Ця вакансія вже завершена

Вакансія закрита

Операційний Менеджер/Operational Manager

Київ

Операційний менеджер – Київський офіс (з потенціалом зростання до Генерального менеджера)

Локація: Київ, Україна (з регулярними виїздами в райони поблизу фронту)
Тип контракту: Повна зайнятість, оплачувана посада

РЕЗЮМЕ ВІДПРАВЛЯТИ ЛИШЕ АНГЛІЙСЬКОЮ МОВОЮ

https://www.lifeline-ukraine.org/

Про LifeLine Ukraine

LifeLine Ukraine підтримує цивільне населення на відстані 50–100 км від лінії фронту, надаючи швидку, орієнтовану на потреби гуманітарну допомогу та необхідну реконструкцію. Ми працюємо оперативно, відповідально та прозоро, пропонуючи практичні рішення у мінливих умовах, де потреби змінюються швидко, а результати важливі негайно.

Наш Київський офіс є операційним серцем організації, координуючи проєкти у сферах догляду, мобільності, критичної інфраструктури та гуманітарних поставок.

Мета ролі

Ми шукаємо Операційного менеджера, який зможе взяти на себе повсякденні операційні процеси офісу та сприяти розвитку організації. Це не адміністративна позиція — це реальна лідерська роль з відповідальністю та потенціалом зростання до Генерального менеджера Київського офісу. Володіння англійською мовою є обов'язковою умовою, оскільке щоденне спілкування з англомовними колегами і партнерами.

Основна мета: зменшити операційну залежність від засновника, створити ефективні системи та забезпечити стабільну роботу команди і проєктів.

Основні обов’язки

Щоденне управління операціями
- Керувати щоденними операціями Київського офісу (4 співробітники)
- Перетворювати пріоритети у чітке планування завдань
- Забезпечувати виконання гуманітарних проєктів від планування до доставки
- Контролювати строки, бюджети, логістику та результати
- Бути основним контактом для вирішення операційних питань в Україні
Лідерство та розвиток команди
- Керувати двома операційними співробітниками
- Забезпечувати ясні інструкції та контроль виконання
- Впроваджувати базову структуру роботи (планування, звітність, відповідальність)
- Створювати передбачуваний ритм роботи (щоденні перевірки, щотижневе планування)
- Розвивати автономність команди через структуру, а не мікроменеджмент
Операційна незалежність
- Брати на себе операційні рішення від засновника
- Самостійно виявляти проблемні точки та ризики
- Пропонувати рішення та покращення проактивно
- Забезпечувати безперервність операцій без щоденного втручання засновника
Координація та контроль проєктів
- Контролювати одночасно декілька короткострокових проєктів
- Співпрацювати з місцевими партнерами, громадами та постачальниками
- Забезпечувати документацію, звітність та відповідність стандартам
- Відстежувати результати та отримані уроки для повторного використання
Стратегічне та довгострокове планування
- Перетворювати місію LifeLine Ukraine на операційні пріоритети
- Вносити внесок у середньострокове планування (3–12 місяців)
- Допомагати професіоналізувати внутрішні процеси з ростом організації
- Підтримувати перехід від управління засновником до менеджерського
Взаємовідносини з Радою фонду (далі Радою) та донорами
- Бути контактною особою для голландської Ради LifeLine Ukraine
- Інформувати Раду про ключові операційні питання
- Керувати виконанням завдань, встановлених Радою та українським співзасновником
- Підтримувати контакт з ключовими донорами від моменту пожертви до фінального звіту

Профіль кандидата

Необхідний досвід та навички

5–10+ років досвіду в управлінні операційними процесами, проєктами або польовій координації
Досвід роботи в складних, швидкозмінних умовах (НГО, гуманітарні, кризові або ринки, що розвиваються)
Сильні організаційні та планувальні навички
Досвід управління людьми, яким потрібна структура та напрямок
Високий рівень автономності та ініціативності
Вміння приймати практичні рішення під тиском
Вільне володіння українською та англійською (advanced) - обов'язкова умова

Особисті якості

Структурований і дисциплінований
Готовий брати на себе відповідальність
Вміє поєднувати терміновість із довгостроковим мисленням
Орієнтований на результат і ефективність команди, а не на особисту славу
Розуміє складність фронтової роботи та приймає реалії
Поділяє цінності LifeLine Ukraine: гідність, прозорість, вплив

