Помічник, помічниця проєктного менеджера

Гальт — це мілітарний простір для своїх, який створений за підтримки Zagoriy Foundation у 2023 році.
Instagram | Facebook | Linkedin
Команда вірить, що важливо знайти своїх — однодумців. Тому простір гуртує військових, ветеранів, цивільних і всіх небайдужих, хто хоче долучитись до мілітарної культури, щоб розвивати та підтримувати українське військо

Назва ролі: Операційний менеджер / менеджерка 

Підпорядкування: Керівнику проєкту «Гальт».

Причина відкриття ролі: Розширення проєкту, зростання кількості продуктів, партнерств і операційних процесів.
Вплив на місію компанії: Операційна функція забезпечує можливість створювати та реалізовувати заплановані ідеї й стратегії. Без сталого розвитку проєкту та щоденної операційної підтримки жодна команда не зможе бути ефективною.

Ця роль гарантує надійну й стабільну роботу мілітарного проєкту «Гальт» — як самого простору, так і його розвитку як бренду. Вона охоплює роботу з цивільно-військовим партнерством, військово-патріотичним вихованням молоді, мілітаризацією суспільства, навчальними курсами та спільними подіями з підрозділами. Крім того, операційна функція надважлива для масштабуванню «Гальту», дозволяючи зростати системно, зі збереженням фокусу та мінімізацією фінансових і юридичних ризиків. Операційний менеджер створює умови для максимального розкриття та розвитку цінностей проєкту.

Місія ролі: Побудувати й утримувати передбачувану операційну систему проєкту Гальт, яка знімає щоденне операційне навантаження з керівника, забезпечує стабільну реалізацію всіх продуктів і подій без «пожеж» та створює основу для масштабування простору без втрати якості, контролю й довіри.

Операційний менеджер / менеджерка відповідає за організацію та координацію ключових операційних процесів проєкту: документообіг, логістику, взаємодію з підрядниками, фінансовий супровід і внутрішні процеси команди. Роль спрямована на забезпечення злагодженої, своєчасної роботи без перевантаження команди.

Основні сфери відповідальності 

Операційний супровід

• Організація та підтримка щоденних операційних процесів проєкту

• Ведення та актуалізація операційних планів проєкту (місяць / тиждень) та графіку простору

• Контроль виконання задач, дедлайнів і процесів

• Операційна реалізація продуктів Гальту

• Контроль операційних задач по простору від адміністраторів (оплати комунальних, стан простору)

Документообіг та фінансовий супровід

• Підготовка та супровід договорів, рахунків, актів разом з фінансовим відділом

• Ведення внутрішньої звітності проєкту

• Контроль оплат, витрат і відповідності бюджету

Робота з підрядниками 

• Операційна комунікація з друкарнями, дизайнерами, технічними службами, логістичними партнерами, спікерами, експертами

• Контроль якості послуг і дотримання домовленостей

• Організація процесів закупівель і логістики (доставка, монтаж, зберігання)

Координація внутрішніх процесів

• Аналіз клієнтського шляху та план впровадження ключових продуктів простору — CRM, NPS, системи бронювання простору.

• Забезпечення ефективної взаємодії між командою проєкту, фондом та зовнішніми партнерами

• Збір, систематизація та збереження інформації по проєкту

• Виявлення операційних «вузьких місць» і ініціювання покращень процесів

Ключові компетенції 

1. Операційне мислення через систему, а не задачі

• здатність будувати процеси, які працюють без постійної ручної участі;
• мислення категоріями “вузьке місце > рішення > стандарт”.

2. Здатність брати повну операційну відповідальність

• не ескалує дрібні рішення керівнику;
• самостійно закриває операційні ризики;
• діє як owner, а не виконавець.

3. Стійкість і ясність у хаотичному середовищі

• здатність працювати з невизначеністю, зовнішніми затримками, військовим контекстом;
• не розпадається під тиском дедлайнів і змін.

4. Доросла операційна комунікація

• чітко формулює очікування, ТЗ, дедлайни;
• не “пом’якшує” проблеми;
• тримає рамку з підрядниками, командою, партнерами.

