Фахівець з логістики

Місце роботи: Київ

Дата початку: жовтень 2024 року

Тривалість контракту: 6 місяців (включаючи 3-місячний випробувальний термін) з можливим подовженням у разі наявності фінансування

Організація «Людина в біді» здійснює свою діяльність в Україні з початку серпня 2014 року і з тих пір, гуманітарні програми швидко розширюються. В даний час, «Людина в біді» є однією з основних гуманітарних організацій в Україні, яка надає нейтральну і незалежну гуманітарну допомогу людям, які постраждали від конфлікту.

PIN є роботодавцем, який надає рівні можливості, тому заявки приймаються від усіх кваліфікованих кандидатів без розрізнення за будь-якими ознаками, включаючи расу, етнічну приналежність, національність, вік, релігію, інвалідність, сексуальну орієнтацію, статеву ідентичність та інші. PIN приймає заявки від представників різних груп та цінує різноманіття.

Загальна інформація про посаду

Під загальним керівництвом Провідного фахівця з логістики відповідає за ефективне надання оперативної підтримки місії, щоб забезпечити своєчасне та якісне обслуговування програм та бенефіціарів місії організації "Людина в біді" (PIN) в Україні у Києві. Фахівець з логістики  виконує різноманітні доручення, пов'язані з оптимізацією та підтримкою логістичних процесів в організації. 

Характерні обов'язки та відповідальність 

Керування адміністративними питаннями офісу та службових квартир:

1. Організація регулярної закупівлі для офісу та службових квартир (доставка води, інтернет, витратні матеріали, предмети гігієни, медичні засоби, засоби захисту).
2. Організація технічної підтримки у приміщеннях PIN (ремонтні роботи тощо).
3. Організація прибирання в офісі та службових квартирах.
4. Підтримка комунікації з орендодавцями з питань перевірки лічильників комунальних послуг в квартирах та офісі, ремонтних робіт, вирішення надзвичайних ситуацій тощо.

Організація проживання:

1. Організація проживання для колег/гостей зі штаб-квартири, ведення графіку проживання у службових квартирах, бронювання номерів у готелях або апартаментів.
2. Координація логістичних запитів гостей під час їх візиту.
3. Підтримка зв'язку з готелями щодо рахунків та інших необхідних документів.

Організація транспортної підтримки:

1. Організація трансферу для гостей/співробітників з/до аеропорту, залізничного вокзалу або на зустрічі.
2. Придбання квитків для співробітників.

Логістична підтримка для іноземних співробітників:

1. Проведення інструктажу щодо логістичних процедур організації (підготовка велкам-паків).
2. Надавання новим співробітникам телефонів та SIM-карт.

Координація листування:

1. Організація доставки документів/обладнання за потребою (всередині країни та за кордоном).

Підтримка в організації зустрічей:

1. Організація внутрішніх та зовнішніх зустрічей (бронювання місця, замовлення кави-брейк, харчування, забезпечення ІТ-підтримки).
2. Керування оплатою за місце проведення та послугами постачальників.

Підтримка фінансового відділу:

1. Контроль і відстеження контрактів, витрат, операцій та документів, що стосуються оренди офісу, службових квартир, постачальників матеріалів і послуг, оформлення в системі ELO (внутрішня система архівування).
2. Здійснення платежів, авансів, з подальшим закриттям на підставі правильної документації з підписами.
3. Підготовка актів і звітів для бухгалтера щодо виплат ФОП – щомісячно.
4. Підготовка та надання до бухгалтерії форм затвердження платежів з корпоративної банківської картки.
5. Нести матеріальну відповідальність за доручені грошові цінності.
6. Завантаження в електронний архів ELO договорів оренди та супровідних документів.
7. Відповідальність за щомісячні орендні виплати та комунікація з орендодавцями.

Контроль і координація BASE MANAGEMENT між офісами:

1. Координація BASE MANAGEMENT в офісах Сум та Чернігова, оптимізація витрат, контроль закупівлі витратних матеріалів.
2. Контроль та архівація документообігу відділу логістики.

Необхідний досвід та кваліфікація

• Вища освіта;
• Відмінне володіння комп'ютером, навички роботи з Excel, Word;
• Досвід роботи в сфері логістики або адміністрування від 1 року;
• Хороші комунікативні та міжособистісні навички;
• Володіння англійською на середньому рівні;
• Високий рівень уважності та відповідальності;
• Гнучкість і відкритість до змін.

Ми пропонуємо:

• Конкурентна заробітна плата за шкалою заробітної плати PIN: 1 254 USD GROSS до стягнення податків на випробувальному терміні + 5% після випробувального терміну;
• Позитивне робоче середовище у налагодженій та зростаючій гуманітарній організації;
• Медичне страхування;
• Відшкодування витрат на проїзд між офісами та районами роботи;
• Можливості професійного розвитку за допомогою різноманітних заходів з збільшення потенціалу, таких як тренінги, семінари та інше
• 28 днів щорічної відпустки + 3 новорічних бонусних днів відпуски.

Процедура подання заявки:

Будь ласка, надішліть чітко позначені резюме та мотиваційний лист. Зверніть увагу, що ми зв’яжемся лише з відібранними кандидатами. Письмові тести та співбесіди будуть проводитись поступово, а вакансія буде закрита при підтвержденні кандидатури на посаду.

Зверніть увагу, що PIN не стягує комісію на жодному етапі процесу набору персоналу.