Провідний експерт з юридичного та адміністративного забезпечення/Legal& AdministrativeExecutive Assistant

Ми пропонуємо:

• Дата початку: лютий 2026 року

• Місце роботи: Київ/Львів

• Тривалість контракту: один рік з можливістю продовження за умови фінансування донорів

• Заробітна плата відповідно до кваліфікації та досвіду, від 170 000 грн до оподаткування 

• Медичне страхування, психосоціальна підтримка (PSS)

• 36 днів оплачуваної щорічної відпустки + внутрішні пільги

Malteser International є міжнародною гуманітарною організацією з надання допомоги, що діє під егідою Суверенного Мальтійського Ордену. Уже понад 60 років ми надаємо допомогу та підтримку з відновлення людям під час і після конфліктів і катастроф у всьому світі. Християнські цінності та гуманітарні принципи становлять основу нашої діяльності. У більш ніж 30 країнах Африки, Америки, Азії, Європи та Близького Сходу ми підтримуємо людей, які потребують допомоги, незалежно від їхньої релігії, походження чи політичних переконань.

Із початку війни на сході України у 2014 році Malteser International працює з трьома місцевими партнерськими організаціями у сфері психічного здоров’я та психосоціальної підтримки (MHPSS). Після повномасштабного вторгнення 24 лютого 2022 року Malteser International швидко розширила свою гуманітарну діяльність для реагування на зростаючі потреби по всій країні у партнерстві з більш ніж 8 місцевими організаціями з метою надання критично важливої допомоги людям, які постраждали від кризи. Сьогодні гуманітарна відповідь Malteser International включає розподіл продовольства, гігієнічних наборів, зимових комплектів, допомогу у сфері житла та MPCA у важкодоступних районах Східної та Південної України для зменшення викликів і ризиків для життя людей. Міжнародна мережа Мальтійського Ордену підтримує людей, які постраждали від війни в Україні, і продовжуватиме це робити стільки, скільки буде потрібна допомога.

З метою підтримки поточної та запланованої реалізації програм і посилення спроможностей наших місцевих партнерів в Україні Malteser International шукає Провідного експерт з юридичного та адміністративного забезпечення для свого офісу у Львові або Києві.

Основні обов’язки та відповідальність

1. Правова підтримка та дотримання вимог (Compliance)

• Виконувати роль першої лінії правової та комплаєнс-перевірки для всіх контрактів, меморандумів про взаєморозуміння (MoU), грантових угод, договорів оренди, договорів із постачальниками послуг та партнерських угод
• Забезпечувати юридичну чинність усіх документів відповідно до законодавства України, їх відповідність внутрішнім політикам MI та сумісність із вимогами донорів
• У координації з логістичною командою вести та адмініструвати реєстр юридичних документів, трекер контрактів (строки дії, продовження, зобов’язання), а також журнал судових справ / претензій / спорів
• Виконувати роль контактної особи для взаємодії із зовнішніми юридичними радниками, нотаріусами, податковими органами, державними реєстраторами та регуляторними органами

2. Адміністративні та корпоративні питання управління

• Вести корпоративні записи, включно з реєстраційними свідоцтвами, статутними документами, довіреностями, банківськими повноваженнями, податковими реєстраціями та документацією трудової інспекції
• Координувати всі нотаріальні дії, апостилювання, офіційні переклади, реєстрації та внесення змін
• Забезпечувати постійну чинність правосуб’єктності MI Ukraine та відсутність правових ризиків

3. Виконавча підтримка Директора організації та SMT

• Виконувати роль довіреної адміністративної та правової «точки контролю» для Директора: перевіряти документи перед підписанням; ескалювати питання високого ризику Директору та Управлінській команді (SMT) із пропозиціями щодо мінімізації ризиків; забезпечувати дотримання процедур відповідно до вимог MI, національного законодавства та внутрішніх процедур
• Готувати довіреності, делегування права підпису, відповідні подання до штаб-квартири та офіційне листування з органами влади
• Вести конфіденційні архіви з чутливих HR-питань, внутрішніх розслідувань, дисциплінарних справ, судових процесів та юридичних претензій

