Cпеціаліст з адміністрування та фінансів

ONLY CV IN ENGLISH WILL BE CONSIDERED. THANKS.

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

Cпівробітник з адміністрування та фінансів — КИЇВ

Відділ: Адміністративний

Підпорядковується: Главі місії, що має регулярний зв’язок із програмним, бухгалтерським відділами та відділом фінансового контролю

Назва посади: Cпівробітник з адміністрування та фінансів

Місцезнаходження: Київ, Україна

Бажана дата початку: 31 січня 2024 року

Про CDE 

La Chaine de l’Espoir (CDE) 

La Chaine de l’Espoir — це міжнародна неурядова організація (МНУО), заснована в 1994 році. Її завдання полягає у зміцненні систем охорони здоров’я, щоб надати кожному, особливо дітям, рівні шанси на виживання та розвиток. 

Ми працюємо в 28 країнах із комплексним підходом, фокусуючись на дітях, матерях і громадах, що перебувають у неблагополучних умовах:

• Профілактика та обстеження із раннього віку, особливо через шкільні програми охорони здоров’я.
• Догляд і хірургія задля забезпечення найбільш нагальних потреб дітей і їхніх матерів. 
• Підсилення медичного та хірургічного персоналу завдяки нашій міжнародній мережі експертів.
• Спорудження та оснащення лікарень відповідно до локальних потреб. 

La Chaine de l'Espoir працює в Україні з березня 2022 року. Ціль La Chaine de l'Espoir — підвищити доступ до якісної медичної та хірургічної допомоги для українського населення та поранених. Насьогодні La Chaine de l'Espoir підтримала 12 лікарень у найбільш уражених областях (Миколаївська, Харківська, Дніпропетровська, Черкаська, Львівська, Київська), надавши їм 28 тон травматологічних наборів, пероральних і ін’єкційних ліків, матеріалів для операційних і біомедичного обладнання. Зі своїм партнером Mehad (колишній UOSSM-Fr), La Chaine de l’Espoir забезпечила підготовку з техніки військової медицини (УЗД, хірургія, психологічні травми) для медичних працівників із усієї країни.

В залежності від розвитку ситуації в країні La Chaine de l'Espoir планує продовжити надавати підтримку лікарням і системі охорони здоров’я, а особливо — забезпечити кращий доступ до травматологічної та хірургічної допомоги в найбільш уражених областях та на нових доступних територіях. La Chaine de l’Espoir планує оцінити потреби інфраструктури (реконструкція/реабілітація) медичних закладів і забезпечити аналіз технічних можливостей медичних закладів за необхідності. La Chaine de l’Espoir також враховуватиме потреби педіатричної невідкладної допомоги в ході своєї місії.

Загальна мета посади:

МЕТА ПОСАДИ

 

Під керівництвом Глави місії співробітник відділу адміністрування та фінансів бере участь в адміністративних і юридичних аспектах відкриття місії, відповідає за належне фінансове, бухгалтерське та бюджетне управління місією, а також за адміністративні та юридичні справи місії відповідно до процедур La Chaine de l'Espoir і донаторів (тих, хто надає допомогу, зокрема, фінансову). Він/вона працює під керівництвом Глави місії.

Відповідальність та обов'язки:

