Budgeting & Financial Planning Specialist / Спеціаліст із фінансового планування та бюджетування

1. Background

Team4UA is a Ukrainian charitable organization established in March 2022 with extensive experience in emergency relief, recovery, and innovative reconstruction projects. Team4UA collaborates with UN agencies, international partners, and local organizations to implement high-impact humanitarian interventions, including frontline assistance, community support, and capacity-building activities.

With operational teams located in Kyiv, Lviv, and Dnipro, Team4UA works closely with communities, authorities, and civil society organizations across Ukraine, including those operating in hard-to-reach or conflict-affected areas.

Budgeting & Financial Planning Specialist is essential to ensuring robust financial controls, transparent cost allocation, effective resource planning, and timely donor financial reporting across all projects and organizational units.

2. Purpose of the Assignment

Under the direct supervision of the Head of Finance, and in close coordination with the Director, the Financial Planning & Budgeting Specialist ensures strong organizational financial sustainability by developing, coordinating, and monitoring all Foundations budgets, including the master budget, project budgets, pipeline budgets, and donor financial reports.

The Specialist acts as the Foundation focal point for:

• Multi-project budget design and consolidation
• Core vs. project cost allocation frameworks
• Overhead and indirect cost recovery
• Financial forecasting and variance analysis
• Master budget planning and updates
• Donor budget development and revisions
• Financial monitoring and reporting

The role provides essential analytical support for senior management decision-making, enabling efficient use of resources and early identification of financial risks.

3. Key Responsibilities

A. Budget Development & Coordination

• Lead the development of project budgets for proposals and grant applications in collaboration with Programme, Projects & Mine Action and Operations Sectors.
• Ensure all budgets follow donor regulations, internal standards, and realistic cost assumptions.
• Maintain and update the organizational master budget, capturing all restricted and unrestricted funding, core costs, and anticipated pipeline.
• Coordinate the creation and update of multi-year financial projections aligned with the Foundation’s strategy.

B. Financial Planning & Forecasting

• Conduct regular financial forecasts and scenario analysis for ongoing and upcoming projects.
• Prepare monthly and quarterly budget vs. actual (BvA) analyses with clear explanations of variances.
• Identify risks of under- or over-spending and work with project managers to propose corrective actions.
• Support the Head of Finance in preparing cash flow forecasts and ensuring liquidity for project delivery.

C. Cost Allocation & Overhead Recovery

• Develop and maintain the Foundation’s cost allocation methodology, ensuring fair distribution of shared costs across projects.
• Calculate and monitor overhead and indirect cost recovery to ensure organizational sustainability.
• Regularly review allocation keys to reflect changes in staffing, operations, and project scope.

D. Donor Budget Management & Reporting

• Serve as the focal point for donor budget templates, guidance, and compliance requirements.
• Coordinate preparation of donor financial reports, ensuring accuracy, transparency, and timely submission.
• Provide financial inputs for project amendments, budget realignments, and no-cost extension requests.
• Monitor donor-specific rules for cost eligibility, currency conversions, and allowable variances.

E. Financial Monitoring & Internal Controls

• Monitor project expenditure rates and ensure alignment with approved budgets.
• Support project managers in understanding financial performance and using financial data for decision-making.
• Strengthen internal financial control systems and ensure compliance with Foundation’s policies.
• Participate in internal and external audits by providing required financial documentation and explanations.

F. Capacity Building & Internal Coordination

• Provide training and technical support to project managers and field staff on budgeting, forecasting, and donor financial requirements.
• Develop user-friendly tools, templates, and guidance materials for financial planning and monitoring.
• Facilitate cross-Sectors coordination to ensure accurate financial information flows (Programme, Projects & Mine Action and Operations).

4. Deliverables

• Regularly updated Master Budget (monthly or quarterly).
• Accurate project budgets for proposals and grant submissions.
• Monthly Budget vs. Actual reports with variance analysis.
• Quarterly Foundation financial forecasts with risk assessments.
• Donor-compliant financial reports submitted on time.
• Updated cost allocation methodology and overhead recovery monitoring tools.
• Capacity-building sessions and financial training materials for staff.

5. Qualifications and Experience

Education:

• Master’s degree in Finance, Accounting, Economics or related field and at least 5 years of relevant financial experience in NGOs, INGOs, donor-funded projects, or international organizations.

Experience:

• Proven experience with multi-project budgeting and donor financial reporting.
• Experience working with major donors (e.g., USAID, EU, ECHO, UN agencies, FCDO, SDC or large INGO) is strongly preferred.
• Understanding of humanitarian principles and the role of local actors in crisis response.

Technical Skills & Competencies:

• Strong understanding of financial planning, forecasting, and cost allocation.
• Excellent analytical and problem-solving abilities.
• High attention to detail and accuracy in financial calculations.
• Strong knowledge of financial software and advanced Excel skills.
• Ability to communicate complex financial information to non-financial staff.
• High integrity, reliability, and sense of responsibility.
• Ability to work under pressure and meet tight deadlines.
• Strong teamwork and cross-department collaboration skills.
• Proactive mindset with ability to propose improvements and new solutions.
• Strong coordination, organizational and documentation skills, attention to detail, and ability to handle multiple tasks.

Languages:

• Fluency in Ukrainian and good proficiency in English (written and spoken) is an mandatory.

6. Duration and Duty Station

Duration: 10 months (with possibility of extension subject to funding).
Duty Station: Lviv, Ukraine (with possible field travel).

7. Reservation:
In accordance with Ukrainian legislation and subject to organizational eligibility, the position may be eligible for staff reservation (military deferment). Reservation is processed in line with national regulations and internal procedures.

8. Diversity, Equity, and Inclusion. We value diverse backgrounds and perspectives and foster a respectful, inclusive working environment where everyone can contribute and grow.

9. Equal Employment Opportunity. Team4UA is an equal opportunity employer and does not tolerate discrimination on any legally protected grounds.

10. Protection and Ethics. Team4UA adheres to PSEA principles and does not tolerate abuse, harassment, or misconduct. All staff must comply with Ukrainian law, the Code of Conduct, internal policies, complete mandatory safeguarding training, and uphold humanitarian accountability standards.

1. Контекст

Team4UA — це українська благодійна організація, заснована у березні 2022 року, яка має великий досвід у реалізації проєктів екстреної допомоги, відновлення та інноваційної реконструкції. Team4UA співпрацює з агентствами ООН, міжнародними партнерами та місцевими організаціями для впровадження високоефективних гуманітарних інтервенцій, включаючи допомогу на передовій, підтримку громад та заходи з розбудови потенціалу.

Маючи операційні команди у Києві, Львові та Дніпрі, Team4UA тісно співпрацює з громадами, органами влади та організаціями громадянського суспільства по всій Україні, зокрема з тими, що працюють у важкодоступних районах або зонах, постраждалих від конфлікту.

Спеціаліст із бюджетування та фінансового планування є критично важливим для забезпечення надійного фінансового контролю, прозорого розподілу витрат, ефективного планування ресурсів та своєчасної фінансової звітності перед донорами за всіма проєктами та організаційними підрозділами.

2. Мета завдання

Під безпосереднім керівництвом фінансового директора та у тісній координації з директором, спеціаліст із фінансового планування та бюджетування забезпечує сталу фінансову стійкість організації шляхом розробки, координації та моніторингу всіх бюджетів Фонду, включаючи зведений бюджет, бюджети проєктів, перспективні (pipeline) бюджети та фінансові звіти для донорів.

Спеціаліст виступає контактною особою Фонду з питань:

• розробки та консолідації багатопроєктних бюджетів;

• розробки механізмів розподілу основних (адміністративних) та проєктних витрат;

• відшкодування накладних та непрямих витрат;

• фінансового прогнозування та аналізу відхилень;

• планування та оновлення зведеного бюджету;

• розробки та перегляду бюджетів для донорів;

• фінансового моніторингу та звітності.

Ця роль забезпечує необхідну аналітичну підтримку для прийняття рішень вищим керівництвом, сприяючи ефективному використанню ресурсів та завчасному виявленню фінансових ризиків.

3. Основні обов'язки

А. Розробка та координація бюджету

• Керувати розробкою проєктних бюджетів для пропозицій та грантових заявок у співпраці з програмним відділом, відділом проєктів та протимінної діяльності, а також операційним сектором.

• Забезпечувати відповідність усіх бюджетів вимогам донорів, внутрішнім стандартам та реалістичним припущенням щодо витрат.

• Вести та оновлювати зведений бюджет організації, що охоплює все цільове та нецільове фінансування, основні витрати та очікувані надходження.

• Координувати створення та оновлення багаторічних фінансових прогнозів відповідно до стратегії Фонду.

B. Фінансове планування та прогнозування

• Проводити регулярне фінансове прогнозування та аналіз сценаріїв для поточних і майбутніх проєктів.

• Готувати щомісячний та щоквартальний аналіз плану та факту (BvA) з чітким поясненням відхилень.

• Виявляти ризики недовиконання або перевищення бюджету та співпрацювати з менеджерами проєктів для напрацювання коригувальних дій.

• Підтримувати керівника фінансового відділу у підготовці прогнозів руху грошових коштів та забезпеченні ліквідності для реалізації проєктів.

C. Розподіл витрат та відшкодування накладних витрат

• Розробляти та підтримувати методологію розподілу витрат Фонду, забезпечуючи справедливий розподіл спільних витрат між проєктами.

• Розраховувати та контролювати відшкодування накладних та непрямих витрат для забезпечення сталості організації.

• Регулярно переглядати ключі розподілу витрат для відображення змін у штатному розкладі, операційній діяльності та обсягах проєкт.

D. Управління бюджетами донорів та звітність

• Виступати основною контактною особою з питань донорських бюджетних шаблонів, інструкцій та вимог щодо відповідності.

• Координувати підготовку фінансових звітів для донорів, забезпечуючи точність, прозорість та своєчасність подання.

• Надавати фінансові дані для внесення змін до проєктів, перегляду бюджетів та запитів на продовження термінів виконання проєктів без зміни фінансування (no-cost extensions).

• Моніторити специфічні правила донорів щодо правомірності витрат, конвертації валют та допустимих відхилень.

E. Фінансовий моніторинг та внутрішній контроль

• Моніторити темпи витрачання коштів за проєктами та забезпечувати їх відповідність затвердженим бюджетам.

• Допомагати менеджерам проєктів у розумінні фінансових показників та використанні фінансових даних для прийняття рішень.

• Посилювати системи внутрішнього фінансового контролю та забезпечувати відповідність політиці Фонду.

• Брати участь у внутрішніх та зовнішніх аудитах, надаючи необхідну фінансову документацію та пояснення.

F. Розбудова потенціалу та внутрішня координація

• Проводити навчання та надавати технічну підтримку менеджерам проєктів і польовому персоналу з питань бюджетування, прогнозування та фінансових вимог донорів.

• Розробляти зручні у використанні інструменти, шаблони та методичні матеріали для фінансового планування та моніторингу.

• Сприяти міжсекторальній координації для забезпечення точного обміну фінансовою інформацією (між програмним відділом, відділом проєктів та протимінної діяльності та операційним сектором).

4. Результати роботи

• Регулярно оновлюваний зведений бюджет (щомісяця або щокварталу).

• Точні проєктні бюджети для пропозицій та подання грантових заявок.

• Щомісячні звіти про виконання бюджету (план-факт) з аналізом відхилень.

• Щоквартальні фінансові прогнози Фонду з оцінкою ризиків.

• Фінансові звіти, що відповідають вимогам донорів, подані вчасно.

• Оновлена методологія розподілу витрат та інструменти моніторингу відшкодування накладних витрат.

• Сесії з розбудови потенціалу та навчальні фінансові матеріали для персоналу.

5. Кваліфікація та досвід

Освіта: Ступінь магістра у сфері фінансів, бухгалтерського обліку, економіки або суміжної галузі та щонайменше 5 років відповідного фінансового досвіду в НУО (NGO), МНУО (INGO), проєктах, що фінансуються донорами, або міжнародних організаціях.

Досвід:

• Підтверджений досвід бюджетування багатопроєктної діяльності та складання фінансової звітності для донорів.

• Досвід роботи з великими донорами (наприклад, USAID, ЄС, ECHO, агентствами ООН, FCDO, SDC або великими міжнародними НУО) є перевагою.

• Розуміння гуманітарних принципів та ролі місцевих суб'єктів у реагуванні на кризи.

Технічні навички та компетенції:

• Глибоке розуміння фінансового планування, прогнозування та розподілу витрат.

• Відмінні аналітичні здібності та вміння вирішувати проблеми.

• Висока увага до деталей та точність у фінансових розрахунках.

• Грунтовні знання фінансового програмного забезпечення та просунуті навички роботи в Excel.

• Здатність доносити складну фінансову інформацію персоналу, який не є фахівцями у фінансах.

• Високий рівень доброчесності, надійність та почуття відповідальності.

• Здатність працювати під тиском та дотримуватися стислих термінів.

• Сильні навички командної роботи та міжвідомчої взаємодії.

• Проактивне мислення зі здатністю пропонувати вдосконалення та нові рішення.

• Високі навички координації, організації та роботи з документацією, уважність до деталей та здатність виконувати кілька завдань одночасно.

Мови:

• Вільне володіння українською мовою та високий рівень володіння англійською мовою (письмовою та розмовною) є обов’язковими.

6. Тривалість та місце роботи

• Тривалість: 10 місяців (із можливістю продовження за умови наявності фінансування).

• Місце роботи: м. Львів, Україна (з можливими відрядженнями).

7. Бронювання:
Відповідно до законодавства України та за умови відповідності організації критеріям, посада може підлягати бронюванню працівника. Процедура бронювання здійснюється згідно з чинними нормативними вимогами та внутрішніми процедурами організації.

8. Різноманіття, рівність та інклюзія. Ми цінуємо різноманіття досвіду та створюємо інклюзивне середовище, де кожен може розвиватися та робити внесок.

9. Рівні можливості працевлаштування. Team4UA є роботодавцем рівних можливостей і не допускає дискримінації за будь-якими ознаками, захищеними законом.

10. Захист та етика. Ми дотримуємося принципів PSEA та не допускаємо зловживань чи домагань. Усі працівники зобов’язані дотримуватися законодавства, Кодексу поведінки та внутрішніх політик, пройти обов’язкове навчання та підтримувати гуманітарні стандарти підзвітності.