймаються від усіх кваліфікованих кандидатів без розрізнення за будь-якими ознаками, включаючи расу, етнічну приналежність, національність, вік, релігію, інвалідність, сексуальну орієнтацію, статеву ідентичність та інші. PIN приймає заявки від представників різних груп та цінує різноманіття.

Загальна інформація про роль співробітника:

Старший фахівець з фінансів під загальним керівництвом лінійного менеджера - Провідного фахівця з фінансів (надалі – FC), у співпраці з Керівником відділу фінансів та бухгалтерії (надалі – HoFAD) надає підтримку відділу фінансів і бухгалтерії.

Опис загальних обов'язків: 

Внутрішні відносини: 

• Працює в бухгалтерській програмі MS NAVISION (далі – NAVI) та програмі з погодження та архівації MS ELO (далі – ELO) у ролі Finance Officer – mission economy 

• Розподіляє витрати місії (зарплати національних співробітників та операційні витрати місії) між діючими проектами відповідно до інструкцій лінійного менеджера та HoFAD – у таблицях Excel по проекту FALCO (таблиця 1) для експорту даних в NAVI – щомісячно, дотримуючись встановлених лінійним менеджером строків;    

• Здійснює підбір кодування ліній для таблиць з алокації витрат; 

• Перевіряє повноту та коректність відображення даних в NAVI – вибірково після експорту даних, за запитом FC/HoFAD перед звітуваннями донору, закриттям фінансового року, тощо; 

• Готує таблиці розподілу прогнозованих  витрат місії в форматі Excel по проекту FALCO (таблиця 2) для даних в NAVI – на певний період зі щомісячною ревізією даних, які корелюють з даними таблиць BvA (бюджет у порівнянні з витратами) у полях для прогнозування (таблиця 3). 

• Слідкує за своєчасним оновленням даних в таблицях BvA – щоразу при створенні/оновленні BvA таблиці співробітниками відділу;  

• На запит керівника , створює нові таблиці BvA для нових проектів; 

• Приймає участь в створенні карток імплементації, в Excel для екcпорту в NAVI, на новий календарний рік та/або для нових проектів; 

• Погодження витрат: В ELO, у ролі FO - RDD - UKR000, узгоджує документи у статусі Check and approve invoice (авансові та фінальні інвойси, накладні), Check and approve Purchase Order (закупівельні ордери), CDI (відомості на виплату бенефіціарам); 

• За запитом керівника готує звіти про освоєння коштів за попередній місяць (NAVI actual spending) для відображення їх  в таблицях BvA , приймає участь у  зустрічі з ключовими відповідальними за бюджет проектів (ВН),  порівняння раніше запланованих витрат з фактичними витратами.  Нотує  основні питання  для вирішення ВН по поточному проекту та надає керівнику для комунікації з відповідальними особами. Приймає участь у підготовці описової частини бюджету  US DoS/UHF та у завантаженні даних на спеціальні веб-сайти (як для проектів UN OCHA);   

• Веде та регулярно, не рідше одного разу на місяць, оновлює таблиці розподілу витрат по проектам для  орендованих приміщень, інші подібні таблиці що можуть бути створені за потреби; 

• Після старту кожного нового проекту готує чернетку презентації для kick-off зустрічі (фінансова частина) та надає керівнику на перевірку та консолідацію з частиною дотримання вимог; 

• Забеспечує архівацію форми фінансової звітності та всі супровідні документи у відповідних папках ЕЛО одразу після відправлення звіту донору  

• Приймає участь  у процесі підготовки документів для аудитів, донорських перевірок, відповідей на інші запити, аналітики під час підготовки піврічного аналізу економіки місії, тощо 

• Створює презентації та матеріали для публікації у каналах Відділу фінансів, загальних зустрічах та інші. за завданнями лінійного менеджера та HoFAD 

Зовнішні відносини: 

• З метою моніторингу витрат за діючими проектами та прогнозування витрат на певний період, співпрацює з регіональними директорами, менеджерами, іншими утримувачами бюджетів  та отримує інформацію, потрібну для прогнозування витрат та іншу інформацію потрібну для аналітики та розподілу витрат між проектами. 

Характерні обов'язки та відповідальність  

• дотримується правил фінансової безпеки, особливо правил конфіденційності; 

• забезпечує нерозголошення конфіденційної інформації організації та персональних даних співробітників або третіх осіб, що стали відомі у процесі виконання службових обов’язків; 

• надає допомогу співробітникам фінансового та HR відділу з приводу незначних питань, згідно з розпорядженням лінійного керівника HoFAD;  

• відповідає за коректність та повноту наданої інформації; 

• забезпечує вчасне та ефективне виконання доручених завдань, завчасно обговорює терміни виконання завдань при неможливості їх своєчасного виконання ; 

• невідкладно надає  необхідну інформації безпосередньому керівнику; 

• забезпечує вчасне та ефективне впровадження плану заходів департаменту/проекту та оперативне надання всієї необхідної інформації безпосередньому керівнику. 

Кваліфікаційні вимоги:

Освіта та спеціальність:  

Мінімальна необхідна освіта – вища освіта з фінансів, бухгалтерського обліку (обов’язково)

Стаж роботи за фахом: 

Досвід роботи у сфері фінансів, бухгалтерського обліку, аудиту, адміністративної роботи – понад 2 роки.

Необхідні знання: 

• Базове розуміння законодавства України;
• Готовність навчатися та професійно розвиватися;
• Досвід роботи в гуманітарному контексті;
• Базові знання звітності та бюджетування;
• Впевнене володіння Excel, Word;
• Досвід командної роботи та лідерства;

Необхідні навички та якості: 

• Готовність навчатися та професійно розвиватися; 
• Відповідальність, уважність до деталей.

Ми пропонуємо:

• Конкурентну заробітну плату за шкалою заробітної плати PIN у розмірі 1495-1703 EUR GROSS (В залежності від компетенцій)  +3% після успішного проходження випробувального терміну.
• Можливості професійного розвитку за допомогою різноманітних заходів зі збільшення потенціалу, таких як тренінги, семінари та інше
• 28 днів щорічної відпустки + 3 новорічних бонусних дні відпустки.
• Можливість працювати один день на тиждень віддалено для офісних працівників.
• Оплата проживання та добових для робочих поїздок за межі регіону закріпленого офісу та/або у випадках надмірних відстаней чи часу в дорозі, відповідно до політики People in Need щодо відряджень.
• Надання ноутбука, мобільного телефону (включно з SIM-картами з передплаченим тарифом) та брендованої продукції People in Need (рюкзак, термокружка, блокнот, портативний зарядний пристрій).

• Офіси People in Need обладнані всіма необхідними засобами безпеки та енергонезалежності з безперервним доступом до інтернету.

• Безкоштовна кава, чай, молоко та вода в офісах.
• Мультикультурна та дружня атмосфера в команді, близько 300 співробітників у програмі в Україні.

Процедура подання заявки:

Будь ласка, надішліть чітко позначені резюме та мотиваційний лист. Зверніть увагу, що ми зв’яжемося лише з відібраними кандидатами. Письмові тести та співбесіди будуть проводитись поступово, а вакансія буде закрита при підтверджені кандидатури на посаду.

Зверніть увагу, що PIN не стягує комісію на жодному етапі процесу набору персоналу.