Асистент з логістики

Місце роботи: Івано-Франківськ

Дата початку: грудень 2024 року

Тривалість контракту: 6 місяців (включаючи 3-місячний випробувальний термін) з можливим подовженням у разі наявності фінансування

Організація «Людина в біді» здійснює свою діяльність в Україні з початку серпня 2014 року і з тих пір, гуманітарні програми швидко розширюються. В даний час, «Людина в біді» є однією з основних гуманітарних організацій в Україні, яка надає нейтральну і незалежну гуманітарну допомогу людям, які постраждали від конфлікту.

PIN є роботодавцем, який надає рівні можливості, тому заявки приймаються від усіх кваліфікованих кандидатів без розрізнення за будь-якими ознаками, включаючи расу, етнічну приналежність, національність, вік, релігію, інвалідність, сексуальну орієнтацію, статеву ідентичність та інші. PIN приймає заявки від представників різних груп та цінує різноманіття.

Загальна інформація про посаду

Під загальним керівництвом Провідного фахівця з логістики, Асистент з логістики відповідає за ефективне надання оперативної підтримки місії, щоб забезпечити своєчасне та якісне обслуговування програм та бенефіціарів місії організації "Людина в біді" (PIN) в Україні у Івано-Франківську, Вінниці. Асистент з логістики виконує різноманітні доручення, пов'язані з логістичним плануванням, та адміністративною підтримкою офісів.    

Характерні обов'язки та відповідальність 

• Керування з адміністративних питань офісом та службовими квартирами:

а) Організація регулярної закупівлі для офісу. (доставка води, Інтернет, витратні матеріали, предмети гігієни, медичні засоби та предмети захисту, тощо ).

б)  Проводити опитування співробітників, щодо покращення роботи в офісі.

в) Організовувати прибирання в офісі.

г) Підтримувати комунікацію з орендодавцями щодо перевірки лічильників комунальних послуг в квартирах та в офісі, ремонтних робіт, в будь-яких надзвичайних ситуаціях і т.д.

• Організація проживання:

а) Організовувати проживання для колег/гостей зі штаб-квартири, вести при цьому графік проживання у службових квартирах, або замовляти номери в готелі, бронювати додаткові апартаменти.

б) Спілкуватись з гостями щодо їх логістичних запитів під час їхнього візиту;

в) Підтримувати зв'язок з готелями щодо рахунків на оплату та інших необхідних документів.

• Організація транспортної підтримки:

а) Організовувати проживання для колег/гостей зі штаб-квартири, вести при цьому графік проживання у службових квартирах, або замовляти номери в готелі, бронювати додаткові апартаменти.

• Координація листування:

а) Координація, та контроль доставки документів / обладнання за потребою (як всередині країни, так і за кордоном) з боку асистента з логістики.

• Підтримка фінансового відділу:

 а)  Відслідковувати всі пов'язані (оренду офісу та службових квартир, постачальників матеріалів з візуалізації, постачальників послуг з перекладу тощо) контракти, витрати, операції, супутню документацію та оформлювати в ELO.

 б) Здійснювати  платежі, аванси, та закривати аванси лише після отримання повної та правильної документації, яка має всі підтвердження та необхідні  підписи

 в) Оформляє акти та звіти для бухгалтера, що стосується виплат ФЛП – щомісячно,

 г) Оформляє та надає у відділ бухгалтерії Форми затвердження платежів за кожну оплату, здійснену з корпоративної банківської карти( щотижня)

 д) Нести матеріальну відповідальність за доручені грошові цінності. 

 е) Завантажувати в електронний архів ELO договори оренди та додатки до них, інші контракти та фінансові документи.

 ж) Відповідати за щомісячні орендні виплати та комунікацію з власниками квартири.

• Координація активів:

а) Забезпечувати належне управління всіма активами (документація та інформація). 

• Координація легкового транспорту:

а) Прорахунок маршруту легкового транспорту.

б) Контроль коректного заповнення поїздок у додатку Loogbook.

в) Затвердження поїздок у програмі Navi.

г) Розподіл водіїв у програмі NAV.

Необхідний досвід та кваліфікація

• Вища освіта
• Відмінне володіння комп'ютером, навички роботи з Excel, Word;
• Досвід роботи в сфері логістики або адміністрування від 1 року;
• Хороші комунікативні та міжособистісні навички;
• Володіння англійською на середньому рівні;
• Високий рівень уважності та відповідальності;
• Гнучкість і відкритість до змін.

Ми пропонуємо:

• Конкурентна заробітна плата за шкалою заробітної плати PIN: 970 USD GROSS до стягнення податків на випробувальному терміні + 5% після випробувального терміну;
• Позитивне робоче середовище у налагодженій та зростаючій гуманітарній організації;
• Медичне страхування;
• Відшкодування витрат на проїзд між офісами та районами роботи;
• Можливості професійного розвитку за допомогою різноманітних заходів з збільшення потенціалу, таких як тренінги, семінари та інше
• 28 днів щорічної відпустки + 3 новорічних бонусних днів відпуски.

Процедура подання заявки:

Будь ласка, надішліть чітко позначені резюме та мотиваційний лист. Зверніть увагу, що ми зв’яжемся лише з відібранними кандидатами. Письмові тести та співбесіди будуть проводитись поступово, а вакансія буде закрита при підтвержденні кандидатури на посаду.

Зверніть увагу, що PIN не стягує комісію на жодному етапі процесу набору персоналу.