1. Брати участь у відкритті процесу місії в Україні
2. Забезпечує відкриття локального банківського акаунту (за необхідності).
3. Забезпечує чітке розуміння всіх аспектів комплаєнсу. 
4. Забезпечувати належне фінансове, бюджетне та бухгалтерське управління місією
5. Слідкує за тим, щоб бухгалтерська звітність (стосовно готівки та коштів на банківському рахунку) була заповнена згідно з внутрішніми правилами, а вся необхідна документація була надіслана до програмного, бухгалтерського відділу та відділу фінансового контролю в головний офіс згідно зі встановленим розкладом після перевірки Главою місії.
6. Відповідає за ведення рахунків і забезпечує їхню відповідність бухгалтерській документації.
7. Забезпечує належне збереження та архівування бухгалтерської та HR документації (журнали, облікові ваучери, вивірки банківського рахунку, інвентаризації, виписки з банківського рахунку, HR файли тощо).
8. Готує фінансову та HR документацію на аудит до фінансового контролера за місцем реєстрації штаб-квартири.
9. Контролює рух грошових коштів, платежі та є контактною особою для зв’язку з банком.
10. Забезпечує відповідність процедурі прийняття зобов’язань щодо витрат і бере участь у перевірці даних щодо закупок.
11. Забезпечує наявність системи внутрішнього контролю для місії за підтримки фінансового контролера за місцем реєстрації штаб-квартири.
12. Бере участь в аналізі контролю за бюджетом, виявляє розбіжності та пропонує зміни.
13. Допомагає в підготовці місячних, квартальних і річних донаторських звітів згідно з установленими форматами та вимогами до звітності.
14. Готує місячні, квартальні та річні донаторські звіти для згідно з установленими форматами та вимогами до звітності.
15. Забезпечувати належне адміністративне управління національними кадрами
16. Бере участь у процесі інтеграції всіх нових працівників, орієнтує їх у фінансових питаннях і слідкує, зокрема, за тим, щоб  адміністративні, HR та фінансові процедури їм були роз’яснені і зрозумілі.
17. Забезпечує дотримання внутрішнього регламенту La Chaine de l'Espoir під час місії.
18. Забезпечує адміністративне управління персоналом на національному рівні, зокрема управління контрактами, контроль за присутністю та відсутністю, складання та оновлення особистих справ, у т.ч. їхнє архівування.
19. Відповідає за перевірку бази даних та операцій із нарахування заробітної плати. Відповідає за розрахунок та декларування податків та здійснює контроль за декларуванням та здійсненням виплат відповідним організаціям за співробітників.
20. Забезпечує дотримання гідних умов праці для працівників та співпрацює з юридичними органами, що представляють та консультують працівників.
21. Бере участь у визначенні та застосуванні HR політики La Chaine de l'Espoir (оцінює зміни, слідкує за зміною вартості життя тощо) та доповідає HR менеджеру штаб-квартири.
22. Забезпечує належне архівування особистих справ працівників.
23. Бере участь у розробці та оновленні HR політики (внутрішні правила, шкала заробітної плати тощо).
24. Збирає та архівує атестаційні форми персоналу.
25. Збирає години роботи команди.
26. Бере участь  у процесі набору персоналу разом із Главою місії (збір посадових інструкцій, розміщення оголошень про вакансії, відбір, зворотній зв’язок із кандидатами, організація співбесід, перевірка анкетних даних тощо).
27. Забезпечувати адміністративне управління місією
28. Перевіряє та затверджує всі контракти, підготовлені для місії, за підтримки юрисконсульта штаб-квартири.
29. Перевіряє умови оподаткування та звільнення від податків і, у разі потреби, вносить запит до компетентних органів і веде з ними подальшу комунікацію стосовно відповідного питання;
30. Забезпечує адміністративний супровід договорів оренди, претензій та договорів страхування.
31. Брати участь у звітуванні та поширенні інформації
32. Надсилає внутрішні та зовнішні звіти  фінансовому контролеру за місцем реєстрації штаб-квартири та Главі місії з дотриманням термінів, визначених для внутрішньої перевірки.
33. Забезпечує ефективне поширення інформації щодо фінансів і кадрів серед команди.
34. Відповідає за місячні звіти бази даних HR.
35. У цій галузі представляє La Chaine de l'Espoir в адміністративних органах з усіх питань HR та фінансів (банк, трудова інспекція...) на базовому рівні.
36. Бере участь у контролі за дотриманням регіонального регулювання та звітує перед координаційними органами.
37. Бере участь у роботі Групи з питань людських ресурсів спільно з іншими МНУО.

Завдання та обов'язки можуть бути змінені відповідно до потреб.

Вимоги до роботи:

Освіта/ Досвід:

• Ступінь у галузі фінансів або бухгалтерського обліку буде перевагою

Навички та вміння:

• Вільне володіння англійською мовою
• Знання французької мови буде корисним
• Скрупульозність/точніть
• Автономність
• Вміння працювати в команді/комунікативність і вміння слухати
• Наполегливість і рішучість
• Ініціативність, вміння знаходити рішення 
• Інформатика: Excel (вимагається хороший рівень)
• Досвід, накопичений у галузі відкриття/закриття місій, буде корисним
• Здатність справлятися зі стресовими ситуаціями
• Самостійність, стресостійкість і дипломатичність
• Дотримання гуманітарних принципів та етичних норм La Chaine de l’Espoir

Загальні положення та умови:

CDE застосовує політику «нульової терпимості» до будь-якої неправомірної поведінки, яка впливає на професійну довіру її співробітників: персонал CDE; партнерів (місцевих або міжнародних) і постачальників послуг.

