Асистент з кадрової роботи (HR Assistant)

Місце роботи: Львів

Дата початку: жовтень 2024 року

Тривалість контракту: 6 місяців (включаючи 2-місячний випробувальний термін) з можливим подовженням у разі наявності фінансування

Організація «Людина в біді» здійснює свою діяльність в Україні з початку серпня 2014 року і з тих пір, гуманітарні програми швидко розширюються. В даний час, «Людина в біді» є однією з основних гуманітарних організацій в Україні, яка надає нейтральну і незалежну гуманітарну допомогу людям, які постраждали від конфлікту.

PIN є роботодавцем, який надає рівні можливості, тому заявки приймаються від усіх кваліфікованих кандидатів без розрізнення за будь-якими ознаками, включаючи расу, етнічну приналежність, національність, вік, релігію, інвалідність, сексуальну орієнтацію, статеву ідентичність та інші. PIN приймає заявки від представників різних груп та цінує різноманіття.

Загальна інформація про посаду

Під загальним керівництвом Менеджера з кадрової роботи, Асистент з кадрової роботи відповідає за підтримку в частині кадрового адміністрування та підбору персоналу та розвиток персоналу відповідно до законодавства України та політик, встановлених у філії компанії "Людина в біді" в Україні.

Характерні обов'язки та відповідальність 

Кадрове адміністрування:

• Забезпечує ведення кадрового діловодства відповідно до законодавства України та внутрішніх політик Філії, включаючи формування та керування особовими справами працівників та їх архівування у паперовій та електронній формі, зокрема:

1. готує пакети документів для працевлаштування та надає їх новим працівникам для заповнення, консультує та перевіряє правильність їх заповнення та наявність підпису;
2. забезпечує наявність усіх документів для працевлаштування, які вимагаються відповідно до законодавства України та внутрішніх політик Філії, у паперовому вигляді та розміщення їх в особових справах в архіві відділу кадрів у м. Львові;
3. формує особові справи в ELO та забезпечує наявність в них необхідних документів та персональних даних, що вимагаються внутрішніми політиками з кадрової роботи;
4. забезпечує фізичне зберігання трудових договорів, додаткових угод до них та посадових інструкцій в особових справах в архіві у Львові;

• Відбирає з архіву та надає оригінали або скан-копії документів для проведення аудиту за запитом Менеджера з кадрової роботи;
• Після отримання форм дозволу на відрядження готує накази про відрядження працівників в межах та за межі України відповідно до законодавства України, забезпечує їх підписання всіма відповідними сторонами та архівує їх в окремій папці в архіві у Львові;

Підбір персоналу:

• Допомагає у процесі підбору персоналу на посади молодшого та середнього рівня та забезпечує дотримання стандартів якості всіх процедур, описаних, зокрема, у Посібнику з управління персоналом та інших внутрішніх політиках:

1. після отримання Запиту на відкриття вакансії та Посадової інструкції публікує оголошення про вакансію на українських порталах з працевлаштування;
2. оновлює Recruitment Tracker, відображаючи всі етапи процесу;
3. забезпечує обробку отриманих резюме та їх пошук в Інтернеті і формує лонг-лист для наймаючого менеджера;
4. консультує наймаючого менеджера щодо подальших етапів підбору персоналу та надає рекомендації щодо їх проведення;  
5. проводить телефонні інтерв'ю з метою первинного відбору та організації наступних етапів співбесіди (практичного тесту або співбесіди з наймаючим менеджером)
6. організовує співбесіди та особисто проводить їх - визначає найбільш оптимальний метод або техніки перевірки необхідних для посади компетенцій/кваліфікацій спільно з наймаючим менеджером;
7. веде базу даних процесу відбору та забезпечує внесення до неї точних даних про кандидатів; 
8. збирає рекомендації для відібраних кандидатів відповідно до внутрішніх процедур та політик;
9. перевіряє відібраних кандидатів у системі Watchdog;
10. надає інформацію до Відділу безпеки про відібраних кандидатів для проведення перевірок на відповідність вимогам безпеки;
11. готує та надсилає пропозиції щодо працевлаштування відібраним кандидатам;
12. надає інформацію про нових працівників Фахівцю з кадрової роботи та Старшому фахівцю з кадрової роботи для подальших заходів з працевлаштування;
13. надсилає письмові відмови всім кандидатам, які не пройшли відбір;
14. архівує документацію з підбору персоналу в особистій папці працівника в ELO (перевірки безпеки та Watchdog, виконані тестові завдання, рекомендації та листи про прийняття пропозиції);

Необхідний досвід та кваліфікація

• Вища освіта у галузі управління персоналом, юриспруденції, психології, соціології або іншій відповідній галузі;
• Досвід роботи у сфері кадрового адміністрування та/або підбору персоналу не менше 2 років;
• Досвід ведення кадрового діловодства відповідно до законодавства України;
• Високий рівень організованості, увага до деталей, вміння працювати з великим обсягом документації;
• Вміння працювати у команді та ефективно взаємодіяти з різними структурними підрозділами організації;
• Відмінне володіння комп'ютером, навички роботи з Excel, Word;
• Гнучкість і відкритість до змін.

Ми пропонуємо:

• Конкурентна заробітна плата за шкалою заробітної плати PIN: 970 USD GROSS до стягнення податків на випробувальному терміні + 5% після випробувального терміну;
• Позитивне робоче середовище у налагодженій та зростаючій гуманітарній організації;
• Медичне страхування (після випробувального терміну);
• Можливості професійного розвитку за допомогою різноманітних заходів з збільшення потенціалу, таких як тренінги, семінари та інше
• 28 днів щорічної відпустки + 3 новорічних бонусних днів відпуски.

Процедура подання заявки:

Будь ласка, надішліть чітко позначені резюме та мотиваційний лист. Зверніть увагу, що ми зв’яжемся лише з відібранними кандидатами. Письмові тести та співбесіди будуть проводитись поступово, а вакансія буде закрита при підтвержденні кандидатури на посаду.

Зверніть увагу, що PIN не стягує комісію на жодному етапі процесу набору персоналу.