Grants Assistant

The USAID Harvest Activity enables supported male and female grain and oilseed farmers, including marginalized and underserved groups, to return production and income for target commodities to at least pre-war levels while improving production efficiency and profitability and position farmers to market their crops more successfully and profitably in the wartime context.   

Position description

The Grants Assistant will be responsible for assisting the Grants Specialist in the award, compliance, and management of the grants funds.  The Grants Assistant will work closely with the Grants Specialist to ensure both adequate documentation of grants and subcontract operations and that all aspects of grant and subcontract practices and that procedures follow sound financial management principles.   

Responsibilities

• Assist the Senior Grants Manager and Grants Specialist in implementing the grants program by ensuring that procedures follow the Grants Manual and comply with USAID regulations; 

• Work with the Grants Specialist to ensure that proper preparation and execution of Annual Program Statements (APS) and Requests for Applications (RFAs), documents, and disbursements under the project are in line with USAID and Chemonics procedures;  

• Assist in scheduling proposal evaluations, pre award assessment visits and trainings   

• Assist the Grants Specialist in reviewing all sub-grant applications, deliverables (in collaboration with the technical specialists), and financial reports for quality, contractual consistency, accuracy, and compliance with USAID regulations;  

• Follow up with grantees to ensure that deliverables are submitted on time  

• Follow up with pertinent technical team members to ensure that deliverables are reviewed and approved in a timely manner  

• Support monthly/quarterly data verification activities as required  

• Liaise with the Finance unit to ensure timely disbursement of funds to grantees   

• In collaboration with the Grants Specialist, track grantee expenditures against budgets and deliverables against agreements/contracts.  

• Maintain updated grants and subcontracts files in an organized manner, using Chemonics’ grant file checklist.   

• Maintain an updated grants tracker   

• The Grants Assistant may be assigned ad hoc tasks and duties as required to ensure the overall efficient implementation of Harvest’s activities

Qualifications

• University degree in Business, Finance, Accounting, Development Studies, Public Administration, or other related degree or certification  

• Minimum of two years of experience in grants, contracts or financial management  

• Previous experience of international donor-funded grants programs, especially USAID-funded projects or programs strongly preferred  

• Strong interpersonal skills and ability to work with culturally diverse staff   

• Fluency in Ukrainian and proficiency in English required 

Supervision and Reporting

The Grants Assistant reports to and is directly supervised by the Senior Grants Manager. 

Location    

This position is based in Kyiv, Ukraine.    

Level of Effort  

This assignment is full time and long-term employment. The assignment will begin upon receiving USAID approval.

If you are interested in this position, please send your CV and Cover letter to  Відправити резюме

Please submit your resume in English as they will be reviewed by international colleagues.

Асистент з питань грантів

Програма USAID Harvest допомагає фермерам, які вирощують зернові та олійні культури, включаючи малозабезпечені групи, відновити виробництво та доходи за цільовими видами продукції щонайменше до довоєнного рівня. Водночас програма сприяє підвищенню ефективності виробництва та рентабельності, а також допомагає фермерам успішніше та вигідніше продавати свою продукцію в умовах воєнного часу.

Опис посади:

Асистент з питань грантів буде відповідати за допомогу Спеціалісту з грантів у процесі надання, дотримання вимог та управління грантовими фондами. Асистент тісно співпрацюватиме зі Спеціалістом з грантів, щоб забезпечити належну документацію операцій з грантами та субпідрядами, а також для того, щоб всі аспекти практик і процедур грантів та субпідрядів відповідали принципам ефективного фінансового управління.

Обов’язки:

• Допомагати Старшому менеджеру з грантів і Спеціалісту з грантів в реалізації грантової програми, забезпечуючи дотримання процедур згідно з Грантовим посібником і вимогам USAID;

• Співпрацювати зі Спеціалістом з грантів для забезпечення належної підготовки та виконання щорічних програмних заяв (APS) і запитів на подання заявок (RFA), а також документів і виплат за проєктом відповідно до процедур USAID та Chemonics;

• Допомагати в плануванні оцінок пропозицій та відвідувань для оцінки перед наданням грантів і тренінгів;

• Допомагати Спеціалісту з грантів у перевірці всіх заявок на субгранти, виконаних зобов’язань (у співпраці з технічними спеціалістами) та фінансових звітів на предмет якості, відповідності контракту, точності та вимогам USAID;

• Контролювати своєчасність виконання зобов’язань грантоотримувачами;

• Слідкувати за тим, щоб технічні спеціалісти вчасно переглядали та затверджували виконані зобов’язання;

• Брати участь у щомісячних/щоквартальних заходах з перевірки даних за потреби;

• Співпрацювати з фінансовим відділом для забезпечення своєчасної виплати коштів грантоотримувачам;

• У співпраці зі Спеціалістом з грантів, відслідковувати витрати грантоотримувачів щодо бюджетів і виконанні зобов’язаннь щодо угод/контрактів;

• Підтримувати впорядковані та оновлені файли грантів і субконтрактів, використовуючи контрольний список Chemonics;

• Слідкувати за оновленим трекером грантів;

• Асистент з грантів може виконувати інші доручення за потреби для забезпечення ефективної реалізації діяльності проєкту Harvest.

Кваліфікація

• Вища освіта в галузі бізнесу, фінансів, бухгалтерського обліку, розвитку, державного управління або інша відповідна освіта чи сертифікація.

• Мінімум два роки досвіду в управлінні грантами, контрактами або фінансами

• Досвід роботи з програмами, що фінансуються міжнародними донорами, особливою перевагою є досвід з проєктами або програмами, які фінансуються USAID.

• Високі навички міжособистісного спілкування та здатність працювати з культурно різноманітним персоналом.

• Вільне володіння українською та відмінне знання англійської мови.

Керівництво та звітність

Асистент з питань грантів підпорядковується та знаходиться під безпосереднім керівництвом Старшого менеджера з грантів.

Місце роботи

Посада базується у Києві, Україна.

Зайнятість

Це завдання передбачає повну зайнятість та довгострокове працевлаштування. Початок роботи відбудеться після отримання схвалення USAID.

Якщо вас цікавить ця посада, будь ласка, надішліть своє резюме та супровідний лист на адресу Відправити резюме

Просимо надсилати резюме англійською, оскільки його розглядатимуть міжнародні колеги.