5. Орієнтація на передбачуваний результат

• цінує стабільність і повторюваність більше, ніж героїчні ривки;
• будує так, щоб “це працювало завтра без мене”.

Функціональні (Hard skills) 

• Практичний досвід операційного або проєктного менеджменту в середовищі з кількома паралельними процесами

• Робота з договорами, рахунками, актами, контроль оплат і бюджетних лімітів

• Досвід взаємодії з фінансовими та юридичними функціями

• Використання трекерів задач і фінансових систем обліку

• Організація роботи з підрядниками: ТЗ, строки, контроль якості виконання

Поведінкові (Soft skills) 

• Здатність працювати з високим навантаженням без втрати структури й пріоритетів

• Уміння чітко фіксувати домовленості та доводити їх до виконання

• Спокійна робота з напругою, конфліктами та невизначеністю

• Дисципліна в роботі з дедлайнами, статусами й оновленням інформації

• Готовність приймати рішення в межах своєї відповідальності без постійного підтвердження

Буде перевагою

• Досвід роботи в мілітарних або громадських проєктах

• Розуміння специфіки мілітарного контексту

• Досвід роботи в організаціях з багаторівневими процесами

• Досвід впровадження або використання інструментів автоматизації

Outcomes (12 місяців):

1. Операційна автономність
   Керівник проєкту залучений у 20% операційних рішень.
2. Фінансова дисципліна
   100% договорів і платежів проведені вчасно; відхилення бюджету 5%.
3. Передбачувана операційна діяльність простору
   Календар простору ведеться без збоїв; 90% подій реалізовані за планом.
4. Стабільна реалізація продуктів і подій
   95% ініціатив на рік реалізовані повним операційним циклом без “пожеж”.
5. Система підрядників
   Сформована база + стандарти роботи; 80% підрядників позитивно оцінюють взаємодію.
6. Операційні системи запущені
   CRM / бронювання / NPS впроваджені разом з IT департаментом і використовуються командою.
7. Операційна прозорість                                                                                                                              90% задач мають власників, дедлайн і актуальний статус.

Умови роботи 

• Графік роботи: повна зайнятість, пн-пт 

• Локація: Київ (офіс), вул. Князів Острозьких 32/2 та мілітарний простір Гальт (м. Золоті Ворота)

• Гідну систему бенефітів: прозорий пакет корпоративних програм підтримки 

• Можливість розвитку: участь у внутрішніх тренінгах та оплачуване навчання 

• Командна підтримка: середовище, де цінують ініціативу та ідеї

• Реальний вплив: можливість долучитись до мілітарної реальності, яка відбувається зараз та бути небайдужим.

Процес відбору
Ми застосовуємо A-метод — структуровану й чесну систему, яка допомагає знайти найкращу відповідність між завданням, командою та кандидатом.
Процес включає:
1. Подання заявки: Надішліть резюме та мотиваційний лист із описом вашої відповідності вимогам.
2. Оцінка резюме: Ми уважно розглянемо ваші документи та визначимо, чи є початкове відповідність до нашого профілю.
3. HR-співбесіда (ScreeningInterview): Онлайн-зустріч для обговорення вашої мотивації, очікувань, робочого стилю та базового фітнесу до культури.
4. Тестове завдання: Невелике практичне завдання, яке дозволяє побачити ваш підхід, логіку мислення та стиль комунікації.
5. ReferenceCheck: Ми з вашого дозволу зв’язуємось із 2?3 людьми, з якими ви працювали, щоб отримати додатковий погляд на ваш стиль роботи.
6. Фінальна зустріч: Офлайн-зустріч з керівником для узгодження очікувань, питань та остаточного взаємного рішення.
7. Офер: Після фінального узгодження ми оперативно повідомимо вам рішення і, за позитивного результату, — зробимо пропозицію про співпрацю.

Тож, якщо ти “свій”/”своя” — чекаємо на твоє CV! 
Веб-сайт компанії: https://zagoriy.foundation/
Посилання на соціальні мережі компанії:
Instagram team https://www.instagram.com/zagoriyfoundation.team/
Instagram https://www.instagram.com/zagoriy.foundation/
LinkedIn https://www.linkedin.com/company/zagoriy-foundation/
Facebook https://www.facebook.com/zagoriyfoundation/