Logistics & Fleet Officer

Logistics & Fleet Officer

Position Title: Logistics & Fleet Officer

Reporting to: Operations Manager

Location: Dnipro

This role is a pivotal support position responsible for synergizing the organization's fleet operations, logistical flows, and office maintenance to ensure seamless project implementation within Ukrainian law and Team4UA internal policies.

Core Objectives

• Operational Optimization: Supporting the Operations Manager in all departmental tasks to enhance service delivery.
• Asset & Facility Stewardship: Overseeing the maintenance and smooth operation of office facilities and critical equipment.
• Fleet Synergy: Coordinating multi-site vehicle operations to ensure safe and efficient movement for project teams.

Key Responsibilities1. Fleet & Transportation Management

• Fleet Coordination: Oversee daily vehicle usage and coordinate with the Driver Coordinator and Security Officer to manage project team drivers.
• Contract Oversight: Manage vehicle rental contracts, ensuring they include essential provisions like insurance and travel authorizations.
• Maintenance & Fuel: Monitor fuel consumption and oversee regular maintenance, repairs, and parking.
• Connectivity Integration: Ensure vehicles are equipped with necessary technology.
• Financial Compliance: Ensure comprehensive payment packages to the Finance department for all fleet-related expenses, including fuel, maintenance, and rental contracts.

2. Logistics & Procurement Support

• Operational Support: Leverage logistical expertise to plan field trips and coordinate logistics between offices and partners.
• Supply Chain Assistance: Assist in the procurement process for office supplies and equipment, including the preparation of Purchase Requests.
• Delivery Coordination: Oversee the delivery of materials and documents through service providers.
• Event Logistics: Coordinate logistical requirements for events/workshops.
• Financial Compliance: Ensure complete payment packages to Finance for all logistical service providers, event costs, and procurement actions under this remit.

3. Office & Facility Maintenance

• Facility Management: Supervise the maintenance of offices.
• Asset Management: Maintain the asset register for office equipment, including laptops, furniture, and critical IT protection.
• Supply Management: Ensure offices are stocked with expendable materials.
• Compliance: Ensure all documentation related to supplier contracts and office administration complies with Ukrainian law and Team4UA policies.
• Financial Compliance: Ensure all utility, rent, and maintenance payment packages to the Finance department, ensuring they include required invoices, delivery notes, and authorizations.

Qualifications & Requirements

• Experience: Proven track record in logistics, fleet management, or office administration, ideally within the humanitarian sector.
• Regulatory Knowledge: Familiarity with Ukrainian labor and contract law.
• Attributes: Meticulous, detail-oriented, and capable of managing sensitive information.

Спеціаліст з логістики та автопарку
Назва посади: Спеціаліст з логістики та автопарку
Підзвітний: Операційний директор
Місцезнаходження: Дніпро

Ця роль є ключовою допоміжною посадою, що відповідає за синергію операцій автопарку організації, логістичних потоків та обслуговування офісу для забезпечення безперебійного впровадження проекту відповідно до законодавства України та внутрішніх політик Team4UA.

Основні цілі
Операційна оптимізація: Підтримка керівника операцій у всіх завданнях відділу для покращення надання послуг.

Управління активами та об'єктами: Контроль за технічним обслуговуванням та безперебійною роботою офісних приміщень та критично важливого обладнання.

Синергія автопарку: Координація роботи транспортних засобів на кількох об'єктах для забезпечення безпечного та ефективного пересування проектних команд.

Ключові обов'язки

1. Управління автопарком та транспортом
Координація автопарку: Контроль щоденного використання транспортних засобів та координація з координатором водіїв та співробітником служби безпеки для управління водіями проектної команди.

Контроль контрактів: Управління договорами оренди транспортних засобів, забезпечення їх включення до основних положень, таких як страхування та дозволи на відрядження.

Технічне обслуговування та паливо: Контроль споживання палива та контроль за регулярним технічним обслуговуванням, ремонтом та паркуванням.

Інтеграція зв'язку: Забезпечення оснащення транспортних засобів необхідними технологіями.

Фінансова відповідність: Забезпечення повних пакетів оплат для фінансового відділу за всі витрати, пов'язані з автопарком, включаючи паливо, технічне обслуговування та договори оренди.

2. Логістична та закупівельна підтримка
Операційна підтримка: Використання логістичної експертизи для планування виїзних поїздок та координації логістики між офісами та партнерами.

Допомога в ланцюжку поставок: Допомога в процесі закупівлі офісних матеріалів та обладнання, включаючи підготовку заявок на закупівлю.

Координація доставки: Контроль за доставкою матеріалів та документів через постачальників послуг.

Логістика заходів: Координація логістичних вимог для заходів/семінарів.

Фінансова відповідність: Забезпечення повних пакетів оплат для фінансового відділу для всіх постачальників логістичних послуг, витрат на заходи та закупівельних дій у рамках цієї компетенції.

3. Технічне обслуговування офісу та приміщень
Управління приміщень: Контроль за технічним обслуговуванням офісів.

Управління активами: Ведення реєстру активів для офісного обладнання, включаючи ноутбуки, меблі та критично важливий ІТ-захист.

Управління постачанням: Забезпечення наявності витратних матеріалів в офісах.

Відповідність: Забезпечення відповідності всій документації, пов'язаній з договорами з постачальниками та адмініструванням офісу, законодавству України та політикам Team4UA.

Фінансова відповідність: Забезпечити доставку всіх пакетів оплат за комунальні послуги, оренду та технічне обслуговування до фінансового відділу, переконавшись, що вони містять необхідні рахунки-фактури, накладні та дозволи.

Кваліфікація та вимоги
Досвід роботи: Підтверджений досвід роботи в логістиці, управлінні автопарком або офісному адмініструванні, в ідеалі в гуманітарному секторі.

Знання нормативних актів: Знання трудового та контрактниого законодавства України.
Особливості: Ретельність, уважність до деталей та здатність керувати конфіденційною інформацією.