Асистент з адміністративної діяльності/ Administrative Assistant

Місце роботи: Київ

Дата початку: Березень 2026

Тривалість контракту: 2-місячний випробувальний термін з можливим подовженням у разі наявності фінансування

Організація «Людина в біді» здійснює свою діяльність в Україні з початку серпня 2014 року і з того часу, гуманітарні програми швидко розширюються. У цей час, «Людина в біді» є однією з основних гуманітарних організацій в Україні, яка надає нейтральну і незалежну гуманітарну допомогу людям, які постраждали від конфлікту.

PIN є роботодавцем, який надає рівні можливості, тому заявки приймаються від усіх кваліфікованих кандидатів без розрізнення за будь-якими ознаками, включаючи расу, етнічну приналежність, національність, вік, релігію, інвалідність, сексуальну орієнтацію, статеву ідентичність та інші. PIN приймає заявки від представників різних груп та цінує різноманіття.

Загальна інформація про роль співробітника:

Під загальним керівництвом Провідного фахівця з кадрової роботи, Асистент з адміністративної діяльності здійснює адміністративну та операційну підтримку HR-відділу та відділу бухгалтерії та фінансів. 

Основні посадові обов’язки: 

Підтримка відділу кадрів:  

• Надавати підтримку старшому фахівцю з кадрової роботи в організації заходів, івентів, ретритів у Київському офісі. 

• Забезпечувати підтримку в підготовці поточної кореспонденції, листів і службових записок за запитом, у тому числі з роботою з конфіденційною інформацією. 

• Сприяти розподілу матеріалів та ресурсів між офісами організації з метою підтримання належних умов роботи та добробуту персоналу. 

• Організація підписання та ознайомлення працівників із кадровими документами у Київському офісі. 

• Архівація кадрових наказів та проведення щомісячного аудиту їх наявності. 

• Після отримання форм дозволу на відрядження підготовка наказів про відрядження працівників в межах та за межі України відповідно до законодавства України. 

• Збір оригіналів заяв на відпустки працівників Київського офісу, надсилання скан-копій до бухгалтерії та старшого фахівця з кадрової роботи у Львові, передача оригіналів поштовим зв’язком. 

• Надання допомоги старшому фахівцю з кадрової роботи в забезпеченні підписання наказів про звільнення відповідальними особами та працівниками, контроль своєчасної підготовки засвідчених копій документів. 

• Координація видачі вітальних пакетів для нових працівників у Київському та Сумському офісах, контроль залишків візібіліті відповідно до реєстру по всіх офісах. 

• Підготовка, контроль підписання та архівація обхідних листів для працівників Київського та Сумського офісів. 

• Формування та відправлення кадрових документів і матеріалів з візібіліті через службу доставки «Нова пошта». 

Підримка відділу фінансів та бухгалтерії:  

• Сканування відповідних фінансових документів, архівація.  

• Допомога касиру в обробці фінансових документів.  

• Адміністративна підтримка відділу фінансів та бухгалтерії в офісі.  

Кваліфікаційні вимоги 

 Освіта та спеціальність:  

Вища або незакінчена вища освіта (адміністративне управління, менеджмент, економіка, гуманітарні науки або суміжні галузі). 

 Стаж роботи за фахом: 

Досвід роботи в адміністративній сфері від 1 року. 

 Необхідні знання: 

• Розуміння основ адміністрування та документообігу; 

• Бажаний освід роботи з електронними системами документообігу; 

• Принципи захисту персональних даних та конфіденційності. 

 Необхідні навички та якості: 

• Високий рівень організованості та уважності до деталей; 

• Вміння працювати з великим обсягом документів та дотримуватися встановлених термінів; 

• Навички ефективної комунікації з працівниками та міжвідділової взаємодії; 

• Базові аналітичні навички та здатність перевіряти коректність даних; 

 Англійська мова:

Рівень - базовий (basic)

Ми пропонуємо:

• Конкурентну заробітну плату за шкалою заробітної плати PIN у розмірі 1 006 EUR gross  +3% після успішного проходження випробувального терміну.
• Можливості професійного розвитку за допомогою різноманітних заходів зі збільшення потенціалу, таких як тренінги, семінари та інше
• 28 днів щорічної відпустки + 3 новорічних бонусних дні відпустки.
• Можливість працювати один день на тиждень віддалено для офісних працівників.
• Оплата проживання та добових для робочих поїздок за межі регіону закріпленого офісу та/або у випадках надмірних відстаней чи часу в дорозі, відповідно до політики People in Need щодо відряджень.
• Надання ноутбука, мобільного телефону (включно з SIM-картами з передплаченим тарифом) та брендованої продукції People in Need (рюкзак, термокружка, блокнот, портативний зарядний пристрій).

• Офіси People in Need обладнані всіма необхідними засобами безпеки та енергонезалежності з безперервним доступом до інтернету.

• Безкоштовна кава, чай, молоко та вода в офісах.
• Мультикультурна та дружня атмосфера в команді, близько 300 співробітників у програмі в Україні.

Процедура подання заявки:

Будь ласка, надішліть чітко позначені резюме та мотиваційний лист. Зверніть увагу, що ми зв’яжемося лише з відібраними кандидатами. Письмові тести та співбесіди будуть проводитись поступово, а вакансія буде закрита при підтверджені кандидатури на посаду.

Зверніть увагу, що PIN не стягує комісію на жодному етапі процесу набору персоналу.