Архіваріус / Archivist

Місце роботи: Львів

Дата початку: Лютий 2026

Тривалість контракту: 2-місячний випробувальний термін з можливим подовженням у разі успішного проходження та наявності фінансування

Організація «Людина в біді» здійснює свою діяльність в Україні з початку серпня 2014 року і з того часу, гуманітарні програми швидко розширюються. У цей час, «Людина в біді» є однією з основних гуманітарних організацій в Україні, яка надає нейтральну і незалежну гуманітарну допомогу людям, які постраждали від конфлікту.

PIN є роботодавцем, який надає рівні можливості, тому заявки приймаються від усіх кваліфікованих кандидатів без розрізнення за будь-якими ознаками, включаючи расу, етнічну приналежність, національність, вік, релігію, інвалідність, сексуальну орієнтацію, статеву ідентичність та інші. PIN приймає заявки від представників різних груп та цінує різноманіття.

Загальна інформація про роль співробітника:

Збір, архівування, зберігання оригіналів документів, що створені під час роботи міссії PIN в Україні 

Опис загальних обов'язків: 

• збирає підписані договори з тимчасовими номерами;  

• збирає нові договори, додатки до договорів, документи про закінчення договорів, та після того, як зробить скан-копію  та завантажить в електронний архів ELO, архівує  їх належним чином;  

• вносить та підтверджує нові договори в Navision та пов'язує їх із завданнями в ELO; 

• присвоює оригіналу договору номер з Navision до моменту фінального сканування та архівації;  

• щоденно перевіряє завдання в  програмному забезпеченні ELO;  

• збирає оригінали підписаних договорів та  перевіряє,  щоб персонал проекту правильно, регулярно та без затримок,  надсилав  WF фахівцю з адміністрування контрактів;  

• обробляє  всі пов’язані з підтвердженням контрактів завдання в ELO, одночасно з розповсюдженням їх у Navision;  

• завантажує усі договори в  електронний архів ELO одразу ж після проведення  їх у Navision;  

• забезпечує, щоб скан-копії  в електронному архіві  ELO співпадали з оригіналами в підшивках;  

• співпрацює з IT відділом та службою технічної підтримки ELO в головному офісі  з  метою вирішення проблем;  

• допомагає керівнику та колегам з відділу збирати документацію для звітів перед донорами та аудитів;  

• завантажує потрібні документи контракти з електронного архіву ELO та перевіряє їх правильність та повноту;  

• у випадку, якщо в  ELO відсутні скан-копії звітів та аудитів, просить відповідальну за них особу зробити ці копії;  

• надає допомогу співробітникам фінансового та HR відділу з завданнями,  згідно з розпорядженням безпосереднього керівника.   

• допомагає Начальнику відділу з іншими документами, дорученими ним;  

• забезпечує проведення тренінгів з питань архівування для відповідальних осіб. 

• здійснює перевірку дотримання  правил електронного та фізичного архівування / подання в межах офісів PIN, наскільки це можливо, і сигналізує про випадки відсутності інформації або наявності неповної інформації. 

• після детальної перевірки програмної документації завершених проектів та наявності її в ELO,  приймає програмну документацію до архіву місії на зберігання після підписання акту приймання-передачі. Забезпечує її  належне зберігання та обмежує доступ до неї проектних працівників у разі потреби її перегляду проектними працівниками, робить про це відмітку у журналі.   

Кваліфікаційні вимоги 

 Освіта та спеціальність:  

• Освіта – бажано вища, але допускається повна загальна середня освіта з подальшим навчанням на курсах 

• Спеціальність – бухгалтер, економіст, архіваріус, аналітик 

 Стаж роботи за фахом: 

Щонайменше 1 рік 

 Необхідні знання: 

• Основи формування, класифікації, обліку та зберігання документів 

• Порядок підготовки, оформлення та передачі документів 

• Облік та звітність: ведення обліку документів, складання відповідної звітності 

• Організація роботи з документами 

• Обізнаність в області електронного документообігу 

Англійська мова:

Базовий рівень (Вищі рівні володіння будуть перевагою)

 Необхідні навички та якості: 

• Технічні навички: експлуатація комп'ютерної техніки та спеціалізованого програмного забезпечення для архівування 

• Особисті якості:  уважність, посидючість, зібраність; відповідальність, оперативність; здатність до аналізу великих обсягів інформації 

Ми пропонуємо:

• Конкурентну заробітну плату за шкалою заробітної плати PIN
• Можливості професійного розвитку за допомогою різноманітних заходів зі збільшення потенціалу, таких як тренінги, семінари та інше
• 28 днів щорічної відпустки + 3 новорічних бонусних дні відпустки.
• Можливість працювати один день на тиждень віддалено для офісних працівників.
• Оплата проживання та добових для робочих поїздок за межі регіону закріпленого офісу та/або у випадках надмірних відстаней чи часу в дорозі, відповідно до політики People in Need щодо відряджень.
• Надання ноутбука, мобільного телефону (включно з SIM-картами з передплаченим тарифом) та брендованої продукції People in Need (рюкзак, термокружка, блокнот, портативний зарядний пристрій).

• Офіси People in Need обладнані всіма необхідними засобами безпеки та енергонезалежності з безперервним доступом до інтернету.

• Безкоштовна кава, чай, молоко та вода в офісах.
• Мультикультурна та дружня атмосфера в команді, близько 300 співробітників у програмі в Україні.

Процедура подання заявки:

Будь ласка, надішліть чітко позначені резюме та мотиваційний лист. Зверніть увагу, що ми зв’яжемося лише з відібраними кандидатами. Письмові тести та співбесіди будуть проводитись поступово, а вакансія буде закрита при підтвердженні кандидатури на посаду.

Зверніть увагу, що PIN не стягує комісію на жодному етапі процесу набору персоналу.