4. Взаємодія з HR та трудове право

• Підтримувати Директора та HR-менеджера у питаннях дотримання контрактів, припинення трудових відносин та скорочень, дисциплінарних процедур, внутрішніх розслідувань та перевірок трудової інспекції
• Забезпечувати, щоб усі кадрові рішення були юридично обґрунтованими, належним чином задокументованими та відповідали Кодексу законів про працю України та політикам MI

5. Перевірка партнерів і донорів (Due Diligence)

• Вести та перевіряти реєстраційні документи партнерів, статути, інформацію про кінцевих бенефіціарних власників та їх правовий статус
• Підтримувати процеси due diligence відповідно до вимог донорів

6. Стратегічне лідерство та звітність

• Надавати регулярні звіти з питань safeguarding Директору, SMT та штаб-квартирі MI
• Аналізувати тенденції, ризики та прогалини й пропонувати коригувальні заходи
• Брати участь у процесах управління ризиками на рівні країни, управління інцидентами та ініціативах з розвитку організаційної культури

7. Захист та безпека (Safeguarding)

• Дотримуватися та підтримувати політики MI з питань захисту (включно із захистом дітей, запобіганням сексуальній експлуатації та насильству, булінгу та домаганням), а також усіх Кодексів поведінки
• Своєчасно повідомляти про всі можливі порушення політик або Кодексів поведінки через відповідні канали

8. Безпека

• Забезпечувати суворе дотримання Політик безпеки Malteser International, Стандартних операційних процедур (SOP) та відповідних протоколів у будь-який час
• Брати участь у брифінгах і тренінгах з безпеки (наприклад, HEAT, перша допомога) за потреби та забезпечувати відповідність особистої та операційної поведінки поточному безпековому контексту
• Негайно повідомляти про будь-які інциденти, загрози або порушення відповідальній особі з безпеки або керівництву

9. Інші відповідні завдання

• Виконувати будь-які інші відповідні завдання за дорученням безпосереднього керівника

Необхідні знання та навички

• Висока уважність до деталей та точність
• Здатність визначати пріоритети та керувати кількома завданнями в умовах стислих дедлайнів
• Доброчесність та відданість принципам конфіденційності
• Відмінні комунікаційні та міжособистісні навички
• Проактивність та орієнтація на вирішення проблем
• Відмінне знання корпоративного та трудового законодавства України, управління контрактами та комплаєнс-рамок
• Сильні навички підготовки та перегляду юридичних документів
• Високий рівень конфіденційності та доброчесності
• Здатність працювати з чутливою та високоризиковою інформацією
• Здатність коректно оскаржувати рішення у разі наявності комплаєнс-ризиків

Кваліфікаційні вимоги

• Ступінь бакалавра з права, публічного адміністрування, міжнародних відносин або бізнес-адміністрування
(диплом з права є значною перевагою)
• Мінімум 5 років досвіду у сфері правової адміністрації, комплаєнсу НУО, корпоративного управління, роботи в юридичній фірмі або міжнародній організації
• Ґрунтовний досвід роботи з правовою системою України, контрактами та трудовим правом

Робота в Malteser International

Malteser є роботодавцем, що забезпечує рівні можливості, і вітає заявки від усіх кандидатів незалежно від статі, віросповідання чи походження.

Malteser International зобов’язується забезпечувати захист людей у межах своїх програм від експлуатації, насильства та сексуальних домагань і має відповідні політики щодо цього зобов’язання (включно з Кодексом поведінки), які визначають очікувану поведінку та відповідальність усіх співробітників, консультантів та інших представників організації. Malteser International проводить перевірку рекомендацій і бекграунду для всіх співробітників (включно з перевіркою наявності судимостей для окремих посад). Будь-який кандидат, якому буде запропоновано роботу в Malteser International, повинен буде підписати Кодекс поведінки MI як додаток до трудового договору та погодитися діяти відповідно до положень цього документа.