Кар’єрний розвиток

Ця позиція передбачає зростання до Генерального менеджера Київського офісу протягом 12–24 місяців.
Як Генеральний менеджер, обов’язки розширюються до:

Повної відповідальності за операції в Україні
Стратегічного планування та бюджетування
Координації з партнерами та донорами
Керівництва розширеною локальною командою
Звітності перед голландською Радою LifeLine Ukraine

Пропозиція

Значуща робота з видимим впливом на життя цивільних
Центральна роль у шанованій голландсько-українській гуманітарній організації
Високий рівень довіри та автономії
Можливість формувати та професіоналізувати операції
Чіткий шлях розвитку до Генерального менеджера
Конкурентна зарплата відповідно до досвіду та відповідальності

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Operational Manager – Kyiv Office
(with growth potential to General Manager, Kyiv)

Location - Kyiv, Ukraine (with regular field travel to frontline regions)

Contract - Full-time, paid position

About LifeLine Ukraine

LifeLine Ukraine supports civilians living within 50–100 km of the frontline with fast, demand-driven humanitarian aid and essential reconstruction. We operate with urgency, accountability, and transparency, delivering practical solutions in volatile environments where needs change rapidly and outcomes matter immediately.

Our Kyiv office is the operational heart of the organization, coordinating projects across care, mobility, critical infrastructure, and humanitarian supplies.

The Role: Why This Position Exists

LifeLine Ukraine is entering a new phase of organizational maturity.

We are therefore seeking a hands-on Operational Manager who can:

Take full ownership of daily operations of the Kyiv office
Translate strategy and intent into clear tasks, planning, and execution
Manage and structure the work of a small operational team
Reduce operational dependency on the founder
Build systems that allow the organization to scale responsibly
Fluent English is a must, as there is daily communication with English-speaking colleagues and partners.

This role is not administrative support. It is a lead operational role with real responsibility and clear growth potential toward General Manager of the Kyiv office.

Key Responsibilities

1. Daily Operations Management

Manage daily operations of the Kyiv office (4 people total)
Translate priorities into clear daily and weekly task planning
Ensure smooth execution of humanitarian projects from planning to delivery
Monitor timelines, budgets, logistics, and deliverables
Act as first point of coordination for operational issues in Ukraine

2. Team Leadership & Structure

Directly manage two operational staff members
Provide clear instructions, priorities, and follow-up
Introduce basic performance structure (planning, reporting, accountability)
Build a predictable rhythm of work (daily check-ins, weekly planning)
Gradually develop team autonomy through structure, not micromanagement

3. Operational Independence

Take over operational decision-making from the founder
Independently identify bottlenecks, risks, and gaps
Proactively propose solutions and improvements
Ensure continuity of operations without daily founder involvement

4. Project Coordination & Oversight

Oversee multiple short-cycle projects running in parallel
Coordinate with local partners, municipalities, and suppliers
Ensure documentation, reporting, and compliance standards are met
Track outcomes and lessons learned for replicable impact

5. Strategic & Long-Term Thinking

Translate LifeLine Ukraine’s mission into operational priorities
Contribute to medium-term planning (3–12 months)
Help professionalize internal processes as the organization grows
Support the transition from founder-led operations to manager-led operations

6. Board and donor relations

Liaison for the Dutch board of LifeLine Ukraine
Informing the Dutch Board of LifeLine Ukraine
Managing the execution of tasks set by the Dutch board of LifeLine Ukraine and the Ukrianian co-founder of LifeLine Ukraine UA
Liaison for key donors from the donation moment to the final reporting

Growth Path

This role is designed to grow into General Manager (Kyiv Office) within 12–24 months, depending on performance and organizational development.

As General Manager, the role would expand to include:

Full responsibility for Ukrainian operations
Strategic planning and budgeting
Senior partner and donor coordination
Leadership of an expanded local team
Reporting to the Dutch Board of LifeLine Ukraine

Profile We Are Looking For

Required Experience & Skills

5-10+ years experience in operations management, project management, or field coordination
Experience in complex, fast-changing environments (NGO, humanitarian, reconstruction, crisis, or emerging markets)
Strong organizational and planning skills
Proven ability to manage people who need clear structure and direction
High level of independence and self-starting capacity
Calm, practical decision-making under pressure
Strong communication skills (native Ukrainian and fluent English required)

Personal Qualities