Охорона та ЗСЕН:

Політика CDE забезпечує захист дітей і людей групи ризику; захист включає будь-які шкідливі дії, які можуть поставити вразливу особу під загрозу, сексуальну експлуатацію, травми чи будь-яку іншу шкоду. Ми очікуємо від наших співробітників повної відданості всім правилам.

Відповідальність щодо політики CDE:

CDE забезпечує прозорий і чесний конкурсний процес набору для всіх кандидатів. У той же час CDE очікує від нових співробітників застосування принципів «без шкоди» та дотримання політик і правил CDE у сферах конфіденційності інформації, безпеки та захисту, репутації CDE і захисту даних.

Умови:

• Національна посада, 6 місяців
• Посада на повний робочий день, зосереджена в Україні (Київ)
• Заробітна плата: відповідно до резюме та досвіду

JOB DESCRIPTION

Administration & Finance Officer — KYIV

Department:     Support

Report to:  Head of Mission with regular contact with Program, Accounting and Financial Control departments

Position Title: Administration & Finance Officer 

Location: Kyiv, Ukraine

Desired starting date           :  31st January 2024

CDE background

La Chaine de l’Espoir (CDE) 

La Chaine de l’Espoir is an international Non-Governmental Organization (NGO) founded in 1994. Its mission is to strengthen health systems to give everyone, especially children, the same chances of survival and development. 

We work in 28 countries with a comprehensive approach, focusing on children, mothers and disadvantaged communities:

• Prevention and screening from an early age, particularly through school health programs.
• Care and surgery, to meet the most urgent needs of children and their mothers.
• Strengthening the medical and surgical workforce thanks to our international network of experts.
• Construction and equipment of hospital structures adapted to local needs.

La Chaine de l'Espoir has been working in Ukraine since march 2022. The goal of La Chaine de l’Espoir is to increase access to quality, medical and surgical care for Ukrainian population and wounded people. To date, La Chaine de l’Espoir has supported 12 hospitals in the most affected oblasts (Mykolaiv, Kharkiv, Dnipro, Cherkasy, Lviv, Kyiv), providing 28 tons of traumatology kits, oral and injectable medications, operating room material and biomedical equipment. With its partner Mehad (ex UOSSM-Fr), La Chaine de l’Espoir has provided training of health providers from all over the country in war medicine techniques (emergency ultrasound, surgery, psycho-trauma). 

Given the evolution of the situation in the country La Chaine de l'Espoir plans to continue its support to the hospital health system, especially to ensure better access to trauma and surgical care in the most affected oblast and newly accessible areas. La Chaine de l’Espoir plans to assess the infrastructure needs (reconstruction/rehabilitation) of health facilities and provide technical feasibility study of structures if needed. La Chaine de l’Espoir will also consider needs on paediatric emergencies during its intervention.

General objective of the position:

ROLE PURPOSE 

Under the supervision of the HoM, the Administration & Finance Officer participates in the administrative and legal aspects of the opening of the mission, is responsible for the proper financial, accounting and budgetary management of the mission, as well as the administrative and legal files of the mission in compliance with the procedures of La Chaine de l'Espoir and the donors. He/she works under the hierarchical supervision of the Head of Mission.

Responsibilities & Duties: 

