Адміністратор по документообігу

TechCom — міжнародна компанія, що спеціалізується на постачанні запасних частин та обладнання для гірничодобувної промисловості.

Ми шукаємо уважного, системного та відповідального спеціаліста, який візьме під свій контроль документообіг компанії, наведе порядок у наявних документах та контролюватиме повний цикл документообігу за замовленнями — від оформлення документів до отримання оплати від замовника.

Ця позиція для людини, яка любить порядок, вміє працювати з великим обсягом інформації та не допускає ситуацій, коли документ загублений, рахунок не виставлений або оплата не проконтрольована.

Основні завдання

 Документообіг

• контроль та систематизація поточного документообігу компанії;

• аналіз наявних документів та приведення їх до єдиного порядку;

• створення зрозумілої структури зберігання документів;

• перевірка наявності необхідних документів за кожним замовленням;

• взаємодія з відділами продажів, закупівель, логістики та бухгалтерією;

• спільно з бухгалтерією забезпечувати оформлення співробітників, договорів та іншої необхідної документації в рамках оформлення замовлень.

Робота з рахунками

• підготовка та виставлення рахунків замовникам;

• контроль правильності реквізитів, сум, валют та підстав для виставлення рахунків;

• направлення рахунків замовникам;

• ведення реєстру виставлених рахунків.

 Контроль оплат

• щоденний контроль надходження оплат від замовників;

• ведення реєстру очікуваних та отриманих платежів;

• підготовка інформації для менеджерів щодо клієнтів, які мають заборгованість або непогашений баланс.

 Контроль замовлень

Необхідно контролювати, щоб за кожним замовленням були наявні всі необхідні документи та щоб документи своєчасно оформлювалися, підписувалися та передавалися відповідальним співробітникам.

Вимоги до кандидата

• досвід роботи з документообігом, бухгалтерськими документами або в адміністративній сфері;

• впевнене володіння Excel / Google Sheets / Word;

• уважність до цифр та документів;

• знання англійської мови — обов’язково, рівень B1–B2;

• відповідальність та системність;

• здатність самостійно організовувати свою роботу;

• вміння дотримуватися встановлених термінів;

• готовність працювати з великим обсягом інформації.

 Можливість побудувати систему

Зараз перед компанією стоїть завдання привести існуючий документообіг до порядку та створити зрозумілу систему контролю.

У спеціаліста буде можливість не просто працювати в уже готовій системі, а самостійно її організувати, вдосконалити та зробити максимально ефективною.

 Сучасні інструменти

У роботі використовуються:

• ERP-система;

• електронний документообіг;

• Excel / Google Sheets;

• корпоративні інструменти комунікації.

 Яким ми бачимо ідеального кандидата

Ви уважні до деталей, але водночас вмієте бачити картину в цілому.

Ви не чекаєте, поки керівник запитає:

Ви самі проявляєте ініціативу та знаходите рішення.

Якщо вам подобається систематизувати інформацію, наводити порядок та контролювати процеси до результату — будемо раді познайомитися.

 Надсилайте своє резюме.