Адміністратор, офіс-менеджер, адміністративний менеджер

Компанія IRES, провідний інтегрований постачальник послуг у сфері комерційної нерухомості в Україні, шукає Адміністратора офісного приміщення.

 Якщо ви прагнете працювати в динамічному середовищі, де цінуються професіоналізм та інновації, ця вакансія саме для вас!

Майбутнє місце роботи — Бізнес-центр в м. Львів 

Основні задачі: 

• Забезпечення безперебійної роботи офісного приміщення: 
  • Адміністрування та координація роботи співробітників служби технічної експлуатації, які виконують різні завдання відносно обслуговування офісного приміщення Замовника. 
  • Забезпечення ефективної комунікації між командою IRES, Замовником та орендарями приміщень для вирішення всіх поточних питань. 
• Відповідальність за відносини з підрядниками: 
  • Пошук та моніторинг підрядників на ринку послуг. 
  • Укладання договорів.
  • Контроль та координація робіт підрядників (прибирання, озеленення, охорона та інші послуги).
  • Комунікація з підрядниками (листування, вирішення спірних питань тощо)
• Координація процесів закупівель відповідно до внутрішньої політики та процедур: 
  • Збір замовлень на товари, розхідні матеріали, запчастини тощо
  • Закупівлі та оформлення рахунків
  • Контроль своєчасної доставки до офісу Замовника
  • Звітність
• Співпраця з бухгалтерією IRES щодо актів, рахунків, податкових накладних та інших необхідних документів. У разі потреби координація та вирішення питання з бухгалтерією Замовника. 
• Забезпечення отримання, відправлення, облік та реєстрацію вхідної/вихідної документації. 
• Ведення необхідної звітності у встановлених формах в електронному вигляді. 
• Моніторинг та управління вирішенням нестандартних ситуацій. 
• Виявляти та впроваджувати ініціативи щодо покращення функціонального обслуговування офісного приміщення. 

Необхідні навички та кваліфікації:

• Попередній досвід роботи адміністратором/офіс-менеджером від 2-х років.
• Досвід роботи з підрядниками (особливо цінується досвід роботи з підрядниками, які обслуговують основні системи бізнес центру).
• Впевнене володіння стандартними комп’ютерними програмами та готовність до навчання роботі з програмами Замовника.
• Стресостійкість, критичне мислення та відмінні аналітичні здібності; відповідальність у контролі виконання завдань.
• Проактивна позиція відносно впровадження необхідних поліпшень щодо організаційного процесу роботи команди і взаємодії із Замовником. Лояльність відносно цілей та завдань, які позиціонує Замовник для виконання. 
• Швидкість та кмітливість у знаходженні рішень у різних ситуаціях, що вимагають координації роботи декількох підрядників для досягнення кінцевого результату.
• Відкритість до конструктивного зворотного зв’язку, що дозволяє покращувати результати, здатність бути гнучким і адаптивним.
• Відмінні комунікативні навички. 
• Вміння визначати пріоритети та дотримуватися встановлених термінів виконання завдань.
• Грамотне усне та письмове мовлення, презентабельний зовнішній вигляд.
• Вища освіта.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування з усіма соціальними гарантіями.
• Конкурентну заробітну (офіційне працевлаштування)
• Перспектива професійного та кар'єрного зростання у динамічній компанії.
• Комфортні умови праці: забезпечення послугою зв’язку, постійним робочим місцем та необхідним офісним обладнанням.
• Графік роботи: з 9:00 до 18:00, п’ятиденний робочий тиждень.
• Дружню та професійну атмосферу в колективі, де цінують кожного співробітника.

Приєднуйтесь до команди IRES та станьте частиною успішної компанії, яка задає стандарти у сфері комерційної нерухомості в Україні!