Заступник менеджера з логістики

Бажаєте працювати в міжнародній гуманітарній організації з офіційним працевлаштуванням?

ACF шукає в свою команду заступника менеджера з логістики.

Заступник менеджера з логістики активно долучається до діяльності відділу логістики, підтримує програми та забезпечує дотримання процедур, політик та керівних принципів ACF.

Умови праці:

• Повна зайнятість
• Офіційне працевлаштування
• Понеділок-п'ятниця  8:30 — 17:30
• Година обідньої перерви
• Сб, Нд — вихідний
• Видача заробітньої плати двічі на місяць
• Дружній колектив
• Соціальний внесок до пенсійного фонду
• Медичне страхування
• 24 дні оплачуваної відпустки/рік
• 2/3 дні інструктажів щодо призначення на посаду
• Допомога на переїзд при необхідності
• Навчання: безкоштовний і необмежений доступ до сертифікованої платформи електронного навчання Crossknowledge

Вимоги:

• Диплом магістра з логістики або управління ланцюгами поставок, або мінімум 2 роки досвіду роботи на аналогічній посаді.
• Досвід роботи в НГО у сфері постачання є обов’язковим.
• Зацікавленість в роботі в середовищі НГО і готовність дотримуватися цінностей гуманітарного сектору, включаючи неупередженість і нейтралітет.
• Уважність до деталей та ретельність у дотриманні процедур і термінів.
• Відмінні навички ведення переговорів та вирішення проблем.
• Вільне володіння українською мовою та добре володіння письмовою та усною англійською мовою (від Upper Intermediate B2);
• Володіння програмним забезпеченням Microsoft Office.
• Організованість, доброчесность, професіоналізм.
• Гнучкість та адаптивність до змін.

Обов’язки:

1. Сприяння прозорим та економічно ефективним процесам закупівель

• Брати участь у прогнозуванні логістичної діяльності у співпраці з різними відділами та координацією.
• Отримувати затверджені напрямки закупівель від програмних команд, оцінювати ринок, збирати пропозиції та готувати всі необхідні документи для досьє закупівель перед подачею на затвердження.
• Забезпечення своєчасного проведення закупівель у повній відповідності з відповідними процедурами та вимогами донорів, шляхом управління робочим навантаженням в команді закупівельників.
• Забезпечити постійне дотримання керівних принципів Ініціативи з боротьби з голодом та донорів у сфері закупівель.
• Координувати роботу з комірниками для забезпечення своєчасної доставки товарів на склад.
• У співпраці з фінансовим відділом підтримувати зв’язок з постачальниками щодо виставлення рахунків та здійснення платежів.
• Проводити перевірки закуплених товарів на місці доставки, щоб переконатися, що кількість та якість відповідають замовленню на закупівлю.
• Сприяти розробці та впровадженню інструментів для полегшення закупівельної діяльності (рамкові угоди).
• Сприяти веденню національної бази даних постачальників; управляти відносинами з комерційними партнерами з метою забезпечення продуктивної співпраці.
• Координувати роботу з колегами з логістики на інших базах та на координаційному рівні.

2. Інформаційний менеджмент

• У співпраці з асистентом з постачання здійснювати огляд оновлення системи LINK з усією необхідною інформацією щодо постачальників та ринків.
• Надавати логістичній та програмній командам регулярні оновлення про стан поточних закупівель та звертатися за допомогою до колег, коли це необхідно.
• Архівування всіх закупівельних досьє (паперові та скановані версії) після остаточної перевірки.
• Підготовка документів, необхідних для щомісячного звітування про логістичну діяльність.

3. Управління обладнанням та майном

• У співпраці з автопарком та фахівцями з логістики здійснювати подальший контроль за активами та обладнанням, забезпечувати заповнення кредитних сертифікатів на все обладнання, а також керувати графіками технічного обслуговування та ремонтів.
• Забезпечення відстежуваності закупленого обладнання шляхом належного супроводу.
• Прогнозування необхідних ресурсів для підтримки програм ACF шляхом планування логістичної діяльності спільно з командами програм.

4. Управління автопарком та об'єктами

• Допомагати в управлінні будь-якими рамковими угодами про оренду транспортних засобів, підтримувати зв’язок з постачальником послуг за запитом.
• Забезпечення житлом співробітників ACF, які подорожують, зв’язок з готелями-партнерами для бронювання житла у разі потреби; управління відносинами з орендодавцями.
• Сприяти доставці та допомагати з завантаженням і розвантаженням транспортних засобів.
• Сприяти ознайомленню з правилами безпеки та їх дотриманню.

5. Загальні обов’язки

• Виконувати обов’язки менеджера з логістики у разі його відсутності.
• Виконувати будь-які інші завдання за дорученням менеджера з логістики, польового координатора або керівника відділу логістики.
• Дотримуватися Кодексу поведінки Ініціативи з боротьби з голодом, антикорупційної політики та інших правил поведінки та інструкцій.

6. Відповідність цінностям та принципам ACF, гендерній рівності, чутливості до захисту дітей та політиці захисту

• Забезпечувати дотримання та демонструвати цінності ACF, а саме: допомога людям, які її потребують, відсутність дискримінації, прозорість, нейтральність, незалежність та професіоналізм.
• Ознайомлення та забезпечення повного розуміння гендерної політики, політики захисту дітей та інших політик захисту.
• Впроваджувати всі заходи, пов’язані з роботою, через призму гендеру, інклюзії та захисту дітей.
• Сприяти створенню інклюзивного офісного середовища, в якому люди не відчувають себе ущемленими чи засудженими за ознакою статі або обмеженими через інвалідність.

Просимо надсилати своє резюме англійською мовою.

Якщо ваша кваліфікація відповідає вимогам, перерахованим вище, наш відділ персоналу зв’яжеться з вами електронною поштою/телефоном.

Будемо раді вітати Вас у нашій команді !