1. Participate in the opening process of the mission in Ukraine
2. Ensures the opening of the local bank account (if necessary).
3. Ensures clear understanding of all compliance aspects.
4. Ensure the proper financial, budgetary and accounting management of the mission
5. Ensures that account books (cash and bank) are completed in accordance with internal rules, and that all necessary documents are sent to the Program, Accounting and Financial Control departments at head office in accordance with the established schedule, after validation by the Head of Mission.
6. Is responsible for keeping the accounts and ensures that they are justified by the appropriate accounting documents. 
7. Ensures the proper maintenance and archiving of accounting and HR documents (journals, accounting vouchers, bank reconciliations, physical inventories, bank statements, HR files, etc.). 
8. Prepares Finance and HR documents to be submitted to the HQ Financial Controller for audit. 
9. Monitors cash flow, supervises payments and is the contact person for the bank.
10. Ensures compliance with the expenditure commitment procedure and participates in the validation of purchasing files. 
11. Ensures that an internal control system is in place for the mission, with the support of the HQ Financial Controller.
12. Participates in the analysis of budget monitoring, detects discrepancies, and proposes adjustments.
13. Support in the preparation of Monthly, Quarterly and Annual donor reports in accordance with the prescribed formats and reporting requirements.
14. Preparation of Monthly, Quarterly and Annual donor reports in accordance with the prescribed formats and reporting requirements.
15. Ensure the proper administration management of national human resources

• Participates in the integration of all new employees, proceeds with their financial induction and ensures in particular that administrative, HR and financial procedures are explained and understood. 
• Ensures compliance with the Internal Regulations of La Chaine de l'Espoir on the mission. 
• Ensures the administrative management of the national staff, in particular the contractual management, the follow-up of attendance and absences, the constitution and updating of the personnel files as well as their archiving. 
• Is responsible for the validation of the database and payroll operations. Is responsible for the calculation and declaration of taxes and supervises the declaration and payments to the relevant organizations for employees. 
• Ensures the respect of the good working conditions of the employees and works in collaboration with the legal bodies of representation and consultation of the employees. 
• Participates in and monitors the definition and application of La Chaine de l'Espoir's HR policies (evaluates changes, monitors the evolution of the cost of living, etc.) and refers to the HQ HR Manager.
• Ensures the proper archiving of staff individual files.
• Participates in the creation and update of HR policies (internal regulations, salary grid, etc).
• Collects and archives staff appraisal forms.
• Collects timesheets of the team.
• Participates in collaboration with the HOM, in the recruitment process (collecting job descriptions, posting job adverts, shortlisting, contacting candidates, organizing interviews, reference checks, etc).

1. Ensure the administrative management of the mission

• Verifies and validates all contracts drawn up for the mission, with the support of the HQ Legal Advisor.
• Verifies the modalities of taxation and tax exemption and, if necessary, introduce and follow up the request with the competent authorities
• Ensures the administrative follow-up of leases, claims and insurance contracts. 

1. Participate in the reporting and circulation of information

• Sends internal and external reports to the HQ Financial Controller and to the Head of Mission, respecting the internal validation deadlines. 
• Ensures effective circulation of Finance and Human Resources information to the team.
• Is responsible for the monthly update of the HR data base 
• In the field, represents La Chaine de l'Espoir with the administrative authorities for all HR and Finance issues (Bank, Labour Inspectorate...) at the base level. 
• Participates in the regional regulatory watch and reports to the coordination.
• Participates in the HR Cluster with other International NGOs

 

Tasks and responsibilities are subject to modifications according to the needs.

Job Requirements: 

Training/ Experiences: 

• Degree in Finance or Accountancy will be appreciated

Skills and abilities:

• Fluent in English
• Rigor/precision
• Autonomy
• Ability to work within a team/good communication and listening skills 
• Perseverance and determination
• Sens of initiative, ability to propose solutions
• Informatic: Excel (good level required)
• A previous experience in opening/closing mission would be an asset
• Ability to deal with stressful situations 
• Autonomous, resilient and diplomatic
• Adherence to the humanitarian principles and the code of ethics of La Chaine de l’Espoir

General Terms & Conditions: 

CDE applies a 'zero tolerance' policy with regard to all misconduct affecting the professional credibility of its employees: CDE staff, partners (local or international) and service providers.

Safeguarding & PSEA:

CDE policies ensure the protection of children and vulnerable adults; protection includes any harmful activates that might put vulnerable in risk, sexual exploitation, injuries or any other kind of harm. We expect from our employees to show full commitment to all policies. 

Accountability to CDE Policies: 

CDE Ensures a transparent and fair competitive recruitment process for all applicants. At the same time, CDE expect from new employees to apply “no harm” principles and adhere to CDE policies and regulations in the areas of information confidentiality, Safety & Security, CDE reputation, and data protection. 

Conditions: 

• National position, 6 months
• Full time position, based in Ukraine (Kyiv)
• Salary: according to profile and experience