Незалежно від того, працюєте ви як спеціаліст у закордонній місії чи в одному з наших регіональних офісів, ми пропонуємо складне та динамічне робоче середовище в досвідченій міжнародній команді. Понад 1 000 національних та міжнародних співробітників наразі працюють у різних кризових і постраждалих від катастроф регіонах по всьому світу, а також у наших регіональних офісах у Кельні та Нью-Йорку. Для отримання додаткової інформації, будь ласка, ознайомтеся з матеріалами тут.

Якщо ви бажаєте претендувати на цю посаду, будь ласка, до 10 лютого 2026 року подайте пакет документів (резюме, мотиваційний лист) через наш онлайн-портал вакансій, скориставшись посиланням:

https://jobs.malteser-international.org/de/job-offer-list/job-detail/Legal-Administrative-Executive-Assistant-National-Position-740.html

Legal& AdministrativeExecutive Assistant

Malteser International is the international humanitarian relief agency of the Sovereign Order of Malta. For over 60 years we provide relief and recovery for people during and following conflicts and disasters around the world. Christian values and humanitarian principles form the foundations of our work. In over 30 countries in Africa, the Americas, Asia, Europe,  and the Middle East, we support people in need – regardless of their religion, origin or political convictions.
Since the start of the war in eastern Ukraine in 2014, Malteser International has been working with three local partner organizations in the sector of mental health and psycho-social support (MHPSS). Following the full-scale invasion on 24 February 2022, Malteser International has expanded its humanitarian support rapidly to address the growing needs across the country in partnership with more than 8 local partners to provide critical support and relief to people affected by the crisis. Today, Malteser International’s humanitarian response includes distribution of food, hygiene items, winter kits, Shelter and MPCA to hard-to-reach areas in Eastern and Southern Ukraine to alleviate challenges and risk of people lives. The international network of the Order of Malta stands with the people affected by the war in Ukraine and will continue to do so for as long as help is required.

For its work in Ukraine Malteser International is looking for a Legal & Administrative Executive Assistant - National Position.

As Legal & Administrative Executive Assistant, you will support the Country Director and Senior Management Team by ensuring legal compliance, sound corporate governance, and effective administrative and contractual management in Ukraine, Malteser International. 

What we offer:

• Start Date: ASAP
• Duty Station: Lviv or Kyiv
• Duration of contract: 1 year with possibility of extension, subjected to donors’ funding
• Salary according to qualification and experience, starting from 3470 EUR gross
• Medical insurances, PSS
• 36 day per year AL + internal benefits

Key Duties and Responsibilities 

1. Legal & Compliance Support

• Serve as the first-line legal and compliance filter for all Contracts , MoUs , Grant agreements , Lease agreements , Service provider agreements , and Partner agreements
• Ensure that all documents are legally valid under Ukrainian law , aligned with MI internal policies , compatible with donor requirements
• In coordination with the logistics team ,  Maintain and manage Legal document registry , Contract tracker (expiry, renewals, liabilities) , and Litigation / claims / disputes log
• Act as focal point with External legal counsel , Notaries , Tax authorities , State registrars , and Regulatory bodies

2. Administrative & Corporate Governance

• Maintain corporate records including Registration certificates , Statutory documents , Powers of attorney , Bank mandates , Tax registrations , Labor inspectorate records
• Coordinate all Notarizations , Apostilles , Official translations , Registrations and amendments
• Ensure MI Ukraine’s legal personality and compliance are always valid and risk-free.

3. Executive Support to Country Director and SMT 

• Act as trusted administrative and legal gatekeeper to the Country Director : Review documents before signature , Escalate high-risk issues to CD and SMT with mitigation proposals , escalate high-risk issues to CD and SMT with mitigation proposals , Ensure procedural compliance as per MI and national procedures and legislation .
• Prepare Powers of attorney , Signature delegations , relevant HQ submissions , and Official correspondence with authorities
• Maintain confidential archives for Sensitive HR cases , Investigations , Disciplinary files , and Litigation and legal claims

4. HR & Labour Law Interface

• Support the Country Director and HR Manager in Contract compliance , Terminations and redundancies , Disciplinary processes , Internal investigations , and Labour inspections
• Ensure all staff actions are Legally defensible , Properly documented , and In line with Ukrainian Labour Code and MI policies

5. Partner & Donor Due Diligence

• Maintain and verify Partner registration documents , Statutes , Beneficial ownership , and Legal standing .
• Support due-diligence processes where required by donors

6. Strategic Leadership & Reporting

• Provide regular safeguarding reports to Country Director , SMT , and MI HQ
• Analyse trends, risks and gaps and propose corrective actions.
• Participate in: Country risk management , Incident management , and Organizational culture initiatives.

6.   Safeguarding

• Comply with and uphold MI safeguarding policies (including child protection, prevention of sexual exploitation and abuse, bullying, and harassment) and all Codes of Conduct.
• Report all possible policy or Codes of Conduct breaches through the appropriate channels in a timely fashion.

7.  Security

• Ensure strict adherence to Malteser International’s Safety and Security Policies, Standard Operating Procedures (SOPs), and relevant protocols at all times.
• Participate in security briefings and training (e.g., HEAT, first aid) as required and ensure that personal and operational conduct remains in line with the current security context.
• Report any incidents, threats, or breaches to the designated security focal point or management without delay.
•  

8.  Other relevant tasks

• Carry out any other relevant duties assigned by the line manager.

7.  Required knowledge and skills

• Strong attention to detail and accuracy.
• Ability to prioritize and manage multiple tasks under tight deadlines.
• Integrity and a commitment to maintaining confidentiality.
• Excellent communication and interpersonal skills.
• Proactive, with a problem-solving attitude.
• Excellent knowledge of Ukrainian corporate & labor laws,Contract management , and Compliance frameworks
• Strong Drafting and reviewing skills
• Strong Confidentiality and integrity
• Ability to Manage sensitive and high-risk information
• ·       Ability to Challenge decisions respectfully when compliance risks exist
• Qualification requirements
• Bachelor's degree in Law , Public Administration , International Relations , or Business Administration
   (Law degree strongly preferred)
• Minimum 5 years’ experience in Legal administration , NGO compliance , Corporate governance , law firm ,  or International organiation 
• Extensive experience in     Ukrainian legal system , Contracts and labor law

If you are interested in this position, please apply online at our job portal. Kindly submit your extensive application (CV, letter of motivation, copies of diplomas and three professional references) until 10.02.2026.

https://jobs.malteser-international.org/de/job-offer-list/job-detail/Legal-Administrative-Executive-Assistant-National-Position-740.html

Working for Malteser International

Malteser is an equal opportunity employer and welcomes applications from all people, regardless of gender, confession or origin.

Malteser International is committed to safeguarding people within our programmes from exploitation, abuse and sexual harassment and has specific policies on this commitment (including a Code of Conduct) which outlines the expected behaviour and the responsibility of all staff, consultants and other organisational representatives. Malteser International conducts reference and background checks for all staff (including criminal records check for specific roles). Any candidate offered a job with Malteser International will be expected to sign MI’s Code of Conduct as an appendix to their contract of employment and agree to conduct themselves in accordance with the provisions of these document

Whether you work as a specialist on overseas service or in one of our regional offices - we offer you a challenging working environment in an experienced international team. More than 1,000 national and international staff are currently deployed in various crisis and disaster areas around the world as well as in our regional offices in Cologne and New York City. For more information please have a look here.