Фахівець з фінансів

1. Background

HELVETAS is the largest Swiss nongovernmental organization with a dual mandate for long term development and humanitarian response. It has been present in Ukraine for several year implementing development projects mainly through local partners.

During 2022 HELVETAS initiated emergency assistance. Currently we are building our operational presence to deliver comprehensive response to the current humanitarian crisis. HELVETAS plans to be active in Ukraine for next 5 years.

 1. Передумови

HELVETAS - найбільша швейцарська неурядова організація з подвійним мандатом: довгостроковий розвиток та гуманітарне реагування. В Україні вона присутня вже кілька років, реалізуючи проєкти розвитку переважно через місцевих партнерів.

Протягом 2022 року HELVETAS ініціювала надання надзвичайної допомоги. Наразі ми розбудовуємо нашу операційну присутність для надання комплексного реагування на поточну гуманітарну кризу. HELVETAS планує працювати в Україні протягом наступних 5 років.

2. Objective(s) of the Consultancy & Main Tasks of the Consultants:

• Assist the Finance Manager in reviewing all financial reports and supporting documents of partner organisations;
•  Prepare Bank and Cash payments;
•  Ensure to update Expense Journals and Cashbooks in Excel on a daily basis to reflect the actual status of existing cash count and bank balance in all currencies;
•  Submit Bank statements and signed Cash Inventory and Cash Books to Finance Manager before the 5th of each calendar month;
•  Ensure month end accounting is carried out including cash counts and bank reconciliation are on a timely manner;
•  Ensure that all expenses are entered into the BAS accounting programme on a monthly basis for accounting purposes in accordance with Ukrainian legislation;
•  Validate and sign Purchase Requisitions, Approval of Payment from Finance side;
•  Ensure accounting entries are made in line with internal guidelines and Ukrainian legislation accurately and timely by reviewing and approving journals before their postings;
•  Ensure that scanned vouchers are saved in OneDrive on a monthly basis;
•  Check log sheets and fuel-calculation forms provided by Logistic Manager, provide fuel-advances and fuel reimbursement.
•  Actively take part in harmonization of operational work: sharing with ideas, creating tools, updating guidance etc.;
•  Ensure support cost are allocated (fuel, salaries, rent etc.) based on accountable cost drives backed with relevant supporting documents;
• Other working duties regarding to operational tasks of Finance department.

2. Мета консультування та основні завдання консультантів

•  Допомагати фінансовому менеджеру перевіряти всі фінансові звіти та супровідні документи партнерських організацій;
• Підготовка банківських та готівкових платежів;
• Забезпечення щоденного оновлення журналів витрат та касових книг у форматі Excel для відображення фактичного стану наявної готівки та банківського балансу у всіх валютах;
• Подавати банківські виписки та підписані касові книги фінансовому менеджеру до 5 числа кожного календарного місяця;
• Забезпечити своєчасне проведення бухгалтерського обліку на кінець місяця, включаючи підрахунок готівки та звірку банківських рахунків;
• Забезпечення щомісячного внесення всіх витрат до бухгалтерської програми BAS для цілей бухгалтерського обліку відповідно до українського законодавства;
• Перевіряти та підписувати заявки на закупівлю, затверджувати платежі з боку фінансового відділу;
• Забезпечення точного та своєчасного здійснення бухгалтерських проводок відповідно до внутрішніх інструкцій та українського законодавства шляхом перевірки та затвердження журналів перед їх проведенням;
• Забезпечити щомісячне збереження відсканованих ваучерів у OneDrive;
• Перевіряти подорожні листи та форми розрахунку пального, надані менеджером з логістики, надавати аванси на пальне та відшкодовувати витрати на пальне.
• Активна участь у гармонізації операційної роботи: обмін ідеями, створення інструментів, оновлення інструкцій тощо;
•  Забезпечення розподілу витрат на підтримку (паливо, заробітна плата, оренда тощо) на основі підзвітних калькуляцій витрат, підкріплених відповідними підтверджуючими документами;
• Інші робочі обов'язки, пов'язані з операційними завданнями фінансового департаменту.
  

3. Вимоги

• Мінімум 3 роки відповідного досвіду.
• Сильні навички роботи з програмами MS Office, зокрема Excel, 1C, BAS.
• Сильні організаторські здібності та уважність до деталей
• Хороші навички усного та письмового володіння англійською мовою

Requirements

• Minimum 3 years of relevant experience
• Strong computer skills in MS Office programs particularly Excel, 1C, BAS.
• Strong organizational skills as well as attention to detail
• Good oral and written English skills

4. Deliverables

The following deliverables are expected during this consultancy:

Timesheet.

5. Результати

Під час цієї консультації очікуються наступні результати:

Табель.

6. Time Frame of the assignment and programming

The consultancy time frame is from 02nd January 2025  till 31th December 2025, full time. The consultant will provide the time sheets for all working days with the respective activities (template will be provided). 

7. Часові рамки завдання та програмування

Консультант працюватиме з 02 Січня 2025 року до 31 Грудня 2025 року, повний робочий день. Консультант надасть табель обліку робочого часу за всі робочі дні з відповідними видами діяльності (шаблон буде надано).

8. Logistics

Logistics support in Ukraine will be provided by HELVETAS Ukraine offices in Kyiv. 

9. Логістика

Логістична підтримка в Україні буде забезпечена офісом ХЕЛВЕТАС Україна в Києві.

10. Reporting

The consultant will report directly to the Finance manager.

11. Звітність

Консультант звітуватиме безпосередньо Фінансовому